大数据背景下的企业人事档案电子化管理研究

董佳

【摘  要】论文针对企业人事档案管理现状，提出了借助大数据技术建立人员信息数据库的方案，确定了人事档案信息数据的分类录入内容和方法，分析了电子化管理在数据检索、统计分析、借阅管理等方面的优势，并提出了保障电子化信息安全的措施。

【Abstract】In view of the current situation of personnel archives management in enterprise， this paper puts forward the scheme of establishing personnel information database with the help of big data technology， determines the content and methods of classified entry of personnel archives information data， analyzes the advantages of electronic management in data retrieval， statistical analysis， borrowing management， and puts forward measures to ensure the safety of electronic information.

【关键词】大数据;企业人事档案;档案电子化;信息安全

【Keywords】big data; enterprise personnel archives; electronic archives; information security

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）10-0037-03

1 引言

随着大数据在各行各业的充分应用，人事档案的信息需求量不断增大，传统的纸质档案管理模式已无法适应信息共享的发展趋势，这就给人事工作带来了新的挑战。如何迅速地给出信息需求者最需要的、最大的信息量，是每个档案管理人员都应思考的问题。

2 人事档案管理的现状

当前企业的人员档案多数以纸质档案为主，电子档案为辅，实行双套制保存。以铁路人事档案为例，电子档案仅实现初级电子化管理，在人事档案系统中，多数以条目式的数据进行管理。

纸质版人事档案的优点是物理上易于保存，在规定的保存条件下，可以实现长期保存的目的，但是纸质化保存档案的缺陷也显而易见：一是安全系数不高，任何管理上的疏忽或者不到位，都会造成无法挽回的损失;二是在信息化管理的大背景下，传统纸质为载体的档案管理模式，工作量大，步骤烦琐，且难以对已归档的材料进行信息提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至是浪费。

在各类数据都实现信息化管理高速发展的今天，人事档案管理仿佛成为了“绿皮车”，受限于纸质载体，限制了人事资源信息的价值最大化发展。人事档案的电子化可以使信息资源实现区域性流转，提升职工的满意度，创造最佳社会效益和经济效益，意义重大。人事档案管理系统基于纸质版人事档案，但通过对基本个人信息、入职后信息、各类奖惩、培训类信息等的输入，可作为员工在企业中晋升提职的重要依据，如何能够实现员工信息快速检索，安全保存是本文的重点研究方向。

3 人事档案电子化管理流程

图1所示流程图按照档案整理的基本流程进行绘制。将档案在收集、整理、录入、归档、借还、编研、注销等进行全生命周期的管理，同时提供借还申请、借还登记、提醒等事项，让档案可以充分发挥其作用和借鉴性。

档案电子化管理的前期基础为收集档案，必须保证人事档案的完整性，这就要求我们严格按照人事档案材料收集归档规定（中组发〔2009〕12号）文件要求，对属于归档范围内的材料进行及时归档管理。初次进行电子化的人事档案信息量较大，所以材料的完整性至关重要。

电子档案系统功能是否足够强大，能否快速建立人员档案信息，是企业能够迈入数字化创新的正确方式。按照归档材料的规定，对个人履历材料、学历学位材料、培训材料、职业（任职）资格材料、评（聘）专业技术职称（职务）材料、表彰奖励材料等10种类别的材料进行收集、整理，形成完整版的纸质人事档案后，可着手进行电子化管理工作。

4 人事檔案信息录入

人事档案信息录入工作是一项工作量大且烦琐的工作，需要档案管理人员专职进行，在信息录入阶段，可将档案进行基本信息的分类，建立起全属性数据库，并由档案管理人员对各类资料进行甄别。对于需要进行图像管理的档案，如晋升、提职提级等人事命令，以及奖励、惩罚等奖惩信息，采用扫描仪等设备进行图像化处理，扫描上传后，可进一步保证档案的完整性及真实性。

4.1人员信息数据录入

档案管理人员应对整体人员信息数据库（见图2）进行维护，对共同类信息数据进行维护性输入。人员信息数据包括人事档案的基本类信息（公司名称、人员基本属性等）、级别类信息、职称类信息、奖惩类信息等，档案管理人员在进行信息录入时应进行级别划分，其中数据库的基本类信息维护要完整、详细，既可减少人员信息输入时的工作量和出现错误信息的概率，又可在之后的统计功能中，准确、迅速地检索信息。在人事档案数据库的选择上，应首先注重数据库的稳定性和安全性，同时兼顾存储量的大小。

基本信息完成输入后，应可形成人员基本简历表，简历表应尽量简明、扼要，一目了然，能够直观反映基本人员信息。基本类信息应可实现整体修改、删除。

4.2 图像类信息录入

需要进行图像类信息上传的数据，包括履历材料、学历学位材料、反映科研学术水平材料、政审材料、奖惩类材料等，此类材料应以实际纸质版作为佐证，通过扫描和解析功能，高效地将大量纸质版档案材料转为电子版档案信息，这是保证人事档案的完整性及真实性的最有力证据。

在上传扫描的过程中所选数据库应可实现批量上传、图像清晰度调整、优化等功能，同时应可对数据进行批量输入、修改、上传。具体而言图像类信息应满足以下几点要求：一是图像化处理的清晰度问题，融合软件应可对图像进行清晰度处理，因纸质版资料存在年代久远问题，部分纸张出现模糊、字迹不清等问题，如图像清晰度无法保证，将无法对资料的真实性进行保证，也将会出现一系列的问题;二是应具有对图像进行优化的功能，可对纸张上的污渍、噪点等进行处理;三是应实现批量上传的功能，以减少工作量;四是应支持PDF等文件整体格式，因部分资料属于整体性资料，页数较多，应支持整体上传。

