煤炭企业MRP物资管理信息系统的构建

吕硕

[摘要]文章通过对煤炭企业物资供应情况的研究，分析了煤炭企业物资供应体系的特点，提出了对其物资管理信息系统构建及优化的策略。煤炭企业的物资需求不同于一般的制造业企业，存在其特殊性。一是生产受地质条件变化影响较大，生产物资需求存在较大的不可预知性，二是管理组织庞大，业务流程复杂。因此，其系统构建应充分考虑到其特殊性，实现企业内部各个单位之间的信息与资源共享，使各物资使用单位在计划申报等工作中减少重复性和盲目性，也使企业的积压库存与资金有效降低。

[关键词]煤炭企业，物资管理，MRP信息系统

中图分类号：F426.21 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）10-0074-03

生产物资的消耗在煤炭企业的诸多生产成本当中占据着较大的比重，因此，构建一个科学、高效的物资管理信息系统对于煤炭企业生产物资成本的压缩与业务流程的优化都具有重要意义。笔者作为MRP项目组的一员基于对某煤业集团原有物资供应体系的分析为该煤业集团构建了MRP物资管理信息系统，通过本文阐述了该信息系统构建时的步骤、汇总了构建物资管理信息系统时遇到的问题，并在充分考虑煤炭企业的特殊性后針对这些问题的解决逐一提出了对策。

一、构建物资管理信息系统的必要性

在强调资源整合、流程优化、工商协同、批零互动的物资供应现代化趋势下，物资管理信息的收集、整理、分析对于提升企业经营管理水平与整体竞争力具有重要作用。煤炭企业的物资供应有其自身的独特之处，因此构建一个合理高效的物资管理系统是大势所趋，是实现管理现代化、信息化的必要举措。

（1）通过构建MRP物资管理信息系统可以有效支持煤炭企业的经营决策，提高企业应变能力及所处的竞争地位。企业管理者可以随时了解企业生产、销售、库存等运作情况和财务情况。

（2）根据对不同行业的多家企业进行调研，在实施MRP系统后，企业库存资金的占用一般可降低15%～40%，资金周转次数可提高50%～200%，库存盘点误差率降低到1%～2%，短缺件减少60%～80%。

（3）合理利用资源，缩短生产周期，提高劳动生产效率，进一步降低成本，增加利润。一般来说，在应用MRP物资管理信息系统后可以使劳动生产率提高 5%～15%，员工工作量减少10%～30%，按期交货率达到90%～98%，成本费用降低5%左右，利润增加5%～10%。

（4）物资管理信息系统通过与财务系统的集成，可以大大减少财务收支上的差错与延误，同时还可以及时了解成本，辅助财务管理业务的运行。

（5）MRP物资管理信息系统的应用可以使企业管理人员从复杂的事务中解脱出来，真正把精力放在提高管理水平上，去解决管理中的实质性问题。

二、构建步骤

（一）确定目标

物资管理信息化的建设需要明确总目标与各阶段目标。物资管理信息化建设首先要有一个明确、具体、切实可行的目标，即通过物资管理信息化建设为企业解决什么问题，满足哪些要求。要根据企业自身的人力、物力、财力和物资管理业务发展的需求来制定物资管理信息化建设目标。目标明确后，要由企业主要负责人组织领导实施。信息化建设是典型的“一把手”工程，没有企业主要负责人的亲自参与和主持，物资管理信息化是难以成功的[1]。

（二）确定构建模式

（1）企业自主开发模式。由企业依照物资管理信息系统所涉及的业务部门及专业抽调本企业内的员工组成临时性跨单位开发团队。所抽调的员工多为各相关单位的业务与技术骨干，深刻了解自身所在原单位的业务流程与需要且能够在系统上体现的业务。优势在于参与开发的人员均深刻了解物资管理的业务流程与痛点，在构建系统的时候能够充分考虑以往工作当中的经验，使得系统的适用性较高，但由于团队成员并非专业的软件开发人员，因此系统在构建的过程中难免在质量与效率上得不到保障。

（2）交给专业软件公司开发模式。将MRP物资管理信息系统构建的项目外包给第三方软件公司，完全由第三方软件公司根据考查调研的信息构建系统，本企业各相关业务部门人员仅提供信息与工作上的配合，在系统构建完成后由企业管理者及各部门负责人统一验收。优势在于由专业软件人员开发，系统的专业性强、开发质量好，但是开发人员对于煤炭企业的物资管理业务不甚了解，后期需要调整、解决的问题较多。

