谈大数据时代职业技术学院档案管理模式的变革

叶涛

[摘 要] 近些年来，随着科学技术的不断革新和计算机网络的普及，人们逐渐进入了大数据时代，而大数据时代的到来并非只是简单地促进不同区域的交流与沟通，更重要的是大数据以其独特的优势作用于人们的工作、生活的方方面面，从一定意义上来讲，大数据时代到来的优势是不言而喻的。文章对大数据时代职业技术学院档案管理模式的变革进行研究，为相关研究者提供参考。

[关键词] 大数据；新时代；职业技术学院；档案管理工作；模式

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）09-0072-03

不同的学校都需要对本校人员的档案进行管理，而职业技术学院也是如此。为了保证高职各项工作更好地规划和实施，职业技术学院需要有相对应的档案管理人员，对本校所有人员的档案信息进行记录和整合。当然，传统的高职档案管理工作往往采用人工记录和整理的方式来进行，而在大数据时代到来后，档案管理模式有了进一步的变革，在一定程度上提高了档案管理效率，促进了高职管理工作更好地进行。

一、高职档案管理介绍及其利用大数据的重要意义

（一）高职档案管理介绍

高职院校的档案管理就是对高等职业技术院校教育教学过程的一种记录与整合，其管理工作对于职业技术学院的发展具有相当重要的意义。高职档案管理具有以下几方面的特征。

首先，职业技术学院的档案管理与社会广泛联系，对于普遍高等职业技术院校来说，其培养的是即将步入社会的技术型人才，同时高职教学阶段也是师生进行科学探究、钻研的重要阶段，高职本着培养社会实践型人才的原则，将学生培养成为有能力的社会型人才。这也决定了其档案管理的社会性，从一定意义上讲，高等职业技术院校所培育的学生来源于社会，而又终将在毕业后走向社会，就在這样一种循环的教育教学过程中，档案记录了一系列培养过程与方案。而对于普遍职业技术学院的科研探究和课题设计内容，其都取材于社会，服务于社会，因此职业技术学院的档案管理具有社会性。其次，职业技术学院的档案管理是系统且综合的，其院校内部的各种档案材料内容多样，数量巨大，可以说是比较系统的档案管理类型，当然其档案内容除了包含有关教学活动开展的部分，还有一系列实践与科研探究活动的记录与整合，档案管理不仅仅需要体现出各个院校的教育教学管理形式，还需要记录好教职工相应的人事档案信息，还有院校的财务信息档案等，其档案内容是综合且系统的。

（二）档案管理利用大数据的重要意义

职业技术学院的档案管理工作是其院校管理工作中的重要内容，只有将档案管理工作妥善规划，才可以更好地促进高等职业院校发展和进步。当前随着大数据时代的到来，将档案管理工作与网络科技有效结合，对职业技术学院的档案管理工作具有重要意义。

1.提高档案管理人员工作效率，减轻工作量

职业技术学院的档案管理工作内容丰富多样，传统的档案管理人员需要通过人工记录整理的方式将各类资源信息和数据内容进行整合，这种档案管理的形式效率低下，很容易出现由于人工失误造成的数据整合错误的现象，为院校档案管理带来巨大问题，同时，如此巨大的档案管理工作量对于档案管理人员来说，也带来了比较高的管理压力。而大数据时代下，各类信息化软件可以以其高效准确的优势为职业技术学院的档案管理工作带来巨大便利，大数据时代下的信息化工具可以帮助管理人员有效抓取信息资源，合理将档案信息分类整合管理，处理效率极高。在这样一种情况下，档案管理人员可以有效利用大数据时代下的互联网技术将不同类型的档案资源合理分类，一定程度上减少了工作人员的工作量，提高了档案管理效率。

2.实现更为科学的档案管理工作

不同于传统的人工分析方法，大数据时代下，各所职业技术学院往往会采用智能形式的互联网技术对资源数据进行分类整合，而这种智能的管理形式会使院校的档案管理工作更为科学合理，运用互联网技术的有效分析，职业技术学院可以将种类繁多的档案内容根据其具体内容和主要特征进行分类，更加方便高职院校档案管理人员进行操作和管理。

