OA办公系统在疾控信息化建设中的应用

刘祺

（天津市滨海新区疾控预防控制中心 天津市 300450）

1 疾控信息化管理中应用OA系统的必要性

随着疾控中心的业务不断扩大，在组织的内部、组织结构与职能等方面也需要不断地调整，而疾控中心的各个业务部门工作划分越来越细，对工作人员的业务能力也提出了更高的要求，如何有效地对工作人员的工作流程进行控制与记录，成为疾控中心面临的主要问题。采用OA 办公系统来协同办公，可以有效地提高工作人员的效率，保存操作日志，从而能够明确地对疾控中心的工作流程进行控制，及时发现中心工作人员的工作流程是否存在问题。由于业务的精细化，工作人员在操作过程中无可避免出现遗漏，影响工作判断，还容易出现信息传递错误的情况，而疫情防控情况瞬息万变，如果不能有效地对出现的错误信息进行处理，就会影响着疾控中心的工作质量。在传统的疾控中心信息管理中，存在信息传递与审批较慢、效率低、办公流程比较复杂、工作质量不高等缺点，从而也导致疾控中心公信力下降。因此，疾控中心实施信息化办公手段，对疾控信息管理进行优化处理，提高疾控中心的管理效率势在必行，也有利于转变疾控中心的管理模式，提高疾控中心的信息化水平。疾控中心是由多个部门组成的技术服务机构，需要收集不同医疗机构关于疾病预防与控制、公共卫生检测、食品安全检测等相关信息。OA 系统的优势与传统办公的对比，如表1 所示。

疾控中心部门较多，管理难度高，采用OA 办公系统能够对疾控中心的现有资源进行整合，将中心的硬件、软件、知识资源、人力资源等融合在一个统一的平台上，方便疾控中心的各个部门共享资源，而且资源流通的速度可得到明显提升，明显提高办公效率，对文件审批、流转的效率也会明显提高。OA 办公系统能够对每天的操作过程进行记录，便于工作人员进行查询，从而也方便工作人员查询自己工作过程是否存在失误，提高了疾控中心的办公流程的规范性、协调性和紧密、有序性，对提高疾控中心的办公效率具有十分重要的作用。

2 疾控中心OA办公系统的模块设计

在疾控中心采用OA 办公系统，可使疾控中心的数据进行在线控制与管理，实现真正的网络化办公，从而能够转变疾控中心的管理模式，实现各类数据高效、规范地管理，不仅能提升疾控中心的管理效率，还能控制疾控中心的人力、物力、财力成本，降低单位的资源消耗，有利于疾控中心知识系统的优化。结合疾控中办公系统的要求，构建如图1 所示的系统结构。

2.1 职工登录模块

随着国家关于在事业单位采用网络化、无纸化办公的倡议，获得广泛的响应，在医疗卫生单位改革中，采用网络化、无纸化办公已经成为基本的要求。职工登录模块主要包括用户登录管理与用户修改密码验证等功能，在用户登录后，系统会根据用户的级别，自动为用户分配权限。系统通过超级管理员为每一个员工建立初始账号与密码，用户在第一次登录后，系统会提示用户必须更改密码，在用户确认修改密码后，才能登录系统，进行相应的操作。采用这种方式，能快速地实现各类数据高效、规范地管理，对快速的实现疾控中心的用户管理。

表1：OA 办公系统与传统办公对比

图1：疾控中心OA 办公系统的结构示意图

2.2 用户管理模块

用户管理模块，主要包括组织机构管理与人员信息管理两个部分，由于疾控中心的用户比较多，需要对不同的下属单位进行管理，为了提高协同办公的效率，就需要为系统的用户分配账号，便于不同的用户能够登录系统查询与其相关的业务信息，针对组织机构的信息管理需要针对疾控中心的需要，完善系统开发的基本信息的管理。

2.3 授权管理模块

主要包括人员授权与角色授权两个功能，人员授权主要针对疾控中心的内部工作人员，可以将用户分为普通用户、管理员、超级管理员，通过人员授权的功能，可以为不同的部门的员工分配不同的权限。针对当前移动办公的需求，系统还开设了移动办公接口，方便工作人员能远程利用OA 自动化办公系统，还能方便工作人员对疾控中心的数据进行快速的统计；且OA 办公系统不受办公时间和场所限制，在遇到问题时，工作人员可以利用移动设备随时、随地进行办公，从而使得工作人员的办公更加高效、便捷。

2.4 公文处理功能

主要包括流程定义、公文处理、流程审批等功能，由于疾控中心的数据比较多，要面对各医疗卫生机构、各协查机构的病案信息等，采用纸质文档来流转、保存数据不仅浪费资源，还降低了办公效率，采用OA 办公自动化系统在文档管理中具有更好的组织、管理作用，管理制定相应的管理流程，可以通过加密电子文档的方式来保证行政办公信息和病案信息的私密性和系统性，使得上述信息管理更加系统，用户在资料检索、查询时更加方便，数据处理更加高效、便捷。工作人员直接通过OA 办公系统对期望数据进行检索，系统针对用户的目标内容进行快速定位，大大降低了人工查阅的时间，也能够提高公文处理的流转效率。

2.5 业务自定义功能

根据疾控中心工作的需要，管理可以自定义OA 办公系统的业务处理方式，方便疾控中心的工作人员能够在线进行交流，采用实时通信工具可以进行语音、视频交流，提高了办公的效率。疾控中心采用OA 办公自动化系统，工作人员在办公过程中针对疑难问题，采用即时通信工具直接与上级有关部门和专家交流、咨询，疑惑解答速度更快，同时还能快速地向上申请与反馈信息，方便后续工作进一步推进。另外，疾控信息的OA 办公系统还能实现知识共享，便于系统内的工作人员共同维护相关的信息，可让各部门工作人员和管理领导参与其中，从而达到在线培训，强化记忆，协同办公的目的，促进疾控中心信息化发展。

