内蒙古林草规划院档案管理信息系统的设计

张芳

（内蒙古自治区林业和草原监测规划院，呼和浩特 010020）

档案信息是对社会发展的有效记录，是人类社会发展的宝贵记忆遗产，是重要的信息资源，在整个社会管理系统中具有独特的作用与价值[1]。林业档案记载着林草工作的成果业绩，记载着林业资源的分布情况，在林草建设与发展中起着重要的作用。随着信息化技术在林草工作中的不断深入，档案资料的信息化管理和利用也成为了必要手段。规划院自建院以来，已经历70 多个春秋，留下了大量珍贵的资料。目前，这些资料主要是以图片、录像、照片和纸质资料等原始形式存放，作为林草信息的主要载体，原始档案的整理、分类及管理工作量大，查阅比较烦琐，且部分档案的使用率较高、流动性较大，容易造成损坏或者丢失。因此，有必要在档案管理工作中引入信息技术，建立信息化的林草档案系统，全面提高档案的管理水平。

1 设计目标

档案管理信息系统是在完成OA办公系统平台建设的基础上，利用现有的软、硬件，建立一个标准化、规范化、网络化的安全可靠的档案管理系统，实现各类档案数据的计算机自动化管理，能够迅速提供准确、精细的档案信息。

本系统可以将OA 办公系统流转的数据直接进行归档，实现档案业务工作的流程化、自动化，切实提高工作效率，并通过权限设置，实现档案资源共享，提高档案的利用率。本系统可以将照片、纸质资料等原始档案进行数字化加工后归入数据库中。

2 系统技术架构

2.1 系统软件体系结构

系统总体上采用“集中式”架构，在机房部署Web、应用服务器和数据库服务器，采用B/S 体系结构，在单位内部局域网登录到Web服务器上使用本系统。

2.2 软件环境

使用MyEclipse 10 作为开发工具，Java,Javascript 作为开发语言，Microsoft SQL Server 2008 作为后台数据库，操作系统为Windows 7。

3 系统功能设计

根据林草档案管理的业务需求，系统划分为如下几个模块。

用户管理：包括用户登录、用户信息管理、权限设置、个人设置；档案管理：包括文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、科技图书、测绘档案、实物档案、报刊杂志等的数据录入、查询、修改、删除等，另外，还有借阅归还模块；系统管理：包括数据备份及恢复、日志管理、退出系统。如图1所示。

图1 功能结构图

各类档案中都包括数据录入、数据维护、数据查询、数据修改、报表打印和档案借阅等功能。

3.1 用户管理

3.1.1 权限设置

为保证系统及数据的安全与保密，对系统功能使用进行更有效的管理，为不同级别的用户提供最大化的服务，系统必须建立权限管理与访问控制机制。

系统提供严密的授权机制，对不同类型档案，为不同用户赋予相对应的使用权限，系统管理员具有全部操作，档案部门用户可实现档案的增加、修改、查询及删除等功能，其他用户只有查询的权限。

本系统由系统管理员进行权限分配，所有系统用户权限的新增、变更、撤销等必须由管理员统一设置。权限的设置首先根据不同的职务、部门等类别设置不同的角色，其次为每个不同的角色分配不同的资源，然后再根据系统使用规则把角色赋给不同的用户，完成权限分配。

3.1.2 个人设置

系统提供用户认证，要求每位用户自行设定准入安全密码，密码经过加密计算后保存在数据库中。

3.1.3 用户登录

授权用户进入系统时，首先要求用户进行登录，需进行密码校验，校验通过的用户根据工作权限生成自己的使用界面，不通过则无法登录本系统。用户登录后需要记入到日志库中。

3.1.4 用户信息管理

系统用户账户管理，系统管理员统一对进入本系统的用户进行管理，实现对用户的增加、修改、删除等操作。

3.2 档案管理

林草档案包括文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、科技图书、测绘档案、实物档案、报刊杂志等，根据不同档案类型设置不同的数据处理界面。数据处理包括数据录入、数据查询、数据修改、数据删除、报表打印、借阅归还等。

3.2.1 数据录入

本模块处理用户录入新的档案文件或者案卷信息。提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据的录入方式，实现数字档案的著录、编目、组卷、归档等功能。

