图书馆档案管理信息化建设存在的问题及完善策略

摘 要：随着我国信息技术的快速发展，信息技术已经充分融入到各行各业的发展之中，有效促进了各产业的前进。为了充分实现信息化建设在图书馆档案管理中的应用，以实现其必要性，本文分析了图书馆档案管理信息化建设所存在的问题，提出了完善的解决策略，以期能够提高图书馆的管理效率，最终更好地实现资源共享。

关键词：图书馆;档案管理;信息化建设;问题;策略

随着我国科技的快速发展，信息化图书馆的建设必然成为社会发展的趋势。在信息化图书馆建设过程中，不仅有效提升了人们对于图书馆的认识程度，还可以在很大程度上提升图书馆的服务质量以及工作效率，使得图书馆的资源得到有效利用和共享，只有这样才能在很大程度上推进社会的快速发展。图书馆档案管理工作主要有四个板块，分别是：图书管理、信息查询、流通作业和系统维护。图书馆档案管理工作繁琐复杂，利用先进的信息技术不仅可以简便工作流程，而且还可以节省人力成本。实现图书馆信息化建设，可以将图书资源以数字化的形式展示在网络平台上，这样就方便读者进行数据检索，在很大程度上推动了资源共享，同时也提高了图书馆的社会影响力。

一、图书馆档案信息化建设的必要性

随着信息时代的快速发展，档案的数量越来越多。如果仅仅依靠人工记录管理的方式，已经远远不能满足档案管理工作的需求，而且也很容易在管理过程中出现记录错误、文件丢失以及油墨脱落等问题。同时还需要有专门的档案室来存放纸质档案，这种管理方式危险性极大，一旦遇到火灾等事故，将会对档案造成严重的损毁。因此，建设信息化档案管理是非常有必要的。通过建设图书馆档案管理信息系统，不仅可以对众多的档案信息进行存储，而且也避免了火灾及其他原因造成的档案损失问题。

总之，在档案保管方面只需要利用计算机系统设备即可，很大程度上提高了工作质量及效率，同时也节省了人力成本的投入。通过计算机平台管理档案，可以让读者快速查询到所需要的图书和档案信息，然后根据所查到的信息迅速到图书定位位置进行查找，这样在很大程度上节省了寻找信息所需要的时间，也满足了读者的阅读要求。图书馆的信息化建设还可以在很大程度上实现图书馆档案信息的共享，一方面对于用户来说其可以更加方便地获取信息，可以通过不同的方式登录平台;另一方面对档案管理人员来说不仅节省了阅览档案信息的时间，同时也大大提升了档案管理的效果。

二、信息化背景下图书档案的特点

1.對软件系统的依赖

以往档案管理人员记录和保存档案信息时，大多数都会使用纸张等作为记录的载体，工作人员记录的相关内容一般都是可以通过人工进行识别的。但是随着我国科技化以及信息化的快速发展，信息化档案管理的录入和管理等工作已经不再采用原先的办法，已经逐渐使用数字编码等形式将内容记录在电子载体上，例如，在磁盘以及软盘上保存相关书籍及资料等。目前，群众去图书馆借阅书籍的方式是非常单一的，而且操作流程也相对简单，但是效率非常低。一般读者去图书馆找所需求书籍后，不能够直接进行电子操作，还需要专门找到图书管理人员办理图书借阅手续，但是因为现在的大多图书馆都有很多书籍以及资料，如果想要尽快找到所需要的信息是非常难的。而通过将图书馆进行信息化建设，就可以将图书的借阅和存储操作进行转变，由之前的人工操作转变为机器操作，建设信息化管理平台对读者及管理人员有众多的益处。

第一，为了方便读者进行借阅，可以在图书馆和档案馆建立图书管理信息系统，这样就在一定程度上将图书的借阅和查询服务等方式进行转变，由线下转变为线上，这在很大程度上提高了管理人员的工作效率;第二，为了提高整个图书馆的工作管理效率，相关部门可以建设信息化图书管理平台，这样就将图书的日常管理事务以及流程都转变为线上操作，这在很大程度上有效提升了图书馆的内部管理效率。但是同时也存在一个问题，图书馆的一系列管理工作都高度依赖于计算机硬件系统。比如，计算机设备、存储设备等。因此，要想建立信息化图书馆，应该先将图书馆的基础设施做好，然后再做好工作人员的管理工作，只有这样才能够做好图书馆在管理和服务等方面的创新。

