内控制度原则下高职院校设备采购工作的实践与思考

吴涵梅

（福建卫生职业技术学院，福建 福州 350101）

近年来，高职院校受到国家的大力关注和支持，发展迅速，国家对高职教育的投入大幅度增长，业务内容更加多样化，资金的凑集渠道也呈现多元化，同时复杂化的风险也对高职院校内部控制提出了新的要求。推进高职院校内部控制体系建设是依法治校的必然要求，是加强经费监管、促进组织有序高效运行的重要保障。设备采购资金在高职院校的资金使用中占了很大比例，是学院办学水平的重要保障，因此在内控制度的原则下做好设备采购工作是高职院校内控制度建设的重要内容之一。2014年新修订的《中华人民共和国政府采购法》明文规定为规范采购行为，各级国家机关、事业单位、团体组织应依法实施政府采购[1]。2015年制定并施行的《中华人民共和国政府采购法实施条例》中对专家评审、采购透明度、政府采购价等都做了相应规定，为高职院校的采购工作提供了依据[2]。高职院校设备采购具有自身的特点，采购过程中具有特殊性及复杂性，只有结合院校实际和工作中发现的问题不断地完善修正，才能推动高职院校采购工作的可持续发展。福建省某职业院校2014年的设备采购总额约460.826万元，2015年完成设备采购约981.111 4万元，2016年完成设备采购约1 432.709 6万元，2017年设备采购预算约2 093.34万元，随着学院的发展，2018年及2019年的采购预算相比上一年成倍增长，学院在设备采购的规范化方面取得了一些成效，当然也存在许多实际问题需要完善解决。

1 高职院校设备采购工作中存在的问题

1.1 权责分配不合理，采购效率低下

高职院校的设备工作有自身的特殊性和复杂性，采购环节涉及多个部门，需要各部门各司其职、通力协作才能保证采购工作有序高效的进行。从福建省某职业院校的实际采购情况看，学院的设备采购工作从预算和计划到整个项目的验收付款都要经过严密的审批手续，耗费时间长，学院各部门间权责划分不够明确，造成采购效率低下。以福建省某职业院校为例（见图1），从申报采购计划到合同的签订，每个环节虽然有一定的计划时间，实际操作过程中因为要层层审批，通常需要更长的时间，遇到流标的情况，就需要更长的周期。严谨的流程制度虽然规范了采购行为，但是不能满足学院一些紧迫的采购需求，尤其是在完成一些上级审批的专项经费采购项目时无法在规定的时间内完成建设任务。

图1 货物、服务采购流程

1.2 采购结果性价比失衡，采购效益低

高职院校的部门设置有其自身的特点，容易造成重复采购、设备与需求不符等性价比失衡的结果。以福建省某职业院校实际采购工作情况为例，高职院校设备采购通常是以二级单位的采购需求为主，各部门相对独立，提报采购计划均是从自身需求出发，容易造成重复采购，各部门间设备共享的观念比较薄弱，仪器设备普遍存在利用率低的情况，学院层面缺乏必要的约束机制，很大程度上没有发挥这些仪器设备的功能和作用[3]。同时，采购前期的市场调研和论证不足造成采购的设备与实际需求不符，出现重复购置、设备利用率低、资源浪费等问题。福建省某职业院校的实际情况也是设备使用部门无法配备专门的采购工作人员，兼做采购的教师本身工作事务繁忙，加之采购专业知识有限，提交采购计划时对产品的品牌、型号、配置和价格等表述不完整。在进入招标环节时，容易造成评标细则制定不合理，供应商为了中标尽可能地满足招标文件要求的设备。政府采购的评标工作要求评委只能对照招标文件，对投标人递交的投标文件进行评审，容易导致招标的结果不尽如人意，中标的设备跟使用部门的要求有差距，造成采购资源的闲置浪费。

1.3 采购和评标方式盲目化，缺乏灵活性

公开招标是政府采购的主要方式，但不是唯一方式，盲目使用公开招标方式使得其应有的优势得不到体现。高职院校为了符合政府采购法的规范性要求，避免倾向性的嫌疑，往往不愿意申请改变采购方式，采购方式的限制造成实际的采购工作中存在价格偏高、效率低下、资源浪费等问题。高职院校的教育模式是与人才市场的实际需求相匹配的，设备采购也存在着“设备先进、紧贴生产实际”的特殊性[4]。比如福建省某职业院校作为一所医学高等专科院校，学院所需的设备有当地的医学特殊属性，通常只有一两家公司在代理，达到满足开标的供应商数量本身就存在难度，政府采购对招标文件的制作要求比较严格，经常出现投标材料的缺失或不合格的情况，流标的情况时有发生，加之公开招标的时间需求比较长，无法满足学院应急的采购项目。在采购工作中，为了规避各种廉政风险，强化程序的合法性，低价评标法也是用得比较多的，一些投标人为了获得中标资格以低价中标，最终提供的货物跟实际的需求存在差异无法投入有效或长久的使用，造成资金的浪费。

