关于财务共享费用报销模块建设的思考

严家臣

【摘要】财务共享模式在近年来迎来了蓬勃发展的时代，但在中国企业中应用时间不长，大多数企业还处于开发、探索或试运行阶段。“费用报销”模块作为财务共享模式下的一个重要基础模块，对提升财务管控的效果明显，在财务共享中心建设中不可或缺。文章以W物流集团公司在财务共享建设进程中“费用报销”模块为对象，分析总结取得的成效，并针对财务共享模式下费用报销模块在实践中发现的一些问题进行思考，提出了优化的建议，以期进一步提高企业费用报销的效率和管控水平。

【关键词】财务共享；费用报销；信息化

【中图分类号】F426.92；F406.7

近年来，随着大数据、云计算、“互联网+”、RPA（机器人流程自动化）、人工智能AI等新兴技术的快速发展，国资委、财政部等相关部门也对推进管理会计体系建设、提升会计信息化水平等指明了方向，在财政部发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》中明确指出：“鼓励大型企业和企业集团充分利用专业化分工和信息技术优势，建立财务共享服务中心，加快会计职能从重核算到重管理决策的拓展，促进管理会计工作的有效开展。”因此，传统的财务会计工作也正迎来重大变革，财务共享服务逐步列入越来越多企业的重点工作甚至战略性工作中，财务共享的时代正向我们走来。

W公司是一家国有物流企业集团公司，截至2019年底，在全国共有境内企业1100家，全国网络分布于32个省、自治区、直辖市以及香港地区；海外73家机构分布于38个国家和地区。W公司的财务共享中心的建设于2018年开始启动，采用的战略布局是建設南北双中心的财务共享服务中心，将企业集团不同单位按照地理分布划分为不同的管理区域，将财务流程集中至就近区域的共享服务中心进行处理[1]。由于费用报销业务在财务会计核算中占比较大，在传统财务管控模式下工作量大、审批流程复杂、耗时耗力，因此W公司将费用报销模块作为财务共享系统首批上线的模块之一。下面以W公司在财务共享建设进程中“费用报销”模块为对象，分析总结取得的成效，并针对实践过程中发现的问题进行思考，提出优化建议，以期进一步提高企业共享费用报销的效率和管控水平，也为其他正在上线或计划上线财务共享系统的企业提供参考。

一、财务共享费用报销模块建设取得的成效

（一）W公司财务共享费用报销流程建设的基本情况

W公司共享报销依托集中核算系统、网上报账系统和影像系统，实现财务人员处理多主体单位的报账稽核等财务业务[2]。共享费用报销的基本流程是：提单——单据流转（扫描上传）——业务审批——共享中心审核入账（按统一会计审核标准审单完成自动生成费用凭证）——付款（根据已维护好的主数据信息进行银企直连批量付款、付款成功后自动生成付款凭证）。

目前已上线财务共享费用报销模块的下属主体公司数量达180家以上，为超过8000人的职工用户提供服务。

（二）W公司财务共享费用报销模块上线后取得的成效

1.数据质量提高

在系统开发阶段，W公司就对各下属公司所涉及的所有费用报销业务场景和流程进行了全面的调研，在充分调研的基础上，对各项流程进行了梳理、归类，形成12个四级流程，统一规范各类经济事项核算口径，固化到系统中，这样就让会计凭证自动生成的规则固化，同时，通过报销系统、资金系统、财务系统等相关系统间集成，提升数据传输准确性，从而有效提升了财务数据的质量。

2.费用管理更加规范、预算控制能力提升

随着财务共享系统的上线，集团公司统一了共享模式下费用报销的制度，统一审批流框架，推动管理提升，财务流程执行情况也更加透明化，同时，共享模式下，促进了财务转型，财务对决策支持的能力得到加强。

W公司通过将费用预算控制嵌入到费用报销流程中，能够实时掌握预算的完成情况，并能够实现对各项费用总额以及费用开支标准的精准控制，另外，系统还能够提供预算的跟踪分析工具，共享报销上线后，费用预算的控制能力提升。

3.风险控制、合规管理、财务管控水平得到了提高

通过单据影像扫描系统，结合OCR自动识别技术，对发票自动验真、查重，影像管理系统集成了安全管理技术，费用控制管理系统与之相结合可以全面提升财务信息风险管控水平。通过OCR识别技术，与税务系统对接，可以实现对发票真伪的核查，避免收到不规范发票或虚假发票，以及避免同一发票重复报销的问题。

