办公室行政管理的问题和对策研究

徐宝牛

摘  要：对于行政机关单位而言，办公室行政管理工作为中间枢纽，衔接着各部门，可为行政机关其他工作提供便利，而办公室行政管理在行政机关单位属于基础性工作，其管理方式存在一定缺陷。基于此，本文首先简单阐述了办公室行政管理的作用，总结分析行政机关单位办公室行政管理现存问题，进一步提出了针对性提升对策，旨在提高办公室行政管理质量，为行政机关单位的稳定运行奠定基础。

关键词：办公室;行政管理;行政机关

引言：办公室行政管理在行政机关单位内属于基础性工作，内容广泛笼统，导致行政管理工作在执行期间出现了一定问题，如流于形式、目标职责不清等。为提高办公室行政管理质量，使行政机关单位可有序发展，应紧跟时代潮流，分析现有不足，有针对地予以解决，以此方可夯实行政管理基础，为行政机关单位的可持续发展创造良好条件。

一、办公室行政管理的作用

行政机关单位办公室行政管理工作主要包括档案保管、公文处理、后勤管理、会议管理、制度修编等事项，事务繁琐，需统筹行政机关单位各类数据资源，为行政机关单位科学决策提供保障。通常情况下，行政机关单位内的综合性、协调性事务均需办公室管理负责。

（一）协调关系

办公室行政管理是行政机关单位稳定发展的基本保障，记录了行政机关单位的发展轨迹，是内部运行的中枢。在整个行政机关单位中，办公室行政管理需协调上下级关系，在机关单位上下级与同级之间起到“协调者”、“传声筒”的作用，结合行政管理工作展开分析，办公室行政管理工作需准确下达上级机关组织部门的部署，并协调行政机关单位部门与部门、职工与职工之间的关系[1]。办公室在行政机关单位内扮演着协调者的角色，能够推动单位事务的落实，并按照上级机关部门要求，部署各项政策任务，并对任务进行检查监督。作为行政机关部门上下级之间的协调者，办公室应确保上级部门能够听到基层建议，深入群众了解真实需求后将相关内容反馈给上级部门，此外，办公室还需按照上级机关要求，将工作指令下发落实，传递指示精神。办公室行政管理工作在整个行政机关单位内负责各主体之间协调沟通，承上启下，作用重大，故需重视办公室行政管理工作。

（二）桥梁纽带

办公室为行政机关单位各部门之间存在紧密联系，综合性较强，其在单位组织内属于桥梁与纽带，进行上下沟通，以此确保行政机关单位正常运转。但在实际工作中，行政机关单位上下级政策事务的传递具有一定时效，要求办公室按照上级规定，周密快捷地传递上级任务指令，高效有序地完成传递工作。随着时代的发展，行政机关单位工作节奏日渐为加快，行政管理呈现出网络化、信息化特征，但对于办公室行政管理工作而言，无论如何改变工作模式，仍需以服务组织为核心理念，在明确组织发展方向及基层内心需求基础上，为组织机关提供合理建议，帮助行政机关单位发现基层需求。办公室行政管理工作以文书、协调为核心，要求行政人员做好文书资源整理工作，协调部门关系及上下级关系，按照规章制度严格履行办公室行政管理职责，为行政机关单位的稳定发展奠定基础。

二、办公室行政管理现存问题

（一）行政制度滞后

在新时代发展过程中，行政机关单位不断创新改进，办公室行政管理制度已不适用于当前工作，继而出现了行政管理制度缺失、单位发展受阻等问题。办公室行政管理内容广泛，涉及面广，流程复杂且繁琐，若缺乏可靠的行政制度，将会出现办公室行政管理目标不明、职责不清等现象出现，给行政机关单位稳定运行带来一定干扰。第一，办公室行政管理目标不明将会导致相关工作缺乏有序性，工作紊乱，信息缺失或大量重复，导致办公室行政管理工作失去原有所用，甚至会扰乱行政机关单位正常运转。第二，办公室行政管理职责不清会引发相互推诿、行政资源浪费等不良现象，办公室行政管理人员作为“综合事务管理者”，若在职责不清环境下工作，不仅会埋没行政人员专业优势，还会造成重复劳动、配合失效等的问题[2]。因此，为充分发挥出行政机关单位办公室行政管理工作作用，需从目标与职责两方面完善行政管理制度。