不同的档案有不同的录入字段，一般包括档案类型、全宗号、总分类号、案卷号、密级、归档时间、保管期限、案卷题名、编制人、编制日期、库存等。

不同类型的档案数据，文件格式尽量采用通用文件格式，且尽量满足能够接收各种文件格式。

3.2.2 数据查询

按用户输入的条件查询相应的档案信息。具备对档案信息数据进行多种途径检索的功能，可实现模糊查询。查询结果以列表目录形式显示，具有档案处理权限的用户可以对查询结果进行编辑并保存。

3.2.3 数据修改

本模块除实现单个档案的字段数据修改功能外，可实现批量修改数据的功能，由用户指定条件，将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录按要求统一修改某个字段的值。例如，可以将所有年份为2010的文件记录的保管期限修改为长期。

3.2.4 数据删除

可实现档案文件记录的单条删除，也可提供批量删除功能。

3.2.5 报表打印

打印各类档案的目录表和统计表。可以按照用户的需求进行报表的设计并自动生成。

3.2.6 档案借阅归还

此模块分为借阅登记和归还记录，借阅包括借阅人、借阅数量、借阅日期、借阅理由、档案号、题名等档案详细信息及剩余库存等。归还包括归还期、归还数量及档案利用效果等。

借阅归还模块能够实现对档案的借阅及归还产生统计报表，可按档案类型、是否归还、档案名称、借用人、借用日期等查询方式进行统计。

3.3 系统管理

3.3.1 数据备份及恢复

本模块能够实现数据的备份和恢复机制。数据备份可以按年度、档案种类等条件定期做部分备份或完全备份。原则上对系统实施每周一次数据库级备份，每月一次系统及备份。备份的路径在系统参数设置中指定。

数据恢复就是将备份的数据恢复到数据库中。恢复时自动由备份生成的一个XML 文件进行恢复，具备批量备份和恢复功能

3.3.2 日志管理

本模块可以查看系统运行的日志记录，并可通过姓名及时间进行日志查询及删除。

系统的日志完整记录登录用户的重要操作，可以对系统使用所产生的日志信息进行分类管理，包括访问用户名、访问时间、所查询内容、利用方式等。管理员能够通过日志了解各个用户的操作情况，提供日志查询、备份、导出和删除等。在非正常情况下日志可帮助管理员判断系统故障。

3.3.3 退出系统

确保系统安全退出。

4 数据库设计

数据库是进行数据存储，并且可以进行操作的工具，它是信息的一个集合。数据结构的设计必须是灵活的，逻辑性强的设计，合理的数据库设计能够提高数据存储及使用的效率，保证数据的完整性和一致性。

首先为系统的公共信息，即用户信息、权限信息等建立独立的数据表，这些公共信息表供每个模块访问，以降低表间的耦合程度。

其次按照系统的功能设计，对每个模块创建它所需要的信息存储表，不同表之间通过关系模型和主外键联系起来，共同为此模块提供持久层的服务。

最后考虑数据的保密性、使用性、可维护性和可移植性等性能，考虑数据精确度，转换与传输时间、响应时间、运行时间及稳定性等因素，优化数据库的查询速度。本系统采用的是SQL Server 2008，能很好地满足数据库解决方案。

5 系统安全

需要建立数据的安全管理体制，从多方面进行安全系统的构建。一般情况下，通过数据加密技术、分级授权、网络防护、数据备份及恢复、数据存储的安全性等措施来实现。例如，对不同级别的用户设置不同的权限，实行分级控制,所有的授权必须经过审批才能使用。还要做好网络安全防护体系设计，采用防火墙技术、建立入侵检测系统、用户身份验证、防病毒软件等措施，保证系统数据传输的安全性。对系统和数据库进行定期备份,并建立日志，建立数据备份防范与容灾机制，保证数据安全。

6 系统应用

本系统的建设能够实现内蒙古林草规划院档案的自动化管理，做到快速、实时、精确地检索档案，并能够在线完成档案的借阅及归还，有效地提高工作效率及服务质量，为实现档案信息资源共享奠定了基础。

7 结束语

林草档案管理工作是规划院日常工作中的重要部分，可以帮助其他部门做好数据的整合及利用，方便业务工作的顺利展开。因此，林草档案管理信息系统对规划院实现现代化档案管理尤为重要。在日常工作中，应转变观念，改变传统的档案管理模式，构建起高效完善的林草档案管理信息系统，更好地适应信息化的发展需要，为推动林草事业发展创造有利条件。