关于做好企业档案管理保密工作的几点思考

谢杰银

摘要：在企业档案管理中如何把握保密的尺度，使档案在安全范畴内最大限度地利用，是值得深思的问题。笔者主要从档案保管过程和利用过程二个方面对企业档案的保密工作进行了分析和阐述。

关键词：保管;利用;保密

企业在项目建设、生产运营和改扩建等工作中形成的大量档案资料，记录着企业发展壮大的经历与历程，对于企业经营管理、领导决策研究、技术改革创新等起著极其重要的参考作用。因此，完整、准确、安全的档案资源关系到企业的长远利益，档案管理中的保密工作也就成为档案管理工作的重中之重。本文结合自己的工作体会，就档案在保管和利用时如何做好保密工作浅谈几点看法。

一、做好档案保管过程中的保密工作

在做好档案保管的同时做好保密工作，就需要在日常管理中建立健全档案管理制度、不断提高档案管理人员的综合素质，加强档案库房管理，做好涉密档案的安全保管。

（一）加强日常管理

档案的调阅、移出、销毁等应严格履行审批手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失泄密，应及时查明原因并及时补救。

（二）强化档案人员管理

档案管理工作岗位的首要职责就是确保档案资料的完整性与安全性。作为档案管理工作人员，首先要具备较强的工作责任心和较高的政治素质，能自觉抵制各种利益的诱惑，严格遵守档案保密制度的要求，严守党、国家以及单位的秘密。其次，档案专业人员还应具有过硬的专业素质，熟悉档案工作的各项法规和方针政策，熟悉档案管理各个环节的操作流程，具有把档案专业法规、政策和档案专业知识以及其他专业知识灵活运用于工作实际的专业能力。

（三）强化档案库房管理

档案库房是保管档案的重要基地，为档案保护提供了最基本的物质条件。所以，档案库房管理是档案保密的重点，库房保密管理的重点则是防止档案盗窃。为做好档案库房的管理，必须建立健全库房管理制度，指定专人负责管理，无关人员未经允许不得入内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（四）涉密档案的安全管理

涉密档案是为公司带来经济利益的经营信息和技术信息，它关系到公司的经营活动、生产安全和建设进程。因此，为确保涉密档案的安全，必须加强涉密技术的管理，对保密范围、密级、涉密资料、涉密区域、涉密岗位、人员作出明确规定。

1、涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。

2、提高涉密档案管理人员的素质。涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，他们肩负着保守公司经营信息和技术秘密的重大责任。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风，经手的文件件件有头有尾，手续完备。

二、做好档案利用中的保密工作

档案在利用过程中存在较大信息泄露风险，所以做好档案利用过程中的保密工作就显得尤为重要。

（一）建立监督管理制度。档案利用制度，一般有查阅、借阅和复制等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密。

（二）提高档案人员素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，包括政治素质、业务素质和文化素质。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（三）处理好档案保密与利用的关系。保守公司涉密技术是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给公司生产安全和经济利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三、做好电子档案的科学管理

随着计算机技术及信息化的发展，档案形式已不再只是传统的纸质文件，取而代之的是各种电子表格，电子文档，档案材料的修改、定稿、整理、归档也不再是以手工抄写为主，而是计算机工具的运用。电子计算机的使用在给档案管理工作带来快捷、方便的同时也带来了安全的隐患。目前对电子档案的管理还存在许多不尽人意的地方，如存储在磁盘、光盘上的电子档案没有做好防消磁、防损坏及备份副本的工作，导致不能正常的使用;存有电子档案的计算机没有做到内外网的分离，没有对内外网服务器部署好防火墙，导致电子档案信息在网上的泄露;没有对电子档案的使用权限做好控制，导致内部人员可以随意更改、编辑电子档案等等。因此，要加强电子档案的科学管理，根据电子档案的秘密等级进行有效管理，明确借阅制度，使用权限，规范借阅手续，同时对存有涉密档案信息的计算机，存储载体与互联网物理隔离，这样才能保证对电子档案的安全管理与正常使用。

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