后疫情时代下的社区共享办公空间设计研究

李剑云 马宏宇

关键词：共享办公 空间设计 后疫情时代 系统化设计 可持续设计

引言

近年来，共享经济与商业地产行业的结合，促进了全球共享空间的发展。共享经济模式已经渗透到各个商业领域和人们日常生活的各个方面，推动着各个行业的发展。2019年末及2020年初，一场突如其来的新冠肺炎疫情席卷全球，人们开始格外重视公共健康与安全。随着防疫常态化的出现，防疫与办公如何结合，已经成为摆在人们面前不得不思考的问题。因此，借助现有共享办公概念，如何设计能居家办公的共享空间显得十分必要。

一、共享办公空间设计现状

（一）共享办公概念

共享办公空间（Coworking Spaces），又称联合办公空间。指从事不同行业的不同人群共同使用同一空间作为办公场所以及社交、活动平台。共享办公的概念最初起源于上世纪90年代，最早共享办公空间是位于德国柏林的C- base。C-base的设立的最初目的是软件工程师们为黑客们提供一个可以一起工作的场所。几年后，Bernard De Koven第一次提出了“共同办公”的理念，并且用“联合办公”这一词汇作为该方式的总称。2005年第一家正式的共享办公空间——Spiral Muse在美国旧金山由Neuberg创立。一年后它被全球第一家自称“共享办公空间”的“TheHat Factory”取代。

2008年，共享办公传入国内并开始不断发展。2014年，随着国家“双创”大力推进，中小微企业大量涌现，对办公场所的需求量急剧增加，共享办公空间迎来迅猛发展机会。2015年被称为我国“联合办公元年”，各种形式的共享办公空间在北上广深等大城市涌现，共享办公空间的发展迎来了首次高潮[1] ，出现望京SOHO、SOHO3Q、上海复兴广场SOHO等典型共享办公空间[2] 。

（二）共享办公空间发展趋势

随着信息化数字经济的到来，创新、协调、绿色、开放、共享的新发展理念深入人心，加上政府对于共享经济模式的大力支持，用户群体的需求升级，共享办公空间的设计和商业模式开始出现新的发展趋势：

1.行业规范更加标准，用户定位更加精准。在近些年的爆发式增长和扩张之后，国家对共享办公的行业标准更加重视。共享办公的运作模式越来越规范，其定位也更加精确细化，例如出现专属于某职业或女性用户的空间等;2.与其他行业领域之间的合作更加深化。共享办公已经开始为用户提供额外的个性化服务，例如通过与零售商、互联网公司、家具行业等传统服务行业之间合作，满足客户的个性需求、生活方式与习惯。3.趋向社区化发展，注重与生活结合。人们生活和出行的范围相对固定，在社区周边设立共享办公设施更符合人们的生活和出行方式。为了顺应互联网+时代人们工作和生活界限日渐模糊的趋势，共享办公行业开始推出集生活服务、工作于一体的综合空间解决方案。4.加强绿色设计，注重环境保护。在城市的钢筋水泥中，拥有充足绿化环境的空间设计能更加地吸引用户群体[3] ，越来越多的共享办空间开始加强绿化布置，讲究环保理念。

（三）典型共享办公空间设计分析

WEWORK是国际知名的联合办公空间、办公场所租赁公司，为创业者提供共享辦公服务。其主要的经营模式为：租下整栋办公楼，之后对空间进行合理化改造，接着以高于本金的租金，转租给个人或者公司[4] 。WEWORK提供灵活方便的工作空间以及相应的服务技术，意图促进人和公司的自我发展和业务发展，给正处于创业初步阶段的用户提供实惠的办公场地，给SOHO族或者其他有需求的用户提供短期办公场所。