（3）甲乙双方成立联合项目组模式。由煤炭企业主导成立领导小组支持项目组工作，软件公司的人员主要负责物资管理信息系统构建技术层面的工作，业务流程与关键问题的解决则由抽调的各相关业务部门的骨干负责。优势在于项目组的各方工作人员任务感强、责任明确，能够兼顾物资管理信息系统的开发质量与物资管理的业务流程与实践中的痛点。

（三）确定评价指标

（1）数据收集能力。物资管理数据的收集是将物资管理业务中实际发生的数据采集、输入到物资管理信息系统中。这一过程是其他功能发挥作用的前提和基础，如果一开始收集和输入的信息就不完全或不正确，在接下来的过程中得到的结果就可能是与实际情况完全相左的，这将导致严重的后果。因此，在衡量一个信息系统性能时，应注意其收集数据的完善性、准确性，以及校验能力和预防和抵抗破坏能力等。

（2）信息存储能力。物资的管理数据在经过收集和处理之后还有利用价值，必须在系统中将其存储下来，以供日后使用。物资信息系统的存储功能就是要保证已得到的物资信息能够不丢失、不走样、不外泄、整理得当、随时可用。物资信息系统在涉及信息的存储问题时，应当考虑到存储量、信息格式、存储方式、使用方式、存储时间、安全保密等问题[2]。

（3）信息处理能力。物资信息系统的最根本目的是要将输入的数据加工处理成物资系统所需要的信息。数据和信息是有所不同的，数据是得出信息的基础。数据往往不能直接利用，而信息是从数据加工得到的，它可以直接利用。只有得到了具有实际使用价值的物资信息，物资信息系统的功能才算得以发挥。

（4）信息输出能力。信息的输出是物资信息系统的最后一项功能，也只有在实现了这个功能后，物资信息系统的任务才算完成。信息的输出必须采用便于人或计算机理解的形式，在输出形式上力求易读易懂，直观醒目。

（四）前期准备工作

（1）物资管理系统内的全体员工必须树立信息化意识，消除抵触情绪。煤炭企业要提升管理的现代化水平势必要提升管理的信息化水平，而在信息化建设之前，疏通各相关单位员工的思想是开展各项工作的基础。

（2）企业的物资管理有关部门必须要先理清业务流程，检查是否存在冗杂、多余的流程，只有先理清、优化自身的业务流程才能够在反映到MRP管理信息系统上的时候减少后期的问题。

（3）各仓储、采购单位应尽快出完积压的旧账、手工票据，提升库房标准化程度，达到账账相符、账实相符的标准。在施用物资管理系统前，应盘点清楚期初库存、给库存物资编码或申请编码。

三、物资管理信息系统构建时遇到的问题

（一）部分物资的编码存在不统一或缺失的情况

在构建MRP物资管理信息系统的物资编码体系初期，某煤业集团各级的一些单位原本存在运行于本单位范围内的物资管理信息系统，物资编码为自主编制，并未依据国家或相关行业标准，且该集团内部的物资编码并不统一，存在大量物资的编码空缺，以及名稱、规格不统一的情况。

（二）由于单价浮动导致一物多价

由于同一种物资在不同时期、不同合同的单价有所变动，而在实际的业务运行过程当中，存在某一种物资签订了新合同但是旧合同并未履行完毕，因而存在两个单价，此时一种物资虽然对应了一个编码，但是对应了两个单价，这将引起票据、账目、统计、挂账等一系列操作的混乱。

（三）原有单证冗杂，数据录入的工作量庞大

某煤业集团的物资管理相关业务流程和组织架构较为冗杂，对应的原始票据、台账也随之较为繁杂。在MRP物资管理信息系统构建的初期，发现存在内容相似或者几乎无用的票据、台账、报表，增加了工作人员工作量，降低了系统操作效率。

此外，某煤业集团的一些各级单位原有物资管理信息系统的数据交互均为人工录入输出，导致物资管理信息处理严重滞后于实际作业[3]。

（四）缺乏对于基础数据的处理

在调研某煤业集团的各级单位原本存在的运行于本单位范围内的物资管理信息系统的过程中发现，各单位对于系统中物资信息的处理仅局限于汇总与台账登记，十分缺乏对数据的分析和使用，不能够给企业管理层的决策提供应有的数据支持[4]。

