高职院校档案数字化资源的建设与应用

李 燕

（湖南工程职业技术学院，湖南 长沙 410151）

1 高职院校档案管理建设现状

1.1 档案数字化建设尚未全面落实

与一些发达国家和地区相比，我国数字化档案管理还存在较大差距，资源的丰富程度还远远不够。 大多数高职院校仍沿用传统式的档案管理模式，并没有认知且应用到数字化资源，档案以纸质管理的形式居多， 并没有真正建立起来具有高职特色的数字化档案，网络共享没有办法衔接和实现。 因此，网络共享的前提是实现数字化， 加速全国各大高校数字化进程，丰富档案信息管理，有效实现信息资源共享。

1.2 高职院校档案管理系统缺少全局观

高职档案管理工作从上之下贯穿于高职教育管理的始终， 应该给予充分的重视和全面性的部署，不难发现，现在很多高职院校档案管理工作出现了职能割裂的状况，参与档案管理的部门，基本都率先考虑了自身的利益和需求。 缺乏一个兼顾整体的全局化概念。 各类信息之间互相不兼容，导致信息孤岛的出现，造成了档案资源开发建设的重复应用，资源共享出现了瓶颈，不乏有部门出现将资源占为己有的心理。

1.3 档案管理的信息化程度低

为了更好地保障档案管理的实现，信息化资源共享是十分有必要的。 从目前情况来看，高职档案数字化管理工作仍然有待进一步完善和加强。 需要根据高职院校自身实际情况以及信息化发展的大环境进行策略上的调整和改变。 尽管目前出现了档案管理的相关规范，标准化管理仍处于滞后阶段，研发方面比较薄弱，再加上宣传力度的缺乏，导致信息资源共享的实现更加难上加难。

2 高职院校档案与数字化资源建设重要性

2.1 积极顺应时代大势所趋

互联网技术的日益更新，贯穿到了人们生活的多个方面，同样，数字化资源也融入了高职院校的档案信息管理之中。 近年来，高职院校已经进入了加速发展的快车道，档案管理工作愈发重要，逐渐成为了衡量高职院校管理质量的一大标志。 同时，高职院校档案数字化资源的建设与应用也是势在必行的发展任务。

2.2 有效提高档案利用率

高职院校里，关于不同类型的档案，需要有一个系统性的划分，比如学生的成绩评定、科研成果的考核、学生毕业情况的登记等，需要分门别类地进行处理。沿用传统的保管方式，对人力物资的耗费是巨大的，而数字化管理恰恰可以省时省力省成本。 利用信息化技术进行档案资源的整合处理，提高效率的同时，也为其他档案工作的顺利进行提供相应参考及借鉴。

2.3 是加强档案信息安全的保障性方式

进入互联网高速发展的时代，高职院校信息资源的安全性受到了更高的重视和关注。 毕竟大数据时代可以对纸质的档案进行无纸化的处理，既能够使档案不失真，也有效避免了纸质档案随着时间增长出现纸张变形、字体模糊，破损等一系列状况，也基本上杜绝了恶意篡改信息的可能，依然可以维持档案原本最真实的模样。 万一出现了某些意外情况，例如火灾、地震等，纸质档案就会容易出现丢失的情况，而数字化档案却极大限度地保障了其安全性和真实性， 同时，还确保信息真实准确。 数字化档案资源是整个高职院校真实风貌的展示，尊重历史的情况下就要完整地保留档案。 数字化档案旨在对信息转换并保存，并未对内容进行任何更改和处理。 在不改变原始内容的条件下，数字化档案管理的作用更大。

2.4 信息资源共享更便捷且保护个人隐私

在信息化日益发展的今天，用户可以通过平台查询到自己想要寻找的档案信息。 档案查询操作系统简单，阅读下载十分容易，能够第一时间快速解决用户的诸多问题， 也能充分地利用好网络资源的优势，更好地服务于档案管理，完成实时共享与下载。 信息资源共享仍然可以保障个人利益不受到侵犯和损害，能够更好地利用社会资源服务于社会，创造社会财富及价值。 有涉及个人信息以及机密的文件需要进一步限制，在信息资源管理方面要做到位，区分开可以公开与必须加密的档案文件，确保信息不被窃取，保障信息安全。

3 高职院校档案数字化资源建设与应用的路径探析

3.1 丰富数字化档案资源

为了确保档案实时共享工作有条不紊地进行，需要不断丰富数字化的档案资源，把纸质的档案转化成通过互联网可以下载的文字或图像，这也是档案数字化建设、信息化建设的前提和保障，在一定程度上满足了用户多维度的发展所需。

档案数字化资源管理建设是一项系统性的工程，涵盖了多个维度和层面。 比如，档案数字化范畴的确定、文件的存储格式、加密文件的保存方式等，遇到任何疑难杂症，需要相关工作人员协同参与合作，遇到法律问题和纠纷时也应该及时性地寻找到最佳的方案办法，为档案数字化建设工作的顺利进行奠定坚实的环境基础，同时还需要改变传统的管理观念，做到思想的统一性，从整体落实到每一个细节，将信息化的管理工作进行统一规范，规避重复性管理的现象出现，也杜绝了因职责不明确而产生的矛盾，更好地推进档案数字化管理工作的发展。

3.2 建立持续性的技术规划

做好技术攻关的相关工作，促使档案信息管理资源的合理配置以及互相连通。 毕竟信息孤岛是一个长存现象， 对于现如今的信息孤岛采取相应的集成方式，无法集成的则进行全年性的改造与升级。 通过技术手段解决部分信息孤岛问题。 在资源整合中，还要做好利益的权衡工作，做好协调工作的前提是杜绝信息孤岛的情况出现。 在档案信息管理之中，还要具备一个比较开放的思想观念，制定相关机制和政策来支持信息资源的相互联通，避免公共档案资源让某个人或者某一部门占为其有。

3.3 建立标准化的数字资源档案管理系统

标准化的操作能够保障档案信息的畅通无阻，简化很多不必要的烦琐流程。 在信息系统的开发建设之中，要对档案的以下几个方面进行统一规范标准制定，包括档案的标识、描述、管理、利用等，并将这些标准充分落实贯彻， 以保证档案数字化管理工作有条不紊地运行发展。在信息化大背景之下，档案管理工作并不是某一部门全权负责，而需要全校各个部门的联系、沟通与培养，唯有这样，信息资源共享工作才能做到畅通无阻，效果发挥到最佳。高职院校档案数字化管理的建设与应用仍然还是相对落后， 还有很大的改革和完善空间，以更好地适应标准化的管理模式。

3.4 建立数字化的公共档案系统

立足于高职院校档案馆， 以馆藏信息为基础，以规范化的档案体系建设为圆心和重点，利用互联网先进技术，为高职院校档案管理工作提供相应的帮助与支持，带来较强的实用价值，更好地推进信息资源共享工作。 积极引进国外先进技术及管理经验，纳入高职院校数字化档案管理的建设之中，定期更新优化互联网平台资源， 为用户提供更快捷的网络操作流程，既能满足用户多维度的需求，也能达到数字化档案管理的目的。

4 结语

互联网及大数据的契机之下，高职院校档案数字化建设与应用是大势所趋，有必要利用互联网优势整合管理，更好地提高档案保管。 充分发挥档案数字化管理的互联网平台资源优势，推动高职院校档案管理工作稳步向前发展。