（二）行政思想偏优

行政机关单位在发展运行期间，容易受到外来网络文化的干扰，导致部分办公室行政人员丧失工作意志，缺乏服务理念，甚至出现作风问题。在信息化时代背景下，办公室行政管理工作出现了行政思想偏优的情况，行政人员并未严重遵守“两学一做”规定，导致上级机关组织精神尚未全面落实渗透到基层部门及群众中，此外，部分行政人员思想陈旧，仍沿用传统方法开展办公室行政工作，工作严谨性不足，给行政机关单位办公室行政管理工作的开展造成极大不利影响。

（三）信息建设缓慢

在当前时代背景下，信息技术逐渐成为办公室行政管理重要工具，依托于信息手段提高行政管理质量。但在部分行政机关单位中，仍存在信息化建设缓慢的问题，尚未形成信息优势，继而局限了办公室行政管理工作的开展。办公室行政管理信息建设缓慢的主要表现如下：第一，行政机关单位各部门之间处于“信息孤岛”状态，并未凭借信息化手段实现档案、文书等信息资料的实时传输与共享，且因信息不对称问题，引发了反复提交文件的情况，造成了重复性工作。第二，在当前形势下，纸张光盘不再是存储文件资料的唯二载体，信息数据可存储在信息系统内，该信息存储形式虽带来极大便利，但却存在安全隐患。部分行政机关单位在信息化建设过程中忽视了网络安全技术，并未引进云加密技术、数字水印技术、区块链技术等安全性技术，仅将防火墙与杀毒软件视为安全保障措施，继而出现了安全漏洞。第三，部分行政机关单位紧跟时代潮流引进了行政管理系统，但却存在功能单一的缺陷，无法满足办公室综合行政工作，继而使信息技术无法在办公室行政管理工作发挥出原有价值。

（四）复合型人才缺乏

结合上述分析不难看出，行政机关单位的办公室行政管理工作具有较强的综合性，工作繁杂，且办公室行政人员为上下级沟通衔接的桥梁，若行政人员职责落实不当，则会限制行政管理效能。行政机关单位在发展期间仍存在复合型高素质人才缺口，导致办公室行政管理工作受限于人才而无法进一步提升。第一，办公室行政人员专业能力不足，无法很好地解读上级机关部门发布的任务决策，导致下级行政机关单位在部署协调时导致任务实施出现偏差，继而无法达成目标。第二，办公室行政管理人员缺乏大局意识，行政服务主动性不强，继而无法统筹行政信息，影响了办公室行政管理工作的落實。第三，办公室行政人员实践能力有待提升，其在实际协调管理期间表现出了思维僵化等现象，面临难题时过于依赖领导建议。

三、提高办公室行政管理质量的有效对策

（一）明确目标职责

行政机关单位办公室行政管理制度失效，导致办公室行政管理工作面临流于形式的危机，为杜绝该现象的出现，应从目标与职责两方面进行完善改进。

1.树立正确目标

办公室行政人员应认可自身工作，了解行政活动的意义，在明确工作定位基础上严谨执行行政管理措施，做好人际关系、组织关系的协调管理工作。在行政机关单位内，办公室属于综合性部门，其工作任务可在一定程度上影响行政机关单位的运行情况。结合办公室行政管理工作来看，为避免行政工作流于形式，应明确行政管理目标，对行政事务进行细化，强调细节。例如：要求办公室行政人员日常接打电话期间注意维持对外公关形象，明确行政机关单位性质及所处状态，结合实际问题选择讲话方式，做好群众反馈，确保人民群众可透过电话感受到行政机关单位的亲民形象，维护行政机关单位形象的同时为人民群众解答疑惑[3]。办公室行政管理工作强调细节，在完善改进行政管理制度时，应结合实际工作内容将制度条例细化，制定详细实施方案，树立服务意识，塑造优良形象，为办公室行政工作的开展创造良好条件。

