设立单一家办的流程：从短期到长期

Jing Cn & Barbara Hauser

促进透明度和开放式沟通，选择适合家族的财务顾问，并在年轻家族成员成长为决策者的过程中进行教育和指导，都是家族办公室本身是否能够跨代际持续的关键。

家族办公室的成立通常是因为家族在出售全部或部分企业后，需要重新考虑如何管理家族资本。直到那时，企业主的许多个人需求可能由企业财务或会计部门提供，而其他服务需求可能由外部服务商满足。

通常，一旦做出决定，家族就会把以往嵌入在企业中的“家办”剥离，设立正式的家族办公室结构。这可能意味着保留某些老员工并将他们的职能正式转入到家族办公室。

在这种情况下，值得一问的是，哪些事项是需要家族优先关注的？以下，我们将这些优先事项分为短期、中期和长期来看。

短期（前三个月）

在前三个月内，确保您和您所招募的家办人员：

对家族资本以及可供家族使用的资源进行一个完整的审计

确定所有受监管的义务是否都是最新的，合规的

确认已履行所有财务承诺，并已制订流程以履行持续的义务

检查满足家族日常需求而实施的现有系统和流程，并考虑应如和更新

绘制整个家族所建立的所有法律关系，并了解他们的角色和目的

考虑您自己对财富的态度

中期（12到18个月）

在建立了维护家族财富的各种文件、结构和体系之后，接下来的几个月应该让家族成员参与制订家族办公室运营的计划和战略。

建立家族办公室的目的应该得到讨论和认同

家族应界定家族办公室的角色，并制订管理策略

制订计划如何长期持续管理家族资本，并将计划分享给家族成员

一个关键点是，在现阶段，金融资本的管理并不是议程上最重要的项目。如果家族成员对设立家族办公室的想法没有认同或共識，这将很容易让家庭成员放弃承诺与参与。因此，在创建家族办公室时，重要的是要了解：1）迄今为止，内部和外部供应平衡 是如何运作的？2）什么有效，什么需要更新？3）有什么需求是没有满足的？

长期（持续的义务）

历史证明，成功的家族财富转型的两个主要标志是信任和沟通。

要取得成功，一个家族需要建立一个有效决策的空间。 传统上，这一直是家族办公室的角色。家族办公室的成功最终将取决于其如何与家族成员沟通并在几代人之间建立信任。通过定期沟通和建立有效的治理结构，家办的角色可在家族成员心中得到认可。

经营家族办公室的人需要意识到家办的目的：

·长期管理家族资本;

·围绕家庭财富进行教育;

·帮助家族成员满足财务期望;

·帮助家庭成员了解消费和再投资之间的平衡，以及对长期未来的影响。

所有这些都要求对家族办公室进行某种形式的治理和监督。从长远来看，规划、审查和不断改善家族办公室如何满足家族需求将是一项必要且至关重要的职能。

家族办公室的生命周期

从一开始，我们建议您就家族办公室的“潜在周期”做出暂定计划。你打算让家办只为现有家庭成员服务还是继续为后代服务？在美国，许多由前几代人创建的家族办公室现在正受到当前家族成员的审查。过去，创始一代为家族办公室提供资金，没有人需要担心成本。那样的日子迟早会结束。

一个从单一家族办公室开始，后转型为多代家族办公室的首席执行官， 曾描述家办生命周期的自然阶段：下一代家族成员可能会问是否有理由保持家族办公室。他们可能会质疑自己是否需要与父母或祖父母相同的服务，是否要继续支付费用，是否希望获得比长辈更多（或更少）的收入，或者是否要将财富捐出。家庭成员需要齐心协力，为未来制定共同的愿景。如果家族办公室能够证明其可以成功地为多代人服务，那么家族成员更有可能做出保留家办服务的积极决定。

这意味着促进透明度和开放式沟通，选择适合家族的财务顾问，并在年轻家族成员成长为决策者的过程中进行教育和指导，都是家族办公室本身是否能够跨代际持续的关键。家族可以通过多种方式迎接未来：·可以像以前一样继续运作。·可以向其他家族敞开家族办公室的大门，减少平均开销。这在美国相当普遍。·可以解散家族办公室。·可以与一个更大的家族办公室合作，让其管理日常事务，那么族办公室高管可以负责更重要的，更长远的需求。