大数据时代背景下的标准化档案管理新方法

孙悦

摘要：本文探討了目前档案管理工作中的问题，然后以大数据时代为大背景介绍了标准化档案管理新方法。

关键词：档案管理;标准化;大数据时代

大数据时代到来之后，档案管理迎来了新的技术性手段，档案管理信息化实现的进程又快了一步。但与此同时，现阶段档案管理行业之中依然普遍存在着一些问题，如缺乏创新意识、缺乏数据库、缺乏专业型人才等，这些问题的存在对档案管理工作的顺利开展形成了明显阻碍。为此，挂你人员在保存、整理档案时，必须保持高度严谨性，及时更新档案信息，以确保档案的实时性与完整性。

1目前档案管理工作中的问题

1.1档案信息安全系数低

随着信息化社会的到来，广大公民的信息变得更加完善、复杂、全面，为了更好的保护个人数据信息，提升其数据安全性，有关部门需进一步升级档案管理的安全性。一方面，可利用大数据技术提升档案管理水平，但是与此同时，它又为档案内各项数据信息的安全性带来了威胁。具体来说，有两大因素直接威胁着数据信息的安全性，其一为各种网络病毒与黑客的威胁，其二为档案管理工作中缺乏相关技术和人员。在这两大因素的威胁之下，大数据时代背景下档案信息数据的安全很难得到有效保障。

1.2对档案数据要求较低

一些管理人员对这项工作的要求不高，在采集数据信息时，直接采用宏观数据对中观数据进行分析，然后再到微观数据。大数据时代到来后，人们对数据信息的要求更高了，必须对档案数据进行全面的、具体的分析，所以管理人员需要运用大数据技术对档案信息进行管理，以更好的适应时代就发展的需求。此外，目前档案管理之中还没有形成完善的行业机制，一些管理人员在维权、安全上都缺乏相关意识，一旦出现信息泄露问题，根本无法采用有效方法进行应对，这样一来档案环境必然会越来越恶化，这对档案管理行业的持续性发展非常不利。

1.3缺少专门数据库

在大数据时代下，档案管理工作依然没有形成具体的规范与流程，此种背景下档案的存储、修改等环极易出现偏差和失误，甚至会造成数据信息丢失问题，尤其是后期服务监督跟不上，档案管理质量必然会受到极大影响。因此，管理人员必须具备收集、整理信息的能力，并且专业起专门的档案信息数据库，这样才能进一步提升工作效率。

2标准化档案管理的新方法

2.1规范档案管理标准

在标准化档案管理之中，必须明确档案管理标准。首先，在具体工作中，档案管理部门需制定出有关管理办法，进一步明确对采集、备份、归档、查询等功能需求，这里以备份功能为例来看，在管理系统中需建立备份制度，并指导管理人员根据该制度实施信息数据的管理，以确保档案信息的安全性;再拿资料归档功能为例来看，在系统上需明确规定出影像文件必须进行集中管理，并指导管理人员依据生成案卷的目录与编号等相关要求，将具体工作任务落实下去。其次，为了达到标准化管理的目的，相关部门需确定好分类管理的方法，要求管理人员做到问卷立卷不可跨年，并在各部门职责权限依据之下进行归档。

2.2加强基础设施建设

在标准化管理过程中，必须充分重视软硬件与有关设施建设工作，系统与应用软件是重中之重。系统软件建设需满足管理人员监控、调试与存储数据信息的要求，应用软件则主要用于满足管理人员对档案管理进程的实时了解，具体来说可按照档案管理工作中的业务要求进行开发。不仅软硬件建设工作，档案管理部门还要关注中心、异地机房等建设，同时兼顾好数据信息档案管理的有关要求，注意做好标准化管理的相关工作计划，将具体工作任务分解下去之后，明确软硬件系统建设的有关技术性标准要求，以避免增加技术接口成本、重复性建设等情况，以便于更好的开展档案信息标准化管理工作。

2.3建立智能化档案服务体系

在大数据时代下，档案管理工作应积极创新管理模式与方法，用专业化去带动档案利用，深入挖掘出档案的价值，从而更好的发挥数据档案的服务作用。所以，数字档案体现为功能性、小巧性、便捷性等特征，在档案管理中实现智能化管理的目标，最终形成管理、使用、价值转化等创新管理模式。与此同时，在新档案管理模式下，要积极利用云技术、人工智能与智能技术等新的信息化技术，打造出专业化的、一流的档案服务体系。以上创新可在原有档案信息化管理的基础上另外增加挖掘档案数据、分析档案数据的工作，以达到精确查询和利用，全面提升档案服务水平。

2.4积极转变档案管理观念

近年来我国档案事业获得了蓬勃的发展，但是其工作观念依然非常落后，不能很好的适应当前信息时代下对档案管理的多样化需求。这种情况下必须积极转变工作观念，根据地方实际情况优化档案管理体制，以全面提升档案管理的科学化水平。同时还要注意引进信息资源，进一步推进档案管理工作朝着标准化方向发展。此外，有关单位应对档案管理工作高度重视，强化相关人员的责任意识，科学定位其目标，以全面提升档案管理的有效性。

2.5开发大数据分析工具

大数据技术非常复杂、宽泛，一个行业要想把大数据引入进来，就必须把专业限制打破，与大数据公司积极合作。例如某电力公司，他们的专长是电力，而IBM研究院在行的是数据分析，虽然IBM科学家们富有满腔热情，但是他们对电力行业却一知半解，后来他们请来了一位懂电力、了解发展趋势的清华大学院士，如此形成了三方合作的局面。如果缺少和协同创新、开放性的思想，很难会实现这样的结果。因此必须与专业大数据开发公司、人才合作，才能为档案行业开发出适合其情况的大数据分析数据。

结语：

总之，随着大数据时代的到来，档案管理工作应来了发展的机遇与挑战，对于档案行业来说，应该努力抓紧该机遇，同时还要严肃对待这一挑战。相信随着大数据技术的快速发展，大数据必然会拥有更为广阔的发展前景，档案管理也会迎来更大的突破。

参考文献

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