WEWORK的经济模式其优点是投放成本和维护费用较低。除了租金WEWORK还增加广告服务以获得收入;经济模式缺点主要集中在WEWORK为了吸引顾客不断地进行租金价格战。WEWORK最大的支出是租地支出，这种重资产的商业模式具有极大的风险，租金成本会随着市场、房产经纪的波动而大幅起伏。

WEWORK共享办公空间设计采用非固定、开放式的办公布局，有隔间式的较隐私的办公空间、多人集中的开放办公空间、会议室。其内部有完善的服务设施以及休闲区域空间，提供基础办公、社交场所和举办活动的场地，用绿化点缀空间。除了硬件设施，WEWORK同时会提供诸如饮品等软服务设施。不同地区的WEWORK采用具有当地地域特色的设计风格，在个人与团队办公、开放与隐私之间做巧妙平衡处理。WEWORK共享办公空间如图1。

（四）我国共享办公的主要不足

虽然当前我国共享办公空间发展非常迅速，但存在一些不足和问题：1.共享办公空间行业地域发展不平衡，且各地域行业发展水平相差较多。目前国内的共享办公空间诸如SOHO3Q、优客工场等大多集中在北上广地区，在选址方面有明显的集聚效应，呈现出区域性发展失衡情况，在二三线城市，共享办公空间却很稀少，其市场所占比例较小[5] 。2.共享办公空间行业极度依赖客户。该行业的主要资金来自于用户支付的租金，但目前用户黏性不够[6] ，资金链不完整，这是该行业面临的普遍问题。3.共享办公空间在租赁成本方面存在经济风险。近些年国内大部分城市的楼价、租赁价格不断提高，行业的维持和发展需要租赁空间，如何维持并发展行业项目的同时增加盈利，保持租赁成本相对平稳，这些都是共享办公空间行业需要去考虑的的难题。4.共享办公空间行业尚未探索到可持续商业模式。在国内大部分的共享办公行业中，资金来源都以场地出租为主，政府的扶持资金和其他增值服务为辅，这样盈利能力较差且相对单一的资金模式使得行业的兴亡由租客的入驻率决定，让许多相关企业面临较重的资金周转压力。

二、社区共享办公空间需求分析

（一）共享办公空间基础需求

由于人们经历了此次疫情的居家办公时期，大家在居家办公方面产生了新的问题和需求，对于共享办公也具有了一定的了解和新的想法。经过前期相关背景资料调研分析，得到用户对于共享办公空间的基础功能需求如下：

1.保障基本隐私：由于办公性质，用户的工作内容会涉及到企业或者政府的私密文件资料或者个人的知识产权。根据现有的心理学研究表明，人们拥有领域性心理——即占领一个区域或者空间并将其私密化，供自己操控支配，这样的心理给人们带来安全感和归属感。目前的共享办公空间，都采用的是开放式空间，隐私性相对较差。调查表明，较差的隐私性是一部分用户不愿意选择这种模式办公的最主要原因。

2.满足基本交流：人们不仅有空间私密性的需求，同时也有交流合作的交互需求，这两者并不矛盾，但是现有的共享办公空间却很难实现这一点。人类是社会性的，交流沟通是不能缺少的，在交流沟通中能够获得对周围社会环境的认知和联系，同时能够刺激思维的活跃度以产生创意与提升效率。尤其是对于从事设计创意类工作的用户人群，他们通常需要和他人交流来获得灵感，不断创造新的思想，这就决定了人们需要人际交互的工作性质与办公需求。

3.可进行休闲娱乐：共享办公空间的原始形式其实就是咖啡馆、餐吧等休闲娱乐场所。在这些场所，人们可以分享经验、交流讨论问题，休闲性的场所能够提供不同于传统办公的轻松氛围，对于员工之间的交流有极大的推进作用，较小的工作压力、趣味性的环境，会促进工作效率的提升。

4.可实现资源共享：传统办公空间和共享办公空间的区别在于共享，空间和时间上没有隔阂，任何人都可以使用任何资源。共享办公促进了企业主、劳动者利用社会资源，创建借助有限的社会资源实现更多经济效益的共享经济新生态系统。共享办公空间提供了容纳用户这些活动的资源平台[7] 。