2.6 一周工作安排

上级部门通过系统发布一周工作，工作人员在接受工作任务之后，依据领导布置的任务来完成工作，疾控中心OA 办公自动化系统，能够自动生成工作日志，相关的部门领导能够实时查看工作人员的工作完成情况，便于对相关业务工作进行实时跟进。OA 信息化办公系统在业务处理过程中通过相关技术支持，可以对系统产生的庞大数据进行整合处理，非常方便工作人员对复杂的信息进行分类，可实现公文流转、跟踪、修改，随时把握工作进度，对工作人员没有完成的工作，及时提醒逾期未完成工作，督促工作人员能够按照时间的要求，来完成具体的工作，提高疾控部门的工作效率。

3 疾控中心OA信息化办公系统的具体应用

3.1 业务工作流程平台

疾控信息化OA 系统的应用，有助于疾控部门的管理人员能够明确管理的重点与工作的重心，利用OA 自动化办公系统，可以按照疾控中心的工作流程进行制定，经过部门的领导审批后，形成固定的工作流程，利用这个流程来界定各个部门、科室的工作范畴与责任，能帮助各个工作人员熟悉自己的工作内容，并且能够按照具体的要求确保完成工作的效率和质量。利用OA 办公自动化系统及时发布疾控中心的动态、公告、工作流程与规章制度，使得部门工作更加透明化，也便于领导能及时了解与掌握整个中心的业务工作情况。针对疾控中心的各项复杂业务，办公自动化系统的应用实现了行政办公与疾病防控、公共卫生业务处理的有效结合，而且利用OA 自动化办公系统还能与疾控中心的实验室管理系统进行整合，充分整合后各个系统之间的数据信息相互关联，建立完善了疾病预防控制数据信息系统，便于为工作决策提供数据支持，有利于疾控中心的“去孤岛化”，促进各个系统间的数据交流工作与数据整合。利用OA 办公系统的即时通信功能，可以随时随地沟通、异地办公，使疾控中心的工作效率更高。采用OA 信息化办公系统，可以有效地对疾控中心的员工进行规范化管理，一次性对员工进行信息化系统操作的培训大大的降低了培训成本。利用OA 自动化办公系统，可以协助疾控中心制定完善工作制度，在提高疾控中心工作效率的同时，快速地对工作人员的工作情况进行追踪，保证工作人员能够快速高效完成工作。

3.2 内部邮件平台

疾控中心的OA 自动化办公系统为了保证内部人员信息交流的安全性，设计了内部邮件管理系统，每一个工作人员可以根据工作需要创建自身的内部邮件工作平台，一旦工作人员收到相应的邮件，邮件管理功能就会自动给予工作人员以提醒，提醒他们及时查看收到的邮件，从而有助于内部员工发送、接收、应答其他科室邮件，实现不同工作人员之间的信息相互交流，协同完成相应的工作，这种自动化邮件处理方式使得疾控中心自动化办公系统更加信息化、科学化与高效化，从而也能有效地避免了传统纸质信息降低办公效率低下的弊端，减少了对纸张的浪费，并且降低了成本，提高了疾控中心的工作效率。而且利用OA 办公系统的内部邮件管理系统，有助于规避各种网络垃圾邮件，提高邮件系统的安全性，也能保证内部信息不会轻易被披露或者泄露、丢失，促使疾控中心的内部信息管理更加规范、安全。

3.3 公文管理平台

疾控中心信息化OA 办公系统可以有效地对中心内部的文化进行规范化管理，通过创建公文管理平台，设置相应的公文阅读管理模块，为不同的工作人员设置不同的权限，这样在公文传递的过程中，不同层级的工作人员就能够接收、传阅、发送不同的公文，不仅避免了大量工作接收与传送的等待时间，还有助于更加方便、快速地查询与归档文件，提高内部公文流转的效率。同时随着公文管理功能的不断完善，工作人员还可以上传各种文档，使用控件便于工作人员批注、修改，在某一个工作人员收到公文时，还可以对其进行登记、批注、分送、修改与归档等；对于发文的流程和表单管理，系统管理员可以根据需要进行自行定义，并且不限数量，根据需要对公文的发送进行文号、流程、模块等进行编写，使得各个模块之间联系紧密；同时，根据内部工作人员的需要，完善系统对文件的错误修改、重发、补发，追踪公文流转，使得公文流程更加完善、规范与安全。

3.4 医学科研项目管理平台

为了有效地对疾控中心的医学科研项目进行管理，利用OA 办公系统搭建医学科研项目管理平台，可以有效地对整个项目的全生命周期进行管理，对项目的收支、项目的进度等进行全面管理，从而能够更好地保障项目运行，也能保证疾控中心的各个科室的业务与财务部门步调一致。而且利用OA 信息化办公系统实现疾控中心的科研资源共享，能最大限度地发挥内部资源共享效率，利用OA系统科研为疾控中心科研管理人员提供科研信息的申报，提高申报效率，简化科研申报程序，科研工作人员只需要通过流程表单实现基础信息的录入，对科研信息进行信息整理和修改、信息审核、信息综合查询即可，及时发现科研项目需要的信息，从而为科研工作者提供准确的信息支持。

4 结束语

疾控信息化OA 系统的应用不仅提升自身信息化基础实力，配合上级工作，坚持卫生信息化建设的基本原则，统筹兼顾，加大投入、注重效益，着眼于信息化对工作的协调作用，不仅降低工作繁琐度，提高工作效率，使疾病预防控制中心信息建设更全面到位。