智慧档案全生命周期中大数据技术的运用分析

【摘要】    随着社会经济的快速发展，现代科学技术也是日新月异。各项现代科技也被运用到传统的档案管理当中，特别是大数据技术的运用，使档案管理和服务越来越现代化。本文主要讨论了智慧档案全生命周期中大数据技术在的运用，并根据大数据在智慧档案全生命周期中的运用实际，从不同角度提出了运行架构大数据技术智慧档案馆的方法策略。

【关键词】    大数据技术    生命周期理论    智慧档案馆    架构与策略

引言：

随着时代的发展，随着人民生活水平的不断高，对档案信息的服务要求也越来越高。科学技术的日新月异的变化提升，特别是大数据技术的运用推广，为档案信息现代化改革提供了方向。许多这方面的专家学者顺应时代要求，纷纷开展了“大数据 + 智慧档案馆”的理论和实践研究。

通多大量的研究，我们可以认为能被成为智慧档案馆，就应该具有“档案馆信息化全面化、馆藏资源管理精细化、档案业务实现感知化和档案信息服务知识化”四个特征。而大数据技术在档案管理中的深入和广泛运用，使得档案业务感知化覆盖到了整个智慧档案全生命周期。融合了大数据技术的档案管理，深刻影响着现代档案管理的所有环节，是今后档案管理改革的方向所知，使档案管理走向现代化，走向信息化，使之达到最高的工作效率，达到最优的服务效果。

一、大数据在智慧档案全生命周期中的应用过程

智慧档案馆的出现与完善，与现代科学信息技术的发展有有着密不可分的关系。特别是大数据技术，已然成为了支撑智慧档案馆发展的的首要技术。大数据技术的运用使得智慧档案的“收、管、服、用”愈加的规范化、科学化、智能化。大数据技术数据不仅计算模式丰富，而且具有储容量大、类型多、速度快等诸多优点。特别是在这诸多优点之上，还拥有强大的数据分析和挖掘功能。这些优点与智慧档案馆要对对大量数据进行分析，对海量知识进行挖掘的实际需求十分契合。

1.1大数据技术与档案收集

大数据技术具有强大的信息数据收集功能，极大地提高了档案收集的工作效率。利用大数据技术进行档案收集，可以实现档案的实时收集，这是档案收集最理想的一种方式。与此同时，大叔级技术还拓宽了档案的收集范围。利用大数据进行收集的信息量是呈几何倍数的增长，并不是简单的加法。

利用大数据技术，不仅能收集海量的数据资源，同时还能对这海量的数据进行处理。建立电子档案大数据平台，就可以实现对海量数据资源的智能化处理。智慧档案馆的电子档案大数据管理平台，是文档一体化的。其中重点要发展 RFID 技术，它能够实现海量档案的收集记录、分类整理、编目存储、区位存储。而且，在把文件转化成为档案之后，可以对档案进行盘点、分类统计，还能记录档案的使用频率。在没有将大数据技术引入档案管理之前，要对海量的数据进行筛选，无异于大海捞针，工作效率相较于大数据时代极其低下。但是有了大数据技术，档案的收集和筛选由大数据技术的数据分析功能来掌控，比单纯地进行人工筛选要精准得多，便捷得多。

1.2大数据技术与档案保管工作

智慧档案馆的云平台，就相当于传统档案管理中的档案保管工作。智慧档案馆的云平台具有巨大的存储空间，而且云平台的储存空间是虚拟的，不像传统的档案保管需要巨大的实体空间。大数据平台不仅仅能够进行数据的存储，同时，还能对数据进行分析和挖掘等，这些“看不到的工作环节”大大提升了智慧档案管理的效率。

我们面对海量的数据，往往会觉得无从下手，这就需要我们对这海量的数据进行整理分类。如果是传统的档案管理，这整理分类的工作将是一個耗费人力物力的巨大工程。查询时也十分的不方便，效率十分低下，可能还会出现着查全率、查准率低等的“信息干扰”。但是大数据平台刚好解决了以上所有的难题，它能在数据存储的同时对数据进行分析整理，大大节省了人力，提升了档案服务的效率，为人们带来了更好的服务体验。

1.3大数据技术与档案服务和利用工作

档案的收集、保管和整理，都是为了其后的服务与利用。所以利用大数据技术进行服务与利用工作，是建设智慧档案馆的压轴大戏。随着科学技术的爆炸式进步，我们也进入了一个数据大爆炸的时代。在这个大数据时代，档案资源越来越多样，档案服务的对象的类型和层次也越来越多样化多样化。因此，传统档案馆层次较低的“族群式”分众服务，就不再适应档案服务对象的多样化现实。智慧档案服务，需要我们从用户需求出发，对用户类型和层次进行细分，对不同类型和层次的用户进行需求分析，满足多元化用户的档案服务需求，进而推广分众利用服务。

利用智慧档案馆的感知功能，可以把所有的虚拟档案信息与档案的实体利用者两者联系起来。智慧档案馆的感知功能，能够自动感知利用者的个人信息和他的需要的信息。然后再把馆藏的档案信息和利用者的需要的信息密切地联系起来，从而全面、准确地满足利用者对档案信息的个性化需求。在这个过程中，利用者与档案馆藏的海量信息实现信息交互，是两者之间的有机的沟通。