二、大数据时代档案管理模式存在的主要问题

随着社会的不断发展，人们已经进入了大数据发展的稳定阶段，而其在档案管理工作中的应用也是发展的一种必然趋势，在档案管理模式与大数据充分融合的过程中，由于各方面因素，其档案管理模式仍然存在一些问题。

（一）相关院校、管理工作人员缺乏重视

当前，大数据时代背景下，人们生活的方方面面都需要网络技术的支持，而职业技术学院的档案管理工作更是如此，职业技术学院要想保证档案管理工作的效果，就必须将管理工作与时代发展充分结合，让管理工作体现出时代优势。然而，当前院校以及相关管理工作人员并不能准确认识到档案管理工作数据化的重要性，部分管理人员仍有不重视甚至是不认识大数据时代下档案管理工作变革的必要性的严重现象，导致其院校的档案管理工作并不能够与大数据背景紧密结合，不能很好地利用大数据时代下的网络信息化优势来将资源数据进行整合。

（二）相关管理人员基础业务素质不足

大数据时代下，职业技术学院要求其档案管理工作人员具有比较高的业务素质能力，可以根据时代的具体要求，及时变革档案管理方式，采用最为先进的档案管理模式为高职院校的管理工作提供有效支持。然而，纵观各所职业技术学院的档案管理人员，不乏有其他部门辅助管理替代的现象，缺乏正规的专业化档案管理人员的有效支持，而这些院校档案管理工作兼职人员往往存在业务素质较低的状况，在面对巨大的数据信息量时往往无法准确分类整合，对于网络技术的应用不够了解，不能很好地将大数据时代下的档案管理工作做好[1]。

（三）档案管理技术有待完善

尽管大数据时代下网络技术在人们生活中得到了广泛的应用，但就目前的技术发展状况来看，其在档案管理技术方面仍存在一些问题，其中，在职业技术学院的不断发展过程中，各类档案内容只会越来越丰富和多样，而资源量也将越来越多，那么此时档案管理技术最需要解决的一个问题就是档案库房的承载量，即怎样通过技术来将互联网软件的信息储存量扩大，保证高职院校的档案信息可以及时有效地录入保存。因此，档案管理技术方面的问题也作为大数据时代下档案管理工作的主要问题，需要采取恰当的方式有效处理。

（四）设备设施不够完善

当前大数据时代下，职业技术学院的档案管理工作已经基本实现了以网络模式为主的管理模式，而互联网技术在档案管理工作中的应用也必将带来极大的便利，当前，职业技术学院的档案管理模式将向着越来越先进、越来越优越的网络模式发展。然而，档案管理工作中网络模式发展的趋势与基础设施设备的现实情况却并相差很多。目前，大部分职业技术学院的互联网软件、相应设施设备并不够完善，软件设备并不足以满足日益发展的大数据时代背景中的档案管理需求，由此带来的问题将在一定程度上对职业技术学院的档案管理工作造成巨大影响。

三、大数据时代下如何变革职业技术学院档案管理模式

在国家大力发展科学技术的趋势背景下，我们的时代逐渐由传统的人工劳动时代转变为大数据网络时代，而大数据时代的到来为人们带来了更为新颖的体验，一切的生活和工作都需要依赖网络与数据资源，学校的内部管理工作也是如此。进入大数据时代以来，职业技术学院的档案管理工作开始有了变化，而对于各所职业技术学院来说，如何有效抓住大数据时代的发展契机，让职业技术学院的档案管理模式进一步变革是当前高职院校管理工作的重点内容，以下将针对具体措施进行分析。

（一）以充分重视为前提，变革档案管理模式

档案管理工作是各个学校不同时期所必需的管理工作内容之一，而当高职院校的档案管理工作与时代的发展契机相遇时，就将为职业技术学院的档案管理工作带来很大的便利。因此，在大数据互联网技术越来越普及的趋势下，各所职业技术学院需要提起充分的重视，将时代发展与学校管理相结合，让大数据更好地为档案管理工作提供支撑和保障。所以说，职业技术学院要想实现档案管理模式的变革，增强对档案管理工作的重视是模式转变的前提[2]。