5.可灵活租用：对于企业、创业者来讲，其资金成本大部分集中在办公场地的租用上面，而場地的租用时间由合约固定，如果受到例如疫情的影响，造成办公场地的长时间闲置，其损失对于企业来说是巨大的。共享办公空间满足了灵活租用的需求，降低公司大部分支出成本，选择共享办公空间是重新定义办公空间界限的明智选择。目前国内外的共享办公空间通常按月、周进行短租，少数按天出租，该模式既可以节约企业资金、日常管理成本，尤能减少租客压力。

根据用户群体反映的紧急、短时办公需求，和疫情时期居家办公情况，现有共享办公空间不能满足在外拥有进行短时办公的空间的紧急需求，不能满足在后疫情等特殊时期减少与他人共处同一空间的情况以及减少管理方对于空间的管理。综上所述，为了满足用户群体新的需求，现提出“社区共享办公空间理念”——即位于社区内或附近以及公共场所周边、按小时计费、无人化管理、保证隐私性的半联通空间。通过相关文献查询，目前为止尚未出现相关概念的共享办公空间设计。通过上述分析，此设计理念具有较高的创新性与可行性。

（二）基于KANO模型的调研分析

基于以上基础序曲，为确定目标用户群体对社区共享办公空间的具体需求，本文采用KANO模型分析发对用户进行进一步调研，以对需求进行分类和确定优先顺序。

1.调研对象：目标用户为对社区办公（公司之外办公）和紧急办公有需求的人，如SOHO族、白领、学生等，其中SOHO族为重点。用户需求产生在家中情况不适合办公、家中缺乏办公必备品、紧急在外有办公需求但无办公地点、需要与其他人合作办公或者需要暂时休息等情况下。

SOHO族是指不受时间、场所和发展空间限制，能够根据自身的喜好选择工作的人群[8] 。SOHO族的办公方式与传统的办公方式有很大差别。他们不把时间浪费在通勤、办公室，做自己热爱的事情，有的当自己的老板。他们是当今时代的走在前沿的办公人群。SOHO族与传统上班族最大的不同在于不再明显地区分工作与生活，将办公与居家进行融合[9] 。

2.调研方法：本次研究通过线上问卷的方式。为确定用户需求和产品功能，制作了相关问卷，问卷内容包括用户对于居家办公的看法与需求、对办公设施功能的期望、对办公环境的要求、对设施的意见以及接受程度等等。最后收集并采用KANO模型分析问卷结果，整理并得出关于用户需求的数据统计结果。

.调研结果分析：通过问卷统计图结果可以计算得出各种功能属性并将其分类，为确定功能影响程度，结合B E T TER- WO R SE公式：BETTER/SI=（A+O）/（A+O+M+I）、WORSE/DSI=-1*（O+M）/（A+O+M+I）。计算出两个值得到BET TER-WORSE图如图2。根据BETTER-WORSE系数值，将散点图划分为四个象限，以确立需求优先级，以多个需求的SI和DSI的平均值作为中心点，BETTER值作为纵坐标，WORSE的绝对值作为横坐标将需求带入。得到KANO散点图如图3。

由图可以得出：文具、桌椅属于必须型——在优化必须属性时，用户满意度差别不大，但若不提供时将会降低;绿植、置物架、休闲等属于魅力型——当提供魅力属性时，用户满意度出现大幅提升;科技设备、小组讨论空间属于期望型——当提供期望属性时，用户满意度会提升;茶叶、咖啡属于无差异型——当提供无差异属性时，不会出现明显变化。