2.存储密度高

在以前，图书馆在存储图书方面都是以书籍等实体档案为主。如果一直采用传统的图书管理方式，将会使用较多的存储空间。因此，这就需要在一定程度上提高图书存储的空间。图书馆的管理方面主要包括服务方面、基础的保存和保管层面等。现阶段，图书馆的服务和存储方面在一定程度上有了改变，但是这同时也给图书管理工作带来了新的信息安全问题。最初主要是使用磁盘和光盘等存储设备对档案进行保存，而随着时代的快速发展，硬盘的存储空间已经可以保存1T多的内容，可以有效节省档案存储空间，但是这种存储方式具有很高的密度性，所以具有很高的风险，因为存储设备一点点的损坏就有可能导致大批资料的损坏和丢失。除此之外，在高密度的存储档案状况下，设备很容易出现各种问题。因此，相关档案管理部门应及时做好相关维护工作。

3.载体之间可分离

传统的图书馆管理方式就是将图书固化在书本上，将其形成一个固定的载体，这可以在很大程度上保护图书的知识产权。但是由于档案信息与传统的管理模式完全不同，档案可以自由加工与管理，使得档案的内容可以随意被修改，也可以随意被复制，这样增大了档案内容泄露的风险，但同时使用信息档案管理使得档案的传输更加便利，这在很大程度上也影响了图书的版权。因此，档案管理部门要在很大程度上保障电子存储设备以及网络环境的安全，可以通过各种高科技技术手段来保障档案的安全性。

三、图书馆档案管理信息化建设存在的问题

1.制度建设落后

以前，图书馆档案很多都是以纸质文本和电子文档的形式存在，载体相对来说也比较单一。再加上在管理方面内容与载体较容易分离、存储密度高等特点，很容易造成档案内容泄露。因此，这就需要在一定层面上相关部门给予一定的指导，能够在一定程度上协调好各个主体之间的关系，同时也提高了图书管理工作的效率。大多数的图书馆在制度层面的建设和创新都比较传统，主要体现为制度更新不及时。目前，随着档案信息化建设的不断深入，新的图书馆管理方式及服务等都应具有严格的标准。例如，图书馆新开发的信息服务就需要一定的服务管理与之相适应，同时，图书馆的信息化还需要划分好各领域的发展，这些工作都需要在建设信息化图书馆过程中充分考虑。

2.信息化建设不平衡

图书馆的使用率是非常高的，但是目前存在一个最为明显的问题就是档案信息化建设不够平衡。一方面是图书馆内部不平衡。当前随着科技进步，相关图书馆管理部门对图书馆信息化建设相对来说还是比较重视，对于档案管理中涉及到的工作大多采用信息管理，这就在很大程度上降低了图书档案的利用率;另一方面是外部不平衡。这主要指的是图书管理部门之间相互不平衡，图书馆可以说是城市不可缺少的一种公共资源，其最主要的目的就是为广大民众提供阅读服务，这就会在一定程度上增加了一些管理主体之间的沟通和协调。因此，在建设图书馆档案信息化时，图书馆负责部门应提前做好与企业、政府以及社会组织之间的合作，最终促进图书馆档案信息化建设的协调发展。

3.信息管理系统功能不合理

目前，我国档案信息化管理规划主要有两个方面的误区：一方面是建设不充分。图书馆在建设过程中，很多单位对其重视程度不够，仅仅只是从电子文档的角度对其进行规划，而往往忽略了对图书档案的存储、传输，这不仅增加了档案泄露的风险，而且也不利于档案的开发;另一方面是系统功能建设过度。大多单位在进行整体规划时，仅仅只是考虑系统的功能性，这就会将一些操作性差以及功能性低的内容嵌入到系统中，造成了严重的资源浪费现象，不利于档案管理工作的顺利进行。因此，在初期进行管理系统规划时，相关部门以及工作人员需要充分了解本单位图书馆资源库现状，此外还有其相关技术问题，然后进行综合分析后制定出最符合单位长远发展的管理系统。

