城乡居保档案管理工作在新形势下的规范化

杨媛

摘要：近年来，以互联网为代表的信息技术在档案管理部门的推广和应用，对事业单位的档案管理提出了新的要求。随着社会的不断发展，事业单位必须在档案管理过程中建立规范的管理机制，以确保档案管理的科学合理性，真正发挥档案的价值。本文主要结合实际工作经验来分析新情况下档案管理的标准化对策。

关键词：新形势;城乡居保档案管理工作;规范化

引言

在当今社会，信息的输出量正日益增加，特别是单位内部信息是管理和决策制定阶段的重要基础，而信息的规范化管理则起着重要的作用。鉴于目前的情况，大多数事业单位可以从意识形态上认识到档案管理的重要性，并在单位内建立相应的档案管理部门的同时，聘请专家来管理和维护档案。由于仍然需要改进当前的文件管理系统，因此档案管理问题继续发生，致使档案管理过于形式化，规范指标普遍较低。

一、档案管理的重要性

在新时代，档案管理也发生了重大变化，档案在单位发展中的作用也越来越清晰。因此，有必要做好档案管理工作，使档案更好地服务于单位的建设和发展。在记录中，单位领导可以充分了解单位的进展和变化，因此可以提出促进单位业务发展的对策。同时，完整、规范的档案可以为单位领导决策提供重要依据，为单位的长期规划和发展创造条件，并在提高单位竞争力方面发挥重要作用。有必要在新的历史条件下更新档案管理的形式，充分利用档案管理的功能和作用，使档案管理为单位事务性工作提供有益的证据。因此，有必要更新档案管理观点，采用各种档案管理方法，充分利用档案管理角色，从而提高部门的整体形象。

二、档案工作中管理存在的问题

2.1没有完整的档案管理系统

当前有关文件管理系统配置的情况并不乐观。有些单位雖然制定了与文件管理有关的系统，但是它们不是独立的，不够全面，不能作为档案管理系统的组成部分存在。一些单位具有独立的文件管理系统，并且法规非常详细，但是严重落后于当前情况。如果根本没有制定相关的系统，或者没有专业的档案管理人员，无法很好的完成这项工作。

2.2档案管理员工缺乏专业素质

传统档案的管理工作，不需要接受任何相关的专业教育或培训。在某些单位中，通常由老弱病残的员工负责。可以说，这种错误的认识在一定程度上也影响着档案管理人员的配置，限制了档案业务的有序发展，降低了档案管理的专业素质。为促进档案管理的规范化进程，有必要加大对档案管理人员的培训和再培训，不断提高员工的专业水平，增强先进的档案管理经验。

三、新形势下的档案管理措施

3.1完善档案管理的各项规章制度

在传统的档案管理任务中，人们的思想观念相对落后。有些单位将档案管理视为一项强制性任务，并且没有专职人员来管理档案。即使有档案管理员，也可以兼职从事档案管理。同时，档案管理的规章制度还很不完善，不能在档案管理中发挥正当的作用。随着社会的不断发展，人们对文件管理的要求越来越高，文件管理在部门各种职能中的作用也越来越明确。因此，单位越来越意识到文件管理的重要性。另外，为了使文件管理标准化，城乡居保制定了完整的文件管理规则和规章，其中包含必须遵循的文件管理任务的规则和系统。档案管理的规章制度应当根据单位在档案人员分布中的实际情况、档案操作的主要内容、档案操作的要求和档案管理的软硬件设施制定。

3.2加强档案管理信息化工作

在现阶段，随着网络技术的发展，信息技术已经得到了发展和应用，档案管理也不例外。在城乡居保的档案管理中实现信息管理可以有效提高档案的管理水平，提高城乡居保档案的管理效率，为适应时代的发展奠定基础。在档案管理过程中，要找到档案管理软件的利用率，并找到适合本单位的管理方法，用来提高文件管理的效率。在传统的档案管理过程中，许多任务是手动执行的，例如输入和查看文件，不仅工作量和效率低，而且纸质文档也不容易存储，也不容易备份。一旦丢失，会严重影响档案的使用。通过使用计算机进行档案的信息管理、操作及档案的输入，参考和修改更加方便快捷，有效地提高了档案的管理效率。为了实现城乡居保档案的信息化管理，需加强信息化管理基础设施，需积极推广数字化管理系统，需建立馆藏档案数据库，就可以基于网络信息化科学地管理档案。档案管理系统为了方便现代化管理，可实现档案管理各个部门之间的信息交换，有必要在新的情况下实现信息资源的共享，促进档案管理的信息化。

3.3提高档案管理人员的专业水平

在传统的档案管理过程中，对档案管理人员的要求不是很高，甚至有些部门的文件管理人员都是兼职工作，因此档案管理水平不是很高，文件管理任务也没有规范化。以信息文件管理的形式，对档案管理人员的要求比较高。除了需要对档案管理进行专业化和标准化外，档案管理人员还必须具备专业的档案管理知识并具有适应能力。为了提高档案管理员的专业水平，有必要为档案管理员提供更多的学习和培训机会，应通过定期和不定期提供讲座来进行，以便档案管理专业人员可以掌握档案管理的新要求、新规范和新技能。要加强对档案管理人员的监督，以规范工作程序和流程。不同部门可以就文件管理方法和策略相互交流，对工作进行改进，促使文件管理的标准化。

结语

在归档和存储此类档案的过程中，必须使用科学合理的技术方法对档案进行分类，便于日后的实时查询和调用。单位管理员应从单位角度充分重视档案管理，提高档案管理效率。要使档案管理标准化，需建立完整的管理系统，对档案管理中所有链接和流程进行可控的管理，并进行职业技能培训，以提高工作技能，提高网络系统应用程序中档案管理的效率。档案记录着业务发展的历史，对研究单位的实际情况和制定发展计划具有重要的参考价值，档案管理对于单位综合管理起着重要的作用。

参考文献

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