5 电子化档案整理入库与利用

建立一级档案目录，按照符合归档要求的材料进行分类，一级目录下建立二级目录，二级目录需要更加详实地对材料信息进行记录，目前的铁路干部人事管理系统中需要人工甄别，手动输入材料所属档案类别，存在工作量大及查找时类别不明显等问题。在基本数据库维护时，提前将档案目录类别信息进行维护，设计为下拉框式可选择的样式，提交时按照目录信息进行归档，添加索引，使得档案信息清晰、一目了然，需要检索人员信息是可直接到相应目录下查找，实现最优化布局。

提交归档后，一份完整的人员档案即形成。之后的工作就是进行日常维护，归档入库后，每一份人员档案都应有其自己的电子档案编号，同时应设立电子标签，电子标签可按部门或者分专业设立，以便进行归档之后的档案应用工作。

5.1 电子化档案的利用

电子系统的建立首先要满足的就是检索功能，按照不同需求检索的信息，可最快、最直观地实现大数据的分析。按照铁路行业的特殊性，可设计分类检索功能。

①按专业进行检索分类。在输入人员档案信息时，如职工属于专业技术人员，可设置专业技术职务所属类别下拉框选项，如铁路运输、铁道机务、铁道车辆、铁道工务、铁道电务、铁道供电、铁道建筑、安全类、信息技术、机械电子类、管理类、经济类、统计类、审计类以及其他类别。

②按年龄区间进行检索分类。可设计为20～30岁、30～40岁、40～50岁以及50岁以上，可实现公司人员信息的基本分类，快速定位人员信息，获取相关内容。

③按职务级别进行检索分类。可设计为按照职级的划分，以铁路现有职级进行划分。

④按照学历结构进行检索。以大专、本科、研究生、博士生及以上进行划分。

5.2 人员信息统计分析

本项统计工作，可以最直观地完成公司内部所需人员构成结构的分析工作，以最直接的柱形图、扇形图、线形图等，按照所进行检索的内容，形成分析图表，图表可导出，以便于研究公司整体人员构成，如下一阶段是否需要储备高素质人才、公司是否出现年龄断层、针对公司下一步的发展目前人员是否能够满足要求等一系列的问题。

5.3 人事档案的借阅管理

①本项功能主要完成的是人事档案借阅、归还、提醒等数据的管理工作。按照《关于进一步规范干部档案查借阅工作的通知》要求，明确了借阅范围、查借阅事由、查借阅程序。以纸质版查借阅审批表为范本，完成借阅流程后，进行借阅功能的输入，因纸质版上信息已整理完毕，所以可简化输入项目，只要便于简述和记录即可，本项功能中最重要的信息为借阅时间与归还时间。完成借阅时间与归还时间输入，提交信息后，应显示查阅纪律，提示查阅人严格遵守相关纪律和要求。

②启动相应的时间提醒功能，在到期前3天应在系统中进行提示，档案管理人员应及时联系借阅人员，提醒其在规定的时间内完成归还动作。

③如进一步按照档案规定的借阅人员要求执行借阅工作，可设置权限，在姓名输入后，对整体档案库的人员信息进行检索，符合条件后，方可借阅，否则执行拒绝不通过程序。

④归还档案后，应形成一条借阅记录，在数据库中进行累加，可增加显示及导出借阅记录功能，以便加强档案管理的安全性及规范性。

5.4 数据移交与备份

本项功能主要是完成退休人员档案处理工作，按照目前退休人员档案在退休第二年即按照规定移交至地方档案馆进行集中保存，纸质版档案移交后，电子版档案就尤为珍贵，可以在有需要的情况下，提供相应佐证类信息。但考虑数据库整体数据量，可设置数据保存年限，对于超出保存年限的退休职工，可按照规定程序，对数据进行删除。

6 保障电子化档案信息安全性的措施

电子人事档案因存储介质及环境因素的影响，也存在诸多问题。电子档案的原始性、真实性容易被破坏，一旦被篡改或删除，造成的损失是无法估量的。同时因网络终端设备的互联性，安全保密的问题就显得尤为突出。现有的防火墙技术，面对日益更新的互联网黑客技术，也受到严重的威胁。多举措提高职工电子档案信息的安全性，尤为重要。

①建立一支专业化的档案管理队伍。职工档案的电子化管理基础在人，从输入到维护工作，都需要一支专业水平高、拥有计算机、人事档案管理等多元化知识的人才队伍，实行专人专管，有计划地推进人事档案电子化进程，建立起复合型人才群体和梯队型人才结构。

②实行电子档案库备份。数据库的备份工作在整个人事档案电子化推进过程中，占有主导地位。预先将基本数据库进行备份，在完成全体人员信息输入后，整体备份，以及在之后维护的过程中，常态化定期备份。实行双机备份制度，当一台电脑发生问题时，不会影响整体职工人事电子档案库的运行，为数据库的安全性加上双保险。

③提前介入。在人事电子档案系统设计之初，就应将档案管理人员纳入系统设计支持团队，由管理人员针对档案的特性及安全性提出针对性的设计，提前介入可以将控制手段放入最前端，尽可能将每个功能的实现都在设计阶段予以考虑，以功能合理、安全性高作为系统的先决条件。

7 结语

论文提出了将人事档案电子化并借助大数据技术进行管理，以期提高企业的人事管理水平，为企业人才队伍建设提供基础数据支撑。但是受到现阶段人事档案数据内容、档案资源管理人员水平、上級单位管理方式以及相关技术手段等条件限制，企业传统纸质档案的电子化和大数据管理都必须分步实施。

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