人事档案管理信息化建设的必要性与建设对策研究

李红霞

[摘要]人事档案可以体现一个人的成长过程，相关部门可以利用人事档案挖掘出管理人才。现如今信息化时代已经全面覆盖，如果企业想让人事档案管理的工作效率得到有效的提升，那么人事档案管理人员就应该利用信息化技术，从而能够充分体现企业人员的具体信息，这样就让人力资源管理工作能够完善。本文主要对人事档案管理信息化建设的必要性进行分析，结合当下企业人事档案管理工作的现状，提出对人事档案管理信息化建设的策略。

[关键词]人事档案;信息化;人事档案信息化对策

人事档案管理不但可以将个人进行的工作细节进行全面的记录，还可以用于人才选拔以及考核，想要提升人事管理水平就应该将人事档案管理工作做好。这样可以看得出在信息化时代的全面覆盖下，档案管理的信息化建设是必须要进行下去的。人事档案管理信息化可以提升信息化档案管理的水平，方便对档案信息的实施查阅、变更以及储存，从而使得各个机构能够及时更新以及传递人事档案信息，降低信息安全的隐患，这样人事档案信息就能实现实时共享。

一、人事档案管理的现状

大部分企业、单位都不重视人事档案管理工作，认为人事档案只涉及到个人，对组织、单位发展影响不大，还有许多的私企不建人事档案，存在着有没有档案无所谓的，用人不审查过往，加之当下社会分工愈发细，行业众多，自主创业、自由职业者等都不保存利用档案等，造成许多个人也认为要不要档案无所谓，众多的原因，造成个人、企业、单位、社会对人事档案不够重视。

一是人事工作管理部门在办理业务过程中，填写、审批、盖章不规范、不完整、不严谨，造成档案材料不规范，出现逻辑错误，从源头上已经降低了人事档案的质量，也使得档案材料丧失依据性，即使材料能完整归档，但存档的档案材料无任何价值可言;二是个人填写资料，由于没有存档意识，对于组织安排要填写的表格大多数只是当任务敷衍完成，对“三龄两历一身份”信息记不太清楚，也不仔细核查，随意填写，造成不同表单中相关栏目填写不一致，家庭成员信息不齐全，这些都给人事工作带来诸多不便。

近几年随着中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》等文件的要求，人事档案规范化、标准化程度进一步提升，但由于传统人事档案通过手工完成档案材料的分类，存在个人对档案材料理解上的偏差，容易造成档案分类不规范、不标准。

大多数人事档案都是由本单位人事组织部门自行保管，相比较综合档案，没有列支专门的人事档案经费，办公设备陈旧落后，档案库房也不达标，六防措施难以保证，人事档案管理手段落后，影响了信息化水平的发展。

二、人事档案管理信息化建设相应策略

人事档案是用人单位在管理人力资源的过程中形成的人事记录，可以较为全面地反映个人的工作能力、工作表现及个人品德等方面的状况。人事档案管理部门应该通过各种渠道加强人事档案知识宣传，宣传范围上到各级领导，下至每个员工，让领导知道人事档案包括哪些内容，便于在日常工作安排中予以统筹安排;让员工知道，人事档案与个人工作生活息息相关，关系到个人求职、工作变动、职位晋升，是证明家庭成员信息的重要依据材料，关系到个人财产继承等，这样可以有效提升个人在填写相关材料时认真对待，确保所填写信息准确，完整，前后一致。同时，将人事档案材料归档纳入人事工作有关人员的岗位职责，确保材料制作、审核标准规范，并定期对岗位资料收集、归档完成等情况进行考核。切实提高对人事档案工作的重视程度，积极负责完成自身职责所在，全面推进人事档案相关工作的有效落实。

一是通过收集电子文件和已存档案数字化加工的方式实现人事档案数字化。由于人事档案基本为word和excel表格式，而且在目前电脑办公全面普及的情况下，业务部门形成的材料99%都是电子文件，收集电子文件条件已然具备，而对已存量的档案基本都是文本类材料，只要对档案材料进行数字化扫描等操作即可完成已存档案的数字化工作。

在现行人事档案管理制度下，即要创新档案管理模式，充分发挥档案服务效应，在全面实现人事档案数字化管理的基础上，还要做好实体档案的管理，即：在完成日常电子文件线上即时归档的同时，定期收集相应的纸质档案进行归档管理。即：通过纸质档案和电子档案双轨制管理，将纸质档案和现代化电子档案有效融合，让传统管理与信息化管理相辅相成，充分发挥纸质和电子档案各自的优势，实现信息化档案管理的顺利过渡。從而，促使信息化的档案管理真正发挥强大的推动作用，最大化服务于企业人事管理工作。

要加强档案管理人员政治意识、责任意识教育，强化档案管理人员服务意识。同时，各级人事档案业务主管部门要加强对档案人员业务技能培训，不断完善档案人员知识结构，鼓励档案人员不断创新，更好的满足现阶段档案信息化管理工作的需求，从而建设一支有能力，具备现代化管理水平的人事档案管理人才队伍。

在实现档案信息化管理工作中，其软硬件设备的建设，是保障信息化档案管理工作效果的前提。因此，要加大对软硬件设施的投入力度，实现资源的合理配置，确保档案信息的传输、交换和共享的正常运行，为档案信息化管理工作奠定良好的基础。

三、结束语

综上所述，人力资源管理中最为重要的环境就是人事档案管理，想要促进人事档案管理工作的发展，那么信息化建设就是必须要完成的首要任务，使得企业人事管理工作更加规范以及科学。因此，要认识到人事档案管理信息化建设的必要性，从而提升信息化管理的水平，促进人事档案管理工作在企业发展过程中发挥应有的作用。

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