新时期规范机构编制档案管理的思考

谯龙

机构编制档案是指机构编制管理机关工作人员的工作记录和记录机构编制工作的参考文件。其主要内容涉及党政群机关和事业单位的机构设置、职能配置、人员编制等的组织形式和配置数量等，是非常重要的信息资料和法律资料。规范机构编制档案管理既是方便相关部门依法行政工作，也是为领导决策提供真实依据。为此，笔者重点分析探究新形势下做好机构编制档案管理的现实意义和有效途径。

一、规范机构编制档案管理的重要意义

1.规范机构编制档案是依法治理的必然要求。当前，党中央正在加快推进国家治理体系和治理能力现代化建设，依法治理是重要的内容之一。机构编制工作为国家治理体系和治理能力现代化提供重要的体制机制保障。机构编制档案记录着机构设立、运行、发展过程中的历史过程，记载着编制管理的基本轨迹，是各部门单位履行职责和配备人员的法定依据。同时，机构编制事项的办理，具体极强的政策性，尤其是重大的机构编制事项更是永久保存的档案资料，是上级检查、巡视巡察的重要内容，如果这些档案缺失，就难以还原事项办理经过。因此，规范机构编制档案，就是落实“编制就是法”的具体表现，就是“依法治编”的重要举措，就是推进国家治理体系和治理能力现代化的必然要求。

2.规范机构编制档案是服务群众的现实需要。机构编制档案既涉及机关事业单位集体的机构编制事项，也涉及机关事业单位干部个人重要的人事事项，是日后档案利用的重要信息资料。特别是编制实行实名制管理以后，机关事业单位人员基本信息、出入编制情况都必须真实、准确的记录，这些机构编制档案起着凭证、依据和参考的作用，是核拨经费、办理保险等基本依据，具有法律效用。只有将这些档案完整保存，才能够为广大干部职工维护自身权益和应有的社会、政治、经济待遇提供有效服务。

3.规范机构编制档案是科学决策的有效途径。机构编制资源是重要的政治资源、执政资源。机构编制管理机关的重要任务之一就是优化这一执政资源的配置，高效服务于国家治理体系和治理能力现代化。机构编制档案就是机构编制部门全部活动的原始记录，是记载机构编制工作发展的重要文献，特别是涉及机构演变、职能配置、职责边界，以及编制数和领导职数等重要内容，完整体现了机构编制优化配置情况和保障作用发挥情况。做好机构编制档案的管理，就能为党政领导决策提供参考依据，确保决策的合法性科学性有效性。

二、当前机构编制档案管理存在的主要问题

由于机构编制档案涉及到的内容繁多，而且相对比较枯燥无趣，再加上专业人员缺乏，使得档案管理工作效率不高。同时，由于部分单位档案管理硬件条件满足不了新形势下档案管理要求，导致了部分档案因管理不善而丢失。这些情况，严重影响了机构编制档案作用的发挥。通过梳理发现，目前机构编制档案管理主要存在以下四个方面问题。

一是单位领导不够重视。目前，机构编制管理机关都非常重视机构编制管理的具体工作，但部分单位对“档案工作姓党”的内涵理解不够，对档案管理涉及的相关法律法规没有学深悟透，从而对机构编制管理过程中形成的檔案的收集、整理、利用不够重视，没有做到与业务工作同部署、同考核，也没有建立健全档案管理制度和责任追究制度，导致档案管理部署不到位、落实不到位、监督不到位。

二是资料收集不够完整。当前，部分单位对机构编制档案的收集方式比较单一，还主要停留在少量的文书档案上，对机构编制管理整个过程产生的档案收集不够完整，特别是有关附件材料。比如，涉及党和国家机构改革、行政区划调整等档案的附件材料没有进行收集。

三是常规管理不够精细。在日常管理中，部分单位对机构编制档案只进行了简单的收集分类，管理不够精细，没有针对涉及档案管理的收集、整理、归档、保管、统计、借阅等制定精细化管理标准和规范化的管理流程。比如，部分档案分类标题不清楚，或者张冠李戴乱用标题;还有部分档案缺乏卷内目录，或者档案没有标注页码等等。

四是业务水平不够扎实。目前，机构编制管理机关的档案管理工作基本上都由办公室工作人员兼职，他们接受专业培训机会不多，再加上本身也缺乏学习的主动性和积极性，导致档案管理人员专业水平普遍不高，远远不能满足新时期机构编制档案管理工作需要。

三、新时期规范机构编制档案管理的策略建议

1.完善档案管理机制。一要建立领导责任机制，强化档案管理领导责任，建议成立由单位分管领导任组长，各科室主要负责同志为成员的机构编制档案管理工作领导小组。明确分管领导、责任部门和工作人员在档案管理工作中的职责任务。同时，将机构编制档案工作纳入单位重要议事日程，与机构编制业务工作同部署，同考核，将档案管理工作融入到日常工作中，避免出现年终突击整理档案的被动局面。二要建立档案定期收录机制，由档案管理员定期对日常工作中产生的档案进行收集、整理、审核，提高档案管理工作的规范化水平。三要建立责任追究机制，对因工作不力造成档案资料缺失等行为，要严格按照《档案法》等相关法律法规追究有关责任人员责任。

2.提升档案管理能力。机构编制档案管理工作既是一项具有极强业务性质的工作，也是一项服务工作。这就要求机构编制档案管理的从业人员既要有较强的档案业务能力，能够规范地把机构编制档案“管好”，同时还需要有较强的服务意识和服务理念，把机构编制档案“用好”。因此，必须重视档案人员业务素质的提升，可采取派出去学、请进来讲、结合实际做、具体工作带等方式，组织档案管理人员学习档案管理规定，着力提高业务人员的档案意识和整档、归档、建档水平，不断提高档案队伍的专业技术素养和整体管理水平。

3.夯实档案管理基础。要进一步优化办公设备，夯实档案工作物质基础，要配好电脑、打印机、扫描仪、数码相机等基础设备。要按照“规范管理、服务大局”的要求，积极探索机构编制档案管理的新途径、新办法，将档案工作重点放到信息化管理上来，积极推进机构编制档案管理电子化、信息化，不断提升档案管理效率。特别是要依托机构编制实名制信息系统，将纸质机构编制文件档案通过扫描上传形成电子档案，建立机构编制电子档案库，将档案管理信息化与实名制信息系统建设紧密结合，提高机构编制档案管理信息化水平和利用效率。

4.健全档案管理制度。积极主动学习《档案法》《事业单位登记管理档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，进一步建立健全收集、整理、立卷、归档、借阅等档案管理制度，规范机构编制档案管理程序。要加强对重点工作、重要活动档案的收集管理，并重视部分保密机密文件的档案管理，明确保密文件单独扫描，专职人员指定专用优盘保存，确保机构编制档案管理制度化、规范化。

5.提高档案利用效率。工作中要坚持“以人民为中心”的理念，以实用性为导向，主动服务、热情服务。接待查借阅档案资料的单位在不涉密的前提下，要及时准确地提供所需资料，并做好登记，不断满足编办内部管理和相关单位对机构编制档案的利用需求，充分发挥机构编制档案的社会效益，为推进机构编制管理法定化、科学化、规范化奠定坚实的基础。

参考文献

[1]郭柳军.新时期下档案管理工作现状与分析.统计与管理，2014，10.

[2]王中玫.试论事业单位档案管理中的问题和解决对策.企业导报，2015，9.

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