通过这种形式的沟通，体现出智慧档案馆有利于利用者服务的两个特点 ：一是两者的沟通是属于主动服务的特点。智慧档案馆的感知功能，可以感知并分析利用者的个人信息和他的信息需求。这样就能智能化地想他推送其可能需要的档案信息。比起利用者亲自到档案馆去查询，智慧档案馆的主动感知和推送，就从被动服务转换成了主动服务。二是两者的沟通实现了针对性服务的特点。智慧档案馆采用大数据技术，能对数据进行有效的数据分析和数据挖掘，对数据进行细化的分类处理，就能有针对性地满足越来越精细的用户需求，进而能更好地提升用户的服务体验。智慧档案馆能够按照用户的属性，能从所在地区、语言偏好、个人信息、来源渠道、访问频率等多个维度对用户进行细细划分，从而更全面更深入地感知并满足用户的个性化需求，针对不同的用户提供更精准的服务。

综上所述，大数据技术结合其他科学信息技术，不但能在档案信息收集的工作中大展身手，同时大数据云平台的虚拟保管显现出巨大的储存优势，更让人赞叹的是，大数据技术让档案服务人员能及时了解用户的个性化需求，以数据分析人心，用网络服务大众，是智慧档案馆主动提供各类档案信息服务的主要方式，智慧档案馆的推进，一定会成为智慧城市在信息服务中的标杆。

二、基于大数据技术智慧档案馆运行架构的解决策略

2.1完善制度建设

完善的制度建设，是智慧档案馆得以发展的制度保障。科学合理的政策法规规范是维持智慧档案馆推进完善的重要手段。根据管理、业务、技术等三个方面，制定相应的标准规范，管理型标准规范主要包含了档案馆工作人员、用户及设备管理规范，信息利用管理规定，计算机安全法规与标准以及数字档案信息资源合法性确认等。业务性标准规范主要包含了相关术语的标准，相关的电子文件和电子档案管理的规范。

技术性标准规范包含了数字档案馆软件和硬件基础设施建设的技术标准、数据存储格式规范、软件系统工作平台的技术标准、数据加密算法规范、数据长期保存格式规范、网络数据传输规范和数字水印标准等。

这些标准涉及到智慧档案馆管理的方方面面，建立了全面的、科学的制度标准，才能够保证智慧档案馆的工作能够有序高效地进行，才能更好地做好档案信息的优化服务。

2.2加强安全分级管理

信息化时代，网络信息安全是人们越来越重视的问题。档案管理的信息安全，智慧档案管理的安全问题自然也是需要加强的重中之重。关于安全问题，我们可以从以下两个方面来解决：一是通过细化管理，强化技术来保证智慧档案馆的安全。时刻重视网络信息安全，加强网络和信息的安全管理，对档案进行备份，设置档案受灾的恢复服务机制，保证档案的真实性、完整性、安全性。

具体的措施首先是，对在云平台上进行公开的档案做好严格把控，保证涉密的档案不会流传到公共平台。再次，要加强对涉密计算机、涉密信息系统和涉密载体的安全保密管理。根据国家相关的要求，对涉密的信息进行系统的分级保护，对档案在传输过程中流失泄露的情况要严防死守。利用大数据技术来对档案进行分级管理，把核心数据库和涉密檔案，储存在与外界隔离的核心平台。而那些非核心档案与公开信息，就可以利用公共云平台来进行存储共享。

二是可以利用大数据技术的智慧监控功能建设，来强化档案信息安全的管理。大数据技术可以对海量的档案做电子化的识别，可以实现全面的动态的监控，通过物联网感知技术可以时事监控档案的非正常移动，确保档案的安全。

2.3构建高水平的工作团队

在大数据时代，智慧档案的管理不仅仅要依赖计算机和网络信息技术等，也要求工作人员具有较高的信息技术素养。不管是计算机设备、网络设备等高科技硬件与软件的使用和维护，还是网络信息云平台的开发和使用，都需要有具有高素养专业技能的人员来进行专业的操作和维护。所以，这就需要相关工作人员具有较高的专业素养，专职专责，不断学习更新技能和观念，全面掌握智慧档案管理系统的内涵、功能、实施方法和使用要求，更好地做好档案信息化管理的工作。

三、结束语

智慧档案馆的建设将是我们未来智慧城市建设的重要一环，也是我们将来智慧生活重要组成部分。本文阐述了智慧档案馆建设对档案信息服务现代化智能化的重要作用，也从档案收集、档案保管、档案服务和利用等三个方面阐述了大数据技术在智慧档案全生命周期中的应用过程，  最后又从完善制度建设、加强安全分级管理、构建高水平的工作团队等三个方面，提出了基于大数据技术的智慧档案馆运行架构的解决策略。以便人们对智慧图书馆有所了解，利于智慧档案馆的普及和推行。同时为相关的档案工作人员利用大数据技术进行智慧档案馆的建设和推广提供有益的参考。不过，时代和信息技术还在进步，这对未来的智慧档案信息管理来说既是巨大的机遇，又是巨大的挑战，还需要我们在大数据技术的基础上进行更进一步的探索。

参考文献

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商圣坤（1975——），男，汉族，山东巨野人，大学本科，现有职称：馆员，研究方向：档案管理