三、社区共享办公空间设计思路

为了改进现有共享办公空间的不足和满足当代人群对于共享办公空间产生的新需求，结合用户调研分析，社区共享办公空间的设计思路如下：

（一）系统化设计

社区共享办公空间包括线上平台和线下实体设施两种运营方式，人们可以通过线上APP查看周边设施的空余情况，进行线上预约，然后前往最近的线下实体;同时人们也可以自行前往附近的设施，找到空余位置，在门口扫码后进入空间。设施的供应合作主要包括设备供应商和周边零售商。设备供应商供应设施内所需要的办公用具、设施等，零售商在设施周边投入零售机或者小店以满足人们的饮食需求。其资金来源主要包括用户、广告方、设施需求方以及合作的供应商。其设施运营主要是社区管理方，以及政府的相关监管部门。具体的设计系统图见图4。

（二）紧贴用户需求

建立一个合理系统的首要要求是确定用户的需求，对目标用户进行前期用户调研与访谈，结合用户与设施的交互过程，得出用户使用过程中的核心需求进而实现功能上的优化，即社区共享办公空间所具有的功能亮点：具体的需求转换过程如图5。

1.小组讨论。根据人们对于小组工作上的需求，赋予设施小组、多人办公的功能点。2.消毒清洁。根据人们对于设施环境卫生的忧虑和疫情，得出设施内定时清洁、用户离开后自动消毒杀菌的功能点。3.周边零售。根据人们办公过程中对于饮食的需求，得出周边零售设施的功能点。4.配备电子、办公设备。根据人们对于设备以及必需的办公用具的需求，得出需要一些特定的必备用具。

（三）商业化运行

为了确定共享办公空间的商业合理性和模式，从价值提议入手，全面客观地展现提供给客户的核心产品和服务，推演出更合理的新模式，明确核心价值并确定收益来源和关键活动，使商业模式能顺利实施及长期存在，根据成本和收益来源确定商业合理性。设施运行的收益来源主要是空间租金、合作零售商的资金投入和利益分成、合作广告商的广告费及推广费、加盟费等;主要成本结构主要是空间的运营成本（水电、地段租金等）、运输成本（办公用具、家具等）、内部设施购入费用（办公用具、家具）、推广设施的广告费用、监管设施运行的人力成本（监管、保洁、维修等）、设施本体的制造费用（设计、工程制造等）;合作伙伴主要包括用户、零售商、广告公司、自媒体、社区管理运营方、供应商、电信公司、水电公司、政府监管部门等;客户群体主要面向SOHO族、企业主、白领、学生、暂时需要个人空间的人群等;其中的客户关系主要分为合作、租用、加盟、购买;销售渠道分为线上+线下模式、共享。最后得出设施运行方式、共享的经济模式。其商业模式如图6。

（四）注重相关参与者

参与者是设施的基础和贯穿整个系统的成分，了解相关参与者及关系是了解整个共享办公空间系统运行模式及过程的基础，其共享性使得人与设施之间的互动成为最主要的活动，因此对相关参与者及关系进行罗列整理是设计整个系统的基础所在。主要参与者包括六个方面：使用者在上文已经提到，在此不加赘述;政府部门主要有水电、监管部门;供应商主要有场地提供者、周边零售、办公设施、网络水电供应;运营方主要有网络运营、保洁维修人员、社区管理人员、零售商等;科研机构主要有内部空间结构人员、制造工程人员、外观设计人员、地质勘测人员等;传媒集团主要有广告品牌方、公众号、推广博主。其相关参与者关系如图7。

四、社区共享办公空间设计方案

根据上述设计思路，提出I -WORK SPACE社区共享办公空间设计概念。

（一）运行模式

1.通过按时间计费的方式，对共享办公设施内的空间、所有资源进行使用，用户可以通过扫码来选择自己想要进入的座位空间;2.可以提前线上查找附近设施和空余座位，以防用户到达地点后设施已被占满或者找不到附近的设施;3.在设施内的合法活动不受限制，共享办公设施、桌椅、打印机等资源;4.用户群体不受限制，各类人群都可通过扫码进入空闲空间;5.设施服务全国连锁，全国范围内资源空间共享;6.对于空间的使用时间没有限制，且在自己的使用时间内，可以随意出入[10] ;7.提供可以进行多人办公交流的环境，设施的空间可连通性，可以让人們进行协同办公。