1.4 采购工作队伍专业性不强

高职院校的采购跟院校的专业设置关联比较强，设备种类多，带有一定的专业性[5]，这就要求采购工作人员具备采购规章制度、招投标工作、合同管理等方面综合素养。目前高职院校采购主管部门由于受编制的制约，人手匮乏，忙于采购工作基本上没有时间和精力去参加专业的培训，而使用部门的负责人多为专业教师，更多的时间忙于教学工作，对于设备采购的工作也是例行参与，人员素质的参差不齐在一定程度上影响了学校采购的效率和效益。采购主管部门人员因为没有接受政策法律、商业谈判、标书制作等方面的系统培训，无法全面熟悉和掌握各种采购项目的特点和要求[6]，在实际设备采购工作中，由于使用部门人员多为兼职采购人员，无法将主要精力和时间投入采购工作中，过程中无法进行有效的市场调研和后期合同标的管理。随着高职院校设备采购规模的不断扩大，打造一支从上而下的高素质采购队伍势在必行。

2 高职院校内控制度原则下设备采购工作的基本原则

2.1 全面控制与重点控制相结合原则

内控制度建设是高职院校内涵建设的重要方面，内部制度建设要围绕办学目标和宗旨，服务于人才培养和科学研究。木桶原理表明内控制度建设中有任何一个薄弱环节，都会影响整体的效益。因此高职院校内控制度建设应该遵循全面控制与重点控制相结合的原则，兼顾整个工作流程，做好重点工作，方能保证采购工作的通畅高速运转和可持续发展。随着各高职院校设备采购规模的扩大，设备采购工作成了内控工作的重中之重。高职院校应针对采购事前、事中、事后的业务流程制定全面的监督控制制度，做到全面控制与重点控制相结合。在处理高校内部控制问题时，仔细分析采购的关键风险控制点，先处理金额大、牵涉范围广的设备采购问题。

2.2 理论与实际相结合原则

高职院校由于其各自的业务活动内容、环境和管理有所不同，高职院校的内部控制管理要从实际出发，有针对性地建立与实施符合本校实际的内部控制制度[7]。认清自己院校的现实情况，认真分析内部控制实施所需的条件，找出根本原因，达到完善内部控制的效果。高职院校要构建具有院校特色的内控制度体系，在引入先进内部控制理论与经验的同时，要符合自身实际情况。高职院校的设备采购工作应在不违背政府采购的原则下，制定符合院校发展和实际工作需要的采购工作细则。

2.3 制衡性原则

制衡性原则是内部控制制度中的一项重要原则，它要求工作中要形成互相牵制的效应，较为重要的事项在其他部门或者人员的监督与制约之下，不能由同一人或者同一部门单独完成。任何系统要做到相对平等，就必须要建立一个制衡的基础，高职院校内控制度建设也不例外，各个部门之间应相互督查促进，建立一个流程简约但是制衡性强的内部控制体系，通过明确的岗位划分实现内部控制。根据制衡性原则高职院校的设备采购应做到不相容岗位相互分离，旨在建立有制约作用的监督机制。

2.4 成本效益原则

高职院校内控制度建设的重要成效之一就是提高整体工作效益，如果实施内控制度建设的成本大于效益，就失去了其原有的目的[8]。因此内控制度建设要遵循成本效益原则，通过改善和创新控制措施和方案，在有效防范和控制风险的前提下降低控制成本，达到最佳的效益。设备采购工作作为高职院校内部控制工作的重要内容之一更应该遵循成本效益原则，提高采购资金的使用效率，使采购资源真正地服务于教学和科研工作。