费用报销部分流程固化，可以避免未批先付、或审批环节疏漏、审批不完整的风险。资金支付数据集成传输、集中支付，降低资金支付风险。

费用报销将部分控制点系统固化，能够有效控制风险，而且能够很好的执行“八项规定”相关费用标准，对合规管理起到了良好的促进作用。通过这些方面的控制，让财务管控水平得到了提高。

4.效率提高、信息化水平提升

财务共享费用报销系统通过运用了大量的信息技术，比如OCR自动识别、二维码识别等技术、银企互联系统自动付款、RPA辅助审单、费用凭证和付款凭证自动生成等，系统自动化支撑让财务工作整体效率大幅提升，系统自动化与集中共享规模经济效应作用下，W公司320多人承接了原570多人的工作量。

财务流程线上化、财务核算从经济事项提报到财务数据生成由财务共享一体化的平台支撑，财务共享核心系统与周边系统互联互通、银企直连、会计凭证自动生成、会计档案电子化等让公司的财务工作信息化水平得到了有效提升。

5.资源整合、降本增效

财务共享服务模式通过流程标准化，分工专业化，能够有效整合财务资源，充分实现规模经济，降低财务人力成本，同时，财务共享促进了财务工作和财务人员的转型，财务对业务经营、决策的支持作用能够更好的发挥。

二、实施过程中存在的问题分析

（一）阶段性单据积压导致共享中心超负荷运行

系统上线以来，审批的效率在逐步提高，但仍然存在阶段性单据大量积压的问题，特别是每月底临近月度关账前、年底临近年度关账前以及长期节假日后等时间段问题比较突出。这些时段，共享审核岗的审单人员工作负荷极大，经常需要连续加班加点，即使这样，有时仍无法按时完成全部单据的审核，导致关账时间延迟，而W公司对关账时效有严格的规定，一旦关账延迟就会造成财务报表、数据通报等一系列工作的延后，影响较大。

（二）退单情况以及退单原因统计分析

W公司财务共享系统费用报销流程上线后，刚开始阶段退单率较高，前期达到15%左右，后面月份退单率呈逐步下降趋势，至今正式上线半年后，退单率近期仍然在8%～10%左右，根据对退单的原因进行统计分析，占比较大的主要集中在以下3个方面：

1.填单问题

公司大多数员工都会或多或少涉及到费用报销，但是每位员工的经验、素质以及对事情的理解能力参差不齐，因此在填单的时候，容易出现各种错误，比如费用类别、费用项目选择有误、发票类型选择不正确、税率填写错误、是否可抵扣选择有误、金额填写错误等。

2.票据问题

常见的问题有发票的内容或格式开具有误，比如字迹不清楚、印鉴缺失或加盖不清晰或盖章位置不对、数量或单价错误、金额有误、备注栏应填未填等。

3.合同等必备附件问题

W公司对费用报销、采购、付款等有着严格的管理制度，因此在费用报销时需要附上相关合同以及按内部管理制度要求的各种审批文件资料等，而在实际操作中，报销人员由于疏忽或对制度要求不熟等可能会漏附这些相关的资料。

从退单环节统计情况来看，退单的主要环节是到财务共享中心审核发现问题而退单，现在W公司的费用报销的大致流程是：报销人填单提交→影像扫描→业务审批→财务共享中心审核→付款。这样的流程设计就造成一旦到共享中心审核环节发现有问题，退单之后就又要从头到尾走完完整的一遍流程，不仅耗时较长，而且同一单报销多次经过相关领导或管理层，既会影响到报销流程的审批效率，也会增加各层级审批人员工作负担。

（三）提单和影像扫描的端口问题

目前，W公司填单提单功能只能在电脑端操作，而公司的员工除了后勤职能管理人员工作场所相对固定外，其他有相当一部分人员会根据业务的经营需要分散在各个业务点，还有一些在一线从事基础的业务工作，因此，存在有部分人员不方便或不一定有电脑来操作相关的填单提单工作。

另外，W公司所有的费用报销提单必须要经过影像扫描环节，而影像扫描只能在固定的安装了影像扫描系统并连接了符合系统要求的扫描仪的电脑操作。因此，一般一个公司或一个区域仅设置1～2个这样的扫描点，通过设置扫描岗专人负责扫描工作或各个报销人自行前往扫描。

