浅议人事档案的归档管理模式

文·姜海燕

人事档案是指单位在招聘、录用工作中形成的符合归档要求的文件资料。它记录着职工个人的经历、学历、政治思想、品德作风、业务技术水平、工资待遇、考核及奖惩等相关内容，是历史地全面地考察职工的重要依据。管理人事档案需要档案管理人员有高度的责任心和严谨的工作态度，严格做好人事档案的鉴别、整理、归档、保管工作，严格履行查阅、借阅和转递手续，保证人事档案收集齐全、整理规范、归档准确、保管安全、利用方便。

一、人事档案的类别

（一）人事档案按人员身份分类

一是干部档案。包括国家统一招收并分配的大中专毕业生，党政机关通过招考录用选拔的公务员、选调生及事业单位公开招聘的事业编人员，部队军转干部人员及其它符合干部身份的人员。

干部档案可分为学生材料和干部材料两种。其中学生档案材料包括考生报考登记表、高校学生学习成绩表、毕业生登记表、授予学位材料、报到证副本、高中学习期间材料、入党入团材料、在校期间的各类奖励材料。干部档案材料除上述材料外，还应包括劳动（聘用）合同、工资材料、职称材料、考察材料、年度考核、工资晋升、入党团材料、各类表彰奖励材料及其它相关材料。

档案管理人员在接收此类人事档案时，要逐一进行审核，按要求进行归档管理。档案中有缺少的内容要及时进行协调沟通，需要本人提交或单位证明的材料要尽快进行补充归档。

二是工人档案。工人身份目前指在机关事业、企业单位中从事工勤岗位的人员。一般通过人事部门办理的招聘、吸收、接纳等方式录用。可分为两大部分，一是机关事业单位的工勤人员、技术工人还有部队复转士官或通过其它方式录用的人员；二是企业通过招聘等方式录用的人员。现在企业中干部身份与工人身份在人事管理上逐渐弱化，在企业中基本是按照岗位来划分。

工人档案也是包括学生档案和工人档案，其中学生档案与干部档案中的一样。工人档案除上述材料外还包括劳动（聘用）合同、工资材料、职称材料、考察材料、年度考核、工资晋升、加入党团材料、各类表彰奖励材料等其它相关材料。档案管理人员在接收此类档案时，也要逐一审核，严格归档，认真交接。

（二）人事档案按内容分类

一是履历类。包括人事资料表、个人简历、体检表以及学生时期和工作时期的变动等各类证明材料。这些材料是档案的基础材料，也是干部与工人、专业技术人员与工人的区分证据。

二是自传材料。指由本人书写叙述的，包括本人学习简历、工作经历、家庭情况、社会关系及政治思想、道德观念的变化过程记录。这类材料随着时间的发展不断进行补充，可体现职工本人的思想动态和人生节点。

三是考任类。指对个人的考核鉴定、总结报告、干部考核和民主评议等综合材料，还包括干部任免、职工调动的材料，以及先进评选、内部表扬或者处分材料。此类档案中的考核材料、民主评议、先进评选等资料基本每年都有新材料补充归档。

四是学历和评聘技术职务材料。包含个人报考高等学校的相关登记表、审查表等；大中院校毕业生的登记表、高校招生登记表、学生学习成绩表、学历、学位证明、学生派遣证、报到证及在校期间取得的各类发明创造、科研成果专利、著作或受到过的表彰、影响重大的论文等。这类材料涉及到职工见习期满转正定级、评审专业技术职务等，在借用时要做好登记并及时督促返还。

五是劳资类。包括行政职务工资调整的各类材料，专业技术职务任职资格申报表、晋升、聘任专业技术职务的材料，工资调整、工伤、福利、考勤资料、离职、劳动关系以及相关劳动合同及补充协议等。这类材料既是工资套改的依据，也是办理退休工资的依据，平时要延续好工作程序，工资进行套改或是变动后要将此类材料及时存入个人档案中。

六是政审材料。招聘、提拔或是调入时要进行相应的政审工作，审查职工历史情况，形成政审材料报告、审查结论、上级审核批复、职工本人对结论是否认可等说明材料及相关证明材料。包括入学、入团、入党、参军、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、参加工作时间的组织审查材料及所依据的证明材料；个人的表彰奖励及违法犯罪材料；家庭成员及主要社会关系政治历史情况的证明材料。这些材料既反映职工本人的政治情况，又为其家庭成员政审提供依据。

（三）人事档案按是否在职分类

一是在职人员档案。指在单位工作，并由单位支付工资的各类未办理退休手续的人员档案。这类人员档案按所在岗位部门进行分类，便于查阅方便。

二是离退休人员档案。指办理退休手续后的人员，将其相关的退休材料进行归档。

（四）人事档案的其它分类

人事档案可按姓氏笔画分类，也可按地区、单位、晋升等级等分类。若是单位职工人少，没有基层单位，可以按职务级别等分类。

人事档案分类存档是归档管理的重要环节。人事劳资部门的档案人员必须以单位职工花名册中员工编号进行编号分类。单位或企业有基层部门的，以职工所在部门划分再进行细化分类、编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记，50个档案做一个大标记，以方便查找。

二、人事档案的收集、归档、保管

人事档案的收集。每个人从高中阶段起就生成个人档案，在就业之前都是学生档案。就业之后，学生档案转为人事档案，办理入职、招聘时要按程序要求进行调档、归档。

人事档案工作应建立统计、登记制度，及时建立档案名册。每半年检查核对统计一次档案，主要审核档案号和档案名册编号是否一致。

对该归档的资料档案管理员应及时立卷归档。立卷归档时，要认真鉴别材料，字迹要清楚，手续要完备，以保证档案的真实性。一般情况下，职工档案材料尽量使用A4纸，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔、复写纸、热敏纸等进行书写。对员工进行考核、任用、奖惩等形成的资料，人事档案管理员应主动收集、及时登记，以保持档案的准确性和完整性。

区分保存价值，是人事档案立卷归档原则中很重要的内容。人事档案因内容重要程度不同，所起的作用和保存价值也不同。笔者认为，凡是能反映职工在工作中、年度内基本历史面貌的重要材料，例如个人奖惩、职务任免及年度考核、职称评审，都应及时存入到个人档案中，并按要求区分其价值和作用。所以人事档案管理人员要熟悉本单位工作性质、职能、组织机构、人事变动等相关工作，科学有效地分类归档，方便日后查找利用。

三、人事档案的查阅规定

人事档案除特殊情况下不外借外，一般情况下可以查阅利用，只是查阅时应事先做好档案查阅审批和登记手续。若是因工作调动、政审或法院查证等外来人员查阅档案时，必须是两位工作人员以上，出具单位查阅介绍信、查阅人身份证、填写档案借阅登记或借阅申请单方可进行查阅，并不得复印拍照。查阅档案时不得用笔圈划、涂改，更不允许抽取、替换档案。查阅者不得泄露档案内容。职工本人不得借用、查阅、经手或传递本人的个人档案。

人事档案工作是一种特殊类型的档案工作，应对档案管理员定期进行培训，并敦促其积极参加档案管理部门组织的档案业务学习，提高档案管理人员的业务能力和水平，堵住人事档案工作中的各种漏洞。