（二）相关人机分析

办公空间设计需要根据中国成年人人体尺寸和人在坐姿、站姿时的行为状态和行为尺度。如，空间隔板把手的高度根据人在站姿的时候较方便区域尺度来决定;空间中部的打印机的高度由人在站姿的时候最方便区域尺度来决定;空间中的桌面最大长度由人在坐姿的时候最大能触及区域范围的尺度来决定;桌面和座面高度则根据人在坐姿时的身体状态尺度决定。通过对I-WORKSPACE中的人机关系进行分析，得到空间尺寸、内部设施尺寸的关系和具体数值，最终人机关系及尺寸如图8、9。

根据国家标准GB50034-2004对于符合光线标准的工作面照度规定，空间中的光线照度为300或500lx。过强的光照强度会让人视觉疲劳甚至目眩，过暗的光照强度在电脑办公的过程中会增强电脑屏幕的光线对于人的眼睛的刺激程度。根据人在办公时的灯光位置参考图如图10，可以确定空间中的主体环境光——顶光的位置还有办公桌上方的主要用光的位置情况。

（三）主要功能设计

1.空间可隔可通：I-WORKSPACE的第一个功能点是可隔可通的半联通空间，即将两个相邻空间中间的隔板拉下，实现两个独立空间的联通，既能满足使用者对于个人隐私空间的需求和后疫情时代对于安全距离的需求，又能满足使用者对于多人、小组交流讨论的社交及工作需求。其互通关系及方式如图11。

2.配套零售设施：设施周边配备零售设施，比如零售机、零售商店等，用户在有饮食需求的情况下，可以满足其需求。通过和零售商的合作，也可获得额外利润收入。

3.分布独立办公空间：在I-WORKSPACE主体空间周边分布着独立单体办公空间，由于其半开放的特性，所以此设施中不配备办公用具，只提供空间，相对于具有办公设施的主体空间而言，其价格会相较便宜，适合自己不需要多余的办公设施的人群，或者经济情况只能承受相对低廉的价格。外部独立办公空间如图12。

4.配备办公设施：前置的隔板拉起来便是一个共享打印机，方便直接取用。工作空间比较封闭，双层玻璃门可以起到隔音的作用，即使外面有人走动也不会影响。设施内配备办公必需品，比如纸张、桌椅等，还有绿植来美化办公环境。内部环境如图12。

（四）使用方式

1.现场使用：手机在门口扫码进入小程序（APP）——选择空余的座位——点击“开始计时”——设施自动开锁进入空间——结束后在小程序上结束使用，付款离开——订单完成。

2.预约使用：手机查找并进入小程序（APP）——查找附近的设施所在地并显示空余座位情况——选择空余座位进行预订使用（在特定时间内到达即可）——用户根据小程序

设施——点击“开始计时“——设施自动开锁进入空间——结束后在小程序上结束使用，付款离开——订单完成。（I-WORKSPACE线上APP低保真模型如图13）

（五）设计效果图展示，如图14

结论

关于共享办公空间，在设计层面，通过功能整合与空间变化，满足用户对功能全面化、空间多样化的需求;在企业层面，其在成本方面具有较大优势，提高企业竞争力;在环境层面，生产机械化、集中化和可持续的特点，有利于绿色发展;在国家政策层面，符合国家强调共享经济的发展趋势。本文针对共享办公空间设计提供了异于传统的设计模式，通过结合用户居家与在外办公体验，提出相应设计原则和策略，注重设计合理性、贴合大众心理，从功能需求层面完善内外部相关设施，发现协同办公的潜在需求，设计可变办公空间，丰富用户体验与办公形式。