四、促进图书馆档案信息化建设的有效对策

1.制定现代化档案管理机制

目前，关于图书馆档案管理制度我国已经使用了很多年，在信息化背景下已经不能够与当前的档案管理要求相互融合。因此，这就需要相关工作人员对原有的图书馆档案管理要求进行更新、修改，并且要保证此制度中包含的相关要求和标准等能够在很大程度上降低信息化档案管理的风险，从而保证了图书馆相关管理效果。

在实际建设过程中，为了确保其进展顺利，相关管理部门需要对相关工作的实施方式进行规范，同时还应该完善相关管理制度，要使得档案管理工作在执行过程中有法可依，从而有效推进其顺利开展。除此之外，相关部门还应结合本单位档案管理的具体形式对当前的制度进行合理的调整和修改，这样可以避免在实际实施过程中一些问题的发生。为了能够有效提高档案管理工作的效率和质量，单位可以通过设立奖惩制度等提高员工的责任性，出问题由直接负责人负责，这样才能够从整体提高图书馆的运行进度。

2.培養信息化管理意识

图书馆档案管理部门的工作人员应不断提升自我管理能力，转变思维模式，善于接受信息化背景下档案管理的理念和模式。除此之外，最重要的是相关上级部门还应加大对图书馆档案信息化建设的重视程度，还应不断加强档案管理的相关技术能力，只有各方面工作做到位，政府工作人员加大重视，才能够创造出一个优质的工作环境。

3.提高档案管理人员的工作能力

现阶段，由于科技及信息化发展迅速，图书馆档案管理工作方式与之前相比有了较大的调整，以前传统的管理模式不需要管理人员具备很强的技术能力，但是现在并不可行，如果没有很强的技术能力将不能够胜任岗位工作。因此，管理人员应不断加强自身的技术能力以及管理知识，同时还需要具备较强的工作能力和较好的文化素质。相关部门还应制定一系列政策，吸引更多能力强的年轻管理人员加入到队伍中，可以通过提高待遇等措施吸引人才，只有将人才基础打牢，才能够进一步推动档案管理工作的前进。同时，还应在一定程度上提高档案管理人员的服务意识及工作的效率和质量，可以选派一些优秀的职工去发达地区进行培训学习，这样才能培养出更加优秀的管理人员。

4.结合纸质化档案资源进行信息化管理

虽然图书馆档案管理工作正在朝着信息化方向发展，但是纸质化档案在现阶段的作用也是非常重要的。纸质化档案室馆藏资源的主要形式与电子化相比具有一定的优势，其在一定程度上是具有法律效力的。因此，图书馆档案管理工作应该结合纸质化档案资源共同开展。由于一些图书馆会缺少电子化设备，因此，对于此类的图书可以在电子版的基础上将纸质化的资源作为补充。信息化的档案与纸质化相比虽然便捷，但是操作起来也较繁琐，信息化档案必须要通过电子设备才能读取出来。

5.积极运用云计算技术

云计算是一种高科技新技术，其作用非常强大，如果可以将其利用在图书馆档案信息化管理中，那么档案管理工作将会更加简洁。除此之外，云计算技术在服务工作方面效果更好，在很大程度上促进了图书馆数字化资源的建设进程，使得最终建设出一个内容丰富的资源共享平台。同时，云计算技术还可以合理规划档案信息，为读者提供了更加全面的服务。

五、结语

综上所述，在目前这种形势下，如何更好地建设图书馆档案管理信息化，提升图书馆档案信息管理能力已经成为档案管理工作重点内容之一。图书馆档案管理人员还应根据当前自身单位的状况，建设出相适应的管理办法。除此之外，在现有的基础上还应不断提升档案工作人员的工作能力、职能素养，相关部门也应加大对档案信息化建设的重视程度，加大资金的投入，积极引进优秀的管理人员，只有这样才有可能全面提升档案管理工作的水平，最终加快图书馆信息化建设的步伐。

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（作者单位：上海市闵行区图书馆）

作者简介：卫洁（1990 -），女，汉族，上海市人，本科，初级职称，研究方向：图书馆档案管理信息化建设存在的问题及完善策略。