3 内控制度原则下高职院校设备采购工作的对策探析

3.1 完善采购管理体制

无规矩不成方圆，合理完善的采购管理体制是决定高职院校采购效益的关键要素。各高职院校在实际的工作过程中应结合院校特点制定相应的采购原则，简化采购的审批流程，遵循“采管分离、相互制约、强化监督”的原则，形成相互制约、强化监督、职责分明的政府采购管理体制。以现有问题为导向，优化审批流程，让采购出实效，完善监督体制，厘清部门职责，根据工作的进度和实际工作需求安排支出，安排好专款资金的使用进度，充分发挥采购资金的最大效益。如福建省某职业院校在2018新修订的采购制度上提出采购应该遵循的四大原则，即公开公平公正，民主择优定标，运作规范合法；决策采购分离，决策询价分开，分级运行管理；制度操作简便，指标切实可行，凭证资料齐全；节约学院资金，保证质量第一，监督纪律严明。同时结合国家采购法对政府采购的规定和学院实际情况细化了采购的限额标准和对应的采购方式，制度也对采购流程及各部门机构人员的职责做了明确规定，以期能规范采购工作，切实提高采购效率。

3.2 做好调研论证工作，科学编制采购文件

做好前期的采购调研工作可以有效地防止重复购置、设备利用率低下、盲目购置等不良采购事件的发生。招标文件是招评标的根本依据，决定着公开招标工作的成败，也是基于调研论证的基础上制定的。各高职院校在采购前要进行充分的市场调研，对所需设备的技术指标、合同将设计的条款、供应商的资质等有明确的要求，制定招标文件时要完整、合理、准确地表述采购项目的技术参数，体现采购需求，避免采购到的物资不符合实际需求。高职院校的设备采购应该是符合学院教学需求和学院发展规划的，事后反馈也是重要的保障环节，在采购工作完成后，要做好及时的“回头看”工作，听取使用部门的有益意见和建议，开展部门交流活动，在提高学校师生对政府采购工作满意度的同时进行院内设备的共享，让设备的使用率最大化。

3.3 采取灵活有效的采购方式和评标方法

公开招标及低价中标等常用的采购方式和评标方法并非适用于所有的设备采购，根据内控制度理论与实际相结合的原则，高职院校在开展采购活动时，应根据实际情况在政府采购法的适用范围内灵活运用不同的采购方式。按照政府“放管服”的政策精神，政府采购也不例外，高职院校应结合自身教学和科研实际，在遵守法律法规的前提下，对自主采购的项目要科学灵活地选用采购方式和评标方法，降低采购成本，取得最佳的采购效益。福建省某职业院校2018年新修订的采购制度中对采购方式的选择进行规范化管理，制度中指出属于省政府集中采购项目（本部门、本系统有特殊要求的项目），采购金额达到或超过规定的最低限额范围的；虽属省政府集中采购项目（含通用和特殊要求项目），采购金额未达到规定的最低限额范围，根据当年采购办最新的《福建省省级政府采购目录及限额标准》执行。制度同时针对不同的采购方式进行了具体的分析和论述，为学院的设备采购工作提供了灵活的依据。

3.4 加强采购队伍的建设与管理

高职院校应该设立一个专门进行招标采购管理的部门，并建立一支高素质的管理队伍，该管理队伍应该包括资产管理人员、财务人员、监察人员、设备使用人员等。福建省某职业院校2018年修订的设备采购制度中明确提出学院成立设备采购招评标委，评标委由采购主管部门、财务处、教务处、纪检监察室、办公室、工会、图书馆等负责人组成，下设办公室。高职院校中目前从事政府采购工作的队伍多是由采购主管部门人员及各使用部门的相关负责人组成，整体专业业务水平不高。因此，必须从选拔、培养等多个方面大力加强采购队伍的建设与管理，人员的选用上首先要具备一定的采购相关知识结构或实际采购经验，有针对性地进行相关法律知识、采购工作业务方面的培训。加强对采购队伍的管理，结合学院的人事制度进行合理定岗定责，并进行合理奖励，形成可持续发展的队伍建设机制。

党中央高度重视职业教育发展问题，提出要牢牢把握服务发展、促进就业的办学方向，深化体制机制改革，创新各层次各类型职业教育模式，推进现代职业教育体系建设。高职院校设备采购是高职院校内涵发展的有力支撑，是保障高校经济利益的重要工作。同时设备采购工作涉及面广、项目多、金额大，是一项复杂的系统工程，要保证其有序健康的发展，制度要先行，在内控制度原则下进行设备采购工作的实践与探索，切实加强设备采购工作，为高职院校的内涵式发展提供强有力的保障。