2.明确管理职责

从工作范围与内容角度来看，办公室行政管理工作具有以下职责：（1）助手职责。协调上下级关系，对上级负责，将各类工作任务指令及时传递给各部门，通过多部门协调协作，确保上级机关指令可良好落实，并注意维护工作秩序，辅助行政机关单位各项工作可稳定推进。（2）参谋职责。行政机关单位应深入基层，办公室行政人员应做好基层调查工作，根据单位性质及内容开展调查活动，将调查结果集中整理，并将其反馈给行政机关单位各部门，总结现状并提出相应建议。（3）协调职责。办公室行政人员不仅需良好衔接上下级机关组织，还需做好内部沟通交流工作，行政人员在协调管理期间，应注意调动行政机关单位职工工作积极性，作为纽带串联各部门职工，倾听基层职工需求，拉近职工间的联系，在行政机关单位内搭建优良关系网络，增强单位凝聚力，以此促进任务指令的高效落实。

（二）树立服务意识

行政机关单位办公室行政人员素质存在差异，且行政管理理念存在滞后现象，局限了行政管理质量，办公室行政管理工作在未来发展中，应转变传统管理思维，树立服务意识，搭建多元化任务处理格局。办公室行政工作的综合性较强，且具有组织服务性，在实际工作期间，应按照上级行政机关组织信仰，以“服从大局、服务大局”为原则，树立全局意识，在保障大局正确的基础上，逐步落实局部工作，从局部入手逐渐完成整体事务[4]。要求办公室行政人员主动推进常规性行政工作，结合以往经验提前做好工作准备，同时灵活性应对随机性、突发性事务工作，按照上级办公思路，力图实现超前服务。办公室行政工作应从全局入手，结合新时代行政服务思想，争取充分发挥出行政管理工作在行政机关单位内的作用，做好文书资料整理，协调内部与上下级关系。

（三）推进信息建设

行政机关单位应根据自身条件，积极推进信息化进程，引进行政信息管理系统，依托于信息技术打造行政技术优势，并逐渐将技术优势转变数据优势、管理优势，以此提高办公室行政管理质量与效率，使行政人员不再受到重复性工作的局限，继而实现行政管理减负。办公室行政管理信息化建设工作可从以下角度进行：第一，借助信息技术及互联网实现信息共享，打破各部门“信息孤岛”状态，引进一体化OA办公系统，对行政机关单位内部所有事务信息进行统筹整合，设置档案库、资料库，同时按照部门岗位设置访问权限，在实现信息共享的同时，落实信息保密工作。第二，重视信息网络安全，采用“内外网隔离”的方式提高行政信息安全性，行政机关单位内部事务运用内网处理，以此防止保密信息外泄。此外，在条件允许的情况下引进云加密技术、数字水印技术、区块链技术等，以技术为支撑提升信息安全性。第三，完善行政管理信息系统功能，系统引进后续根据行政机关单位自身需求予以调整，，根据行政事务日常所需增设功能板块，为办公室行政管理工作的开展提供便利。

（四）强化人才效能

受限于复合型高素质人才，办公室行政管理工作出现了执行不当问题，在未来发展中，应坚持人才导向，制定持续化人才培养体系，强化人才效能，以此方可确保办公室行政管理工作稳步推进。第一，搭建完整的培训机制，将政策理解、人际沟通、信息解读、法律法规等纳入培训内容，用于丰富行政人员知识面，为高效处理行政事务奠定基础。第二，结合行政机关单位自身需求制定个性化培训课程，并采用“线上+线下”的方式开展课程培训，提高行政人员随机应变能力，防止“事事请示”现象的出现。第三，要求办公室行政人员明确自身职责，树立服务意识，主动积极地参与基层实践活动，以此提升其实践能力。

结束语：综上所述，行政机关单位在发展过程中应重视办公室行政管理工作，注重总结现有不足，结合单位实际情况制定行政管理目标及职责，防止办公室行政管理工作流于形式，此外，应树立服务意识，转变传统思维观念，并积极推进行政信息化建设步伐，同时注意培养复合型高素质行政管理人员，强化人才效能，从不同角度入手，以此即可提升办公室行政管理质量。

参考文献：

[1]李尧.办公室行政管理的问题和对策研究[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2020（08）：3-4.

[2]李祝.单位行政管理中的常态问题及对策研究[J].今日财富（中国知识产权），2020（05）：77-78.

[3]吴昀霖.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].产业与科技论坛，2019，18（19）：218-219.

[4]王佳寧.办公室行政管理在新形势下的问题及解决措施[J].山西青年，2019（01）：231.