举例说明，职业技术学院领导集体需要采取一系列及时有效的方法促进档案管理工作与大数据时代的融合，加强对相关档案管理工作人员的培养与宣传工作，以足够的重视程度促进档案管理模式的变革[3]。

（二）提高档案管理人员的综合素质，优化管理人才队伍建设

传统的职业技术学院档案管理工作要求相应工作人员具备比较高的分析管理能力，能够针对各类档案信息进行合理分类划分。数据时代以来，职业技术学院的档案管理工作除了需要相关管理工作人员拥有一定的分析管理能力，还需要其具备软件应用能力和数据处理能力，能够有效利用当前互联网先进技术进行档案管理，这就需要针对目前的档案管理人员队伍进行不断优化建设，积极引进更为优秀的管理人员，在网络专业知识与数据管理分析等不同方面实现最优化，以最优的人才队伍促进最好的档案管理。因此，大数据时代下，提高档案管理人员的综合素质，优化管理人才队伍建设是很有必要的。

例如，职业技术学院可以提高高职院校档案管理人员的招聘门槛，以更为严格的要求录用真正优秀的人才，以择优录取的方式实现高职院校档案管理的高效性。同时，对于在职档案管理人员，职业技术学院需要适时组织档案管理人员进行培训，通过相关专业讲解帮助工作人员熟悉软件操作步骤和方法，让工作人员能够以更加准确、高效的方法运用软件实现档案管理，保证档案管理人员的综合素质紧跟时代发展要求。

（三）增强国内外先进管理技术交流

当前，各所职业技术学院普遍都会设置档案管理工作内容，而不同高职院校的档案管理工作在一定程度上是共通的，可以相互借鉴，取长补短，以实现自身档案管理工作的最优化。因此，职业技术学院可以以虚心学习的态度积极借鉴国内外先进的档案管理技术，不断完善自身技术缺陷，保证档案管理工作更加高效和准确。

举例说明，职业技术学院可以设置专门的部门对国内外相关档案管理技术进行了解和分析，不断总结自身院校的管理技术，同时注重对于国内外相关技术的學习与交流，保证档案管理技术与时代发展共同进步，通过不断地学习，让职业技术学院在先进管理技术方面能够有自己的一片天地，通过技术支撑实现档案管理模式变革。

（四）适当增加资金的投入

由于传统的档案管理工作对人才有较高的要求，所以人工的作业方式对于档案的整理和分类需要的资金投入要更多，尤其是对于基础设施设备方面的投入。但是，目前大部分高职院校并没有加大对档案管理的资金投入，由此带来的管理工作发展困难的问题屡次出现，所以在当今的大数据时代背景下，如果想要使本校的档案管理工作更上一层楼，就需要保证相应的资金投入力度，加大基础设施建设。在保证档案管理工作资金充足以及人才储备充分，物资基础设施建设完善的前提下，才能让管理模式真正实现一定意义上的变革。所以说，对于职业技术学院来说，要想实现档案管理模式的变革，必须通过增加资金投入这种方式，来引导高职院校在管理变革的情况下提高效率和管理效果，从而推动高职院校向更好的目标发展。

四、结语

综上所述，在大数据时代背景下，人们将迎来一系列变革，而对于职业技术学院来说，大数据时代的影响作用十分巨大，尤其是在院校档案管理工作中，大数据中的网络技术与互联网软件的发展和应用越来越广泛，其将为职业技术院校的档案管理工作提供巨大便利，因此，各所院校有必要针对档案管理模式的变革措施展开探讨，最终实现大数据时代下的高职院校稳步发展。

参考文献：

[1]张寒露，邵红梅.基于校院两级管理体制的高职院校档案管理模式研究——以成都航空职业技术学院为例[J].成都航空职业技术学院学报，2020，36（01）：1-4.

[2]邓哲.基于数字化管理模式的高职院校基建档案管理——以江苏经贸职业技术学院基建项目为例[J].绿色环保建材，2018（11）：241+244.

[3]裘广宇，张日益，黄建钢.双创人才培养模式下的职业技术学校学生档案管理创新[J].山西档案，2018（06）：32-34.