四、构建时遇到问题的对策

（一）采用国标编码规则，编码高度标准化

为保证物资编码的规范性，依照国家颁布全国主要产品分类与代码重新构建了集团物资管理信息系统的编码体系。对于集团内物品编码的管理和维护，编码管理单位在参照全集团统一的物资编码体系后进行增减或者修改[5]。在使用全集团统一的物资编码后有效的消除了由于一物多码、重复编码导致的重复采购现象，此外，以国家标准为依据的物资编码体系是全国各经济信息系统进行信息交换的共同语言，使用与国标统一的编码规则，有效提升了集团与外部单位的贸易、流通等业务来往效率。

（二）引入批次码解决一物多价问题

为应对同一种物资存在多个单价的冲突情况，在制作出库单据的时候MRP系统会在具体物资的后面自动生成一个批次码。依据集团的物资批次码规则，批次码完全由MRP系统自动生成流水号，共15位数字。其中，一个批次码代表一批出库的物资，同时也规定了这批物资的单价，且没有前期的需求计划、调入申请、移拨入库、出库申请等流程系统就不会生成批次码，不会导致无库存出库的情况。通过批次码对不同批次、不同单价的物资进行区分，既解决了一物多价的问题，又便于账务处理和统计汇总。

（三）流程优化、削减单据，通过指定模板进行数据交互

提高效率、降低员工工作量，使物资管理人员可以投入更多的精力在诸如效益分析、供应商选择和合同谈判等战略性决策工作是应用MRP物资管理信息系统的初衷之一。因此，在搭建MRP系统中的业务流之前，首先优化了集团原有的物资管理业务流程，合并、削减了重复冗余的票据、台账、报表，使系统内需要做的单据简洁、明晰。

对于需要耗费大量人工的原始数据自动录入环节，MRP物资管理信息系统通过提供固定格式的Excel和Word的表格使系统操作人员可以直接将数据批量导入导出，节省大量的人力。此后，纸质单据的意义仅存在于存档留底。

（四）深挖数据分析，实现决策支持

将基础业务数据录入到MRP物资管理信息系统中后，除了应用MRP物资管理信息系统进行处理、存档以外还要经过数据分析模块。通过分析进入系统的日常数据，可以清晰地反映了各矿、厂的当日库存、物资购入量、采购价格、采购方式、物资来源、物资价格走势、物资使用方向、单位定额、超储物资、库存期等统计分析结果。

五、结语

本文所调研的某煤业集团在应用MRP物资管理信息系统之后显著地提高了企业的管理水平和员工工作效率。以现代管理理念为基础建设的物资管理信息系统极大地提高了业务数据的准确性、时效性及可分析性，使管理层能够获得决策所需的有效信息，进而优化业务流与供应体系。

但是，该集团构建的这套MRP物资管理信息系统仍有提升空间。一是，目前构建起来的MRP系统实质上是基于制造业中的制造资源计划构建的，并非完完全全按照煤炭企业特点量身定做的，后期有待进一步的调整与开发，二是，目前的物资管理信息系统侧重于物料需求计划方面，对于仓储管理系统（Warehouse Management System，WMS）的开发程度有限，后期需要投入更多精力钻研，三是，目前系统的覆盖范围仅限于材料与配件，与财务等其他业务模块的集成程度不高，物资数据的变动不能及时表现为财务数据的变动，以数据为核心的物资与财务管理仍需进一步投入力量建设。

参考文献：

[1]赵宇波，侯杰.利用现代信息技术提高煤炭企业物流管理水平[J].工矿自动化，2004，000（004）：39-41

[2]石佩青.物流信息系统在呼铁伊东公司中的构建与应用[J].内蒙古煤炭经济，2014，000（010）：22-25

[3]李玉东.我国煤炭企业物资管理信息系统的构建[J].河南科技，2014，000（019）：205-206

[4]李伟，刘钊，等.制造企业——PDM物资管理系统的设计与实现[J].零八一科技，2002，000（004）：15-19

[5]孙晓菲.电力企业物资管理系统的构建与管理方式分析[J].大科技，2016，000（029）：243-244