协同办公软件在分析测试中心任务管理中应用

张国欣， 白 雪

（中国原子能科学研究院，北京 102413）

0 引 言

中国原子能科学研究院化学分析测试中心（以下称“分析中心”）于1993年由中国原子能科学研究院（下称“原子能院”）批准成立，负责产品质量和科研成果的化学分析计量认证工作。1996年，分析中心通过国家技术监督局计量认证。2006年，按照“检测和校准实验室能力通用要求”重新建立了实验室的质量体系，并通过国家计量认证复评审。复评审同时，获得国家实验室CNAS认可。目前，分析中心获得资质认定（原计量认证）CMA、国家实验室CNAS、国防实验室DILAC“三合一认可”，除服务于院内科研生产中的化学分析工作外，还承接了社会和个人样品的分析检测工作等。

分析中心目前具有电感耦合等离子体质谱仪（ICP-MS）、电感耦合等离子体光谱仪（ICP-AES）等10余台大型分析设备，能力范围内的分析方法包括：等离子体原子发射光谱法（ICP-AES）、等离子体质谱法（ICP-MS）、紫外-可见分光光度法（UV-Vis）、离子色谱法、精密滴定、α能谱法、γ能谱法等。能力范围内的检测项目包括：铀化合物、水质、核工业放射性物质、石墨材料及制品、金属锂及锂化合物。近些年，随着原子能院科研项目的增加，分析中心承接的样品分析检测任务量每年均有不同程度的增长，2016～2019年任务数统计图如图1所示。如何快捷、高效地对申请任务进行管理是亟须解决的难题。

图1 2016～2019年任务数统计图

随着计算机与网络技术的发展，对实验室管理的方式和手段提出了更高要求，以计算机与网络为核心的管理信息系统取代传统手工管理刻不容缓［1］。分析中心迫切需要运用网络、数据库等技术，对中心实验室进行科学的信息化管理，转变传统的实验室管理方式，以提高工作效率和管理水平［2-3］。近些年，各类协同办公产品逐步走进各大型企业［4-5］。原子能院于2019年采购了致远A8＋协同管理软件［6］，以提升办公管理系统能力。通过细化制度、完善流程、协同工作的步骤，提高工作效率的同时逐步向无纸化办公迈进［7］。

协同的目的是将无序的、混乱的、无逻辑的工作状态有序化、最优化。而实现的方式就是将日常工作像流水线一样制定出最高效和顺畅的工作流程，并且通过现代化的科技手段，比如协同平台，将这种流程强制实现［8-10］。本着“资源共享、提高利用率，优化配置、物尽其用，强化管理、实现效益最大化”的原则［11］，使用已有A8＋协同管理软件的应用设计模块［12］，搭建分析中心任务管理业务应用，将零散的管理和纸质的申请通过协同平台无纸化、逻辑化、集成化，实施网络管理［13-15］，再通过对流程的监控，实现对实验室任务的管理，提高分析中心任务执行效率的同时也方便任务执行的监控与统计。本文通过此案例、对如何应用协同管理软件开发用于实验室管理的业务模块进行了研究与尝试。

1 功能要求

通过对分析中心现有管理方式的调研，梳理出分析中心现有的业务需求，要求协同平台实现样品交接、数量与价格统计、满意度调查、任务执行统计等功能。

1.1 样品交接单

要求样品交接单具备以下信息：送检人信息（包括姓名、单位、电话及申请日期），样品信息（包括个数、表面剂量、表面是否污染、名称、形态、编号。分析项目、浓度范围、介质及浓度范围、共存物及浓度范围、技术要求），样品接收信息（包括分析项目、分析方法以及样品接收日期），检测报告信息（包括检测报告附件、检测报告发布日期）。

1.2 样品数量与价格统计

分析中心负责人会跟踪每个实验任务，将实际检测的样品数进行统计，再根据分析方法及样品检测的要求（是否为放射性），进行单价测算，最后需要记录每个任务交接单的样品预处理数量、实际处理数量、放射性样品数量、加急样品数量及样品检测总费用。

1.3 满意度调查问卷

从结果准确性、检测速度、服务态度及对分析中心的建议与意见等方面，得到单位与个人对单次服务的意见反馈。可以对收集的意见反馈进行统计，以便进一步提升分析中心的服务质量。

1.4 任务执行情况

能够实时显示分析中心各项检测任务的执行情况，包括任务信息、送检人信息、样品送检情况、报告发布情况及任务完成的情况等。以此反映出分析中心的运行状态。

1.5 流程梳理

分析测试任务由送检人发起，经由送检人所在单位领导审批后（分析中心人员提交的检测申请无须审批，告知中心主任即可），提交到分析中心负责人。分析中心负责人对申请事项审核后，批准申请。送检人待申请批准后，将分析样品提交给分析中心。分析中心完成检测后，通知送检人领取检测报告与样品，并填写满意度调查问卷，调查完毕后任务结束。

2 实现方案

采用致远A8＋应用制定平台，开发分析测试中心任务管理业务。根据上述功能要求，制定如下方案。

2.1 表单设计

根据功能要求，需设计3个表单，分别为分析样品交接记录单、分析样品台账及满意度调查问卷。

(1)分析样品交接记录单。用于详细记录申请任务信息，根据功能要求，表单包括送检单位、分析委托编号、送检人、电话、送检日期、样品个数、表面剂量、表面是否污染、样品名称、样品形态等信息；其中使用明细表功能将同类分析项目及浓度范围、介质及浓度范围、共存物及浓度范围进行登记，通过增加、删除或编辑明细表条目实现送检样品的分类与编号；表单中还预留了单位领导与分析中心负责人审核的电子签字栏；样品接收信息与检测报告信息也按功能要求预留了用于记录的字段，具体见表1。