（四）电子票据的管理归档

目前，W公司财务共享费用报销系统中对电子票据与纸质票据采取管理相同的管理方法，未专门对电子票据进行特别的管理。

而电子票据越来越普及，应用范围越来越广泛，根据国家税务总局2020年12月20日刚刚发布的2020年第22号公告《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》的要求：为加大推广使用电子发票的力度，在全国新设立登记的纳税人（以下简称“新办纳税人”）中实行增值税专用发票电子化，自2020年12月21日起，在天津、上海、广东和深圳等11个地区的新办纳税人中实行专票电子化，受票方范围为全国。自2021年1月21日起，在北京、湖南、广西和青岛等25个地区的新办纳税人中实行专票电子化，受票方范围为全国。另外，根据财政部及国家档案局2020年3月份发布的《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会[2020]6号的要求：“使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账。”“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”

根据以上文件的要求，电子会计凭证有其特殊的管理要求，特别是要同时保存打印该纸质打印件的电子文件元数据，即必须保存OFD源文件，不得以截图等其他形式保存。因此，在财务共享系统中有必要根据这些规定对电子票据进行专门的管理。

三、进一步优化的建议

（一）完善制度，并严格执行，促进及时报销

建立完善适用整个集团的、统一的、符合财务共享模式的费用报销管理制度，将费用报销的时限进行规范，按照权责发生制的要求，原则上要求当期费用当期报销，特殊情况确实无法及时报销的，须补充说明并经特别审批程序后才允许报销，通过这种制度及管理机制的建立并严格执行，将时限审核要点嵌入到系统中，促进大家及时报销，这样既能够有效缓解甚至避免阶段性特别是年底大量积压单据的问题，又能让财务数据更加及时、准确，避免人为因素造成费用不正常波动。

（二）压降退单率、提高工作效率

通过对退单集中问题的梳理分析，形成问题清单，并有针对性的进行解决：

1.建议增加在线客服功能，通过智能客服和人工客服相结合的方式，让用户在使用过程中遇到问题可以及时得到解答，比现在的微信群或郵件解答方式更加简便快捷，智能客服也可以有效减轻人工解答的工作量，提升工作效率。

2.将常见问题清单及标准解答，下发至各公司，供参考、学习、培训。

3.对于填单容易出错的地方，或附件容易遗漏的方面，通过增加注释进行提示提醒，提高填单质量。

4.对影像扫描及自动识别系统进行优化升级。

另外，为了避免原来流程中到共享审核发现问题后，从头到尾全部重走一遍流程，可以考虑以下两个方案：

（1）对共享系统费用报销模块的审核审批流程各环节的顺序进行调整，财务共享服务中心作为审核环节，本地管理层作为审批环节，可以由现在的先审批再审核调整为将审核环节置于审批环节之前，可将共享审核放在影像扫描环节之后，避免原来流程中到共享审核发现问题后从头到尾全部重走一遍流程。调整后的流程为：报销人填单提交→影像扫描→财务共享中心审核→业务审批→付款。

（2）保持现有流程顺序不变，但对退单后的流程进行优化，细化区分不同的错误类型自动选择退单修改后的流程走向，对于非必要审批的错误，在退回修订后可以直接流转到共享审核环节，不必再重新全程走一遍审批流程。

（三）优化提单和影像扫描的端口

为了更方便快捷提单，建议开发及开放在手机等移动端的提单功能，而且，现在手机的拍照功能也已有了很大的提升，大部分手机的像素已完全能够满足高质量扫描票据的要求，因此，建议对扫描端口也在手机等移动端进行开放。对于担心移动端提交后报销纸质单据及附件票据的传递不及时问题，可以通过制度的建立完善，提出要求及明确考核机制，也可以在报销流程的付款环节前增加一个收单审核环节后支付等方式来解决。当然，为了最大限度保障单据的质量问题，也可以尝试将部分常用的且及时性要求较高的报销流程先在手机端进行测试运行，待相关的配套技术成熟后再全面开放。

（四）根据电子票据的管理要求，对系统功能进行优化

按照《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会[2020]6号的要求，对共享系统的费用报销模块的电子票据进行规范管理，对系统功能进行优化，在提单时及上传附件时对于电子票据的源文件进行审核，并设置电子票据数据库，可随时检索、调用。

财务共享服务中心费用报销模块的上线不是终点，而是新起点，需要建立完善的运营管理体系，通过PDCA循环的模式，在实践过程中不断发现问题、解决问题，针对不同建设阶段选择性关注重点维度，优化提升，才能使其保持良好的运营，全面提升服务质量，促进企业财务转型。

主要参考文献：

[1]郭奕，赵旖旎，刘雅瓊，姚瑶.中央企业财务共享服务建设情况报告[R].国资报告，2019.

[2]秦小艳.财务共享模式下费用报销优化探讨[J].商业会计，2019，（13）.