表1 分析中心分析样品交接记录单

(2)分析样品台账。用于记录单次申请任务的重要信息、满意度调查情况以及样品统计情况：包括基本信息（送检单位、分析委托编号、送检人、电话、日期、样品名称、样品个数），样品接收信息（分析项目、分析方法、接收日期），检测报告信息（附件、发布日期、出报告天数）、满意度调查（结果准确性、检测速度、服务态度、意见），样品统计（包括预留的分析项目／方法对应样品的数量与单价表格），见表2。

其中实际检测数量N及样品总费用P的计算公式分别如下，i为表2中预留的所有分析项目/方法（包括电感耦合等离子体质谱水相样品检测、电感耦合等离子体质谱有机相样品检测、电感耦合等离子体光谱水相样品检测，……，核磁共振波谱法检测）。

表单中设置以上计算公式，并将各分析项目／方法对应的样品数量与单价的默认值设置为0。只要分别将各分析项目／方法实际的样品数量及单价填入对应表2，系统就能自动计算出共计检测个数与样品总收费。

表2 分析中心分析样品台账

(3)满意度调查问卷。用于向送检人自动发起满意度调查流程，包括基本信息（送检单位、分析委托编号、送检人、电话、日期、样品名称、样品个数），样品接收信息（分析项目、分析方法、接收日期），检测报告信息（附件、发布日期、出报告天数），满意度调查（结果准确性、检测速度、服务态度、意见），见表3。

表3 满意度调查问卷

2.2 流程描述

发起者（送检人）填写分析样品交接记录后提交，系统首先会判断发起者所在单位，若为分析中心，申请将知会给中心主任，并直接流转到分析中心管理员的协同中；若不为分析中心，申请将流转给发起者所在单位主管领导，待审批后，申请将流转到分析中心管理员的协同中。待分析中心管理员审批后，系统会将表2分析中心分析样品交接记录中的基本信息（送检单位、分析委托编号、送检人、电话、日期、样品名称、样品个数）写入到图3分析中心分析样品台账对应项目中，此为分析样品交接记录到分析样品台账第1组数据的写入，同时系统会向送检人发送审批完成的提醒。送检人此时即可将样品送至分析中心负责人处，负责人填写样品接收信息（分析项目、分析方法、接收日期）。待样品完成检测，分析中心发布检测报告后，分析中心管理员上传检测报告附件，并对样品进行统计，将样品统计中选用分析项目／方法对应的样品数量及单价（放射性样品与非放射性样品价格有所不同），填入样品统计对应项目中，系统会根据式（1）与式（2）测算出共计检测数量与样品总收费，分析中心管理员完成协同工作，流程结束，如图2所示。

图2 分析样品交接流程示意

随着分析样品交接流程的结束，系统会自动完成以下两个动作：首先，将分析样品交接记录中样品接收信息（分析项目、分析方法、接收日期），检测报告信息（附件、发布日期、出报告天数），满意度调查默认信息（结果准确性、检测速度、服务态度均默认为满意，意见默认为空）作为第2组数据以及样品统计情况作为第3组数据写入分析样品台账中。同时系统会向送检人自动发起满意度调查，满意度调查表的基本信息、样品接收信息、检测报告信息的数据由分析样品交接记录写入。此时分析样品台账中满意度调查为默认信息，即结果准确性、检测速度、服务态度均默认为满意，意见默认为空。若送检人对本次服务满意并无意见，可忽略满意度调查协同事项；若送检人对本次服务不满意或有意见，则可填写满意度调查问卷，待满意度调查流程结束后新填写的满意度调查信息将回写到分析样品台账中，取代满意度调查的默认信息，完整的分析中心任务管理业务关系如图3所示。

图3 分析中心任务管理业务关系

为方便第一时间获取送检人对服务的评价，满意度调查流程设置了如下分支：当送检人填写结果准确性、检测速度、服务态度均为满意、意见为空时，自动跳转空节点，流程结束；当送检人填写结果准确性、检测速度、服务态度有一项为不满意或意见不为空时，满意度调查会跳转到分析中心管理员协同中，管理员会与送检人沟通、协商，了解具体情况，确认后结束流程，如图4所示。

图4 满意度调查流程示意

2.3 统计与监控

(1)满意度调查统计。为提升分析中心服务质量，对分析中心样品台账记录的满意度调查结果进行统计，如图5所示。通过此统计，可侧面了解用户体验、发现分析中心运行与管理的不足，为分析中心服务的提升与改进提供有效的支撑。

图5 满意度调查统计

(2)任务执行监控。通过对分析样品交接记录流程状态的实时监控，可直观反映出分析中心任务执行的情况，如图6所示。由图可见，分析中心已完成的任务、正在执行的任务以及正在执行任务的进展状态一目了然。此表会随申请任务的进展发生实时变化，分析中心管理人员可通过此表随时了解分析中心的运行状况。

图6 分析中心任务执行监控

3 结 语

本文讲述了如何在协同平台下搭建分析中心任务管理业务，对业务需求及实现方案进行了详细的阐述，通过对表单的统计与流程的监控实现了对实验室任务的管理。充分说明，在熟悉实验室业务的基础上、选用成熟的商用协同软件、经过合理的设计与开发，制定满足实验室管理要求的业务模块，可以有效提升实验室的管理，提高实验室运行效率。随着现代信息技术的发展，各类协同办公产品走进高校、走进科研院所、走进大型企业，以此为契机，使用成熟的协同管理软件开发用于实验室管理的业务模块是值得研究与推广。