高校口述档案资源在线采集建设构想

[摘 要]文章阐述了我国高校口述档案资源采集的现状，在国外口述档案资源在线采集平台建设成功案例的启发下，提出了我国高校口述档案资源在线采集平台建设的的原则、模式和操作流程，并指出了在建设过程中应注意的问题。

[关键词]高校档案馆;口述档案;在线采集平台;建设

[中图分类号]G434 [文献标识码]A [文章编号]1008-7656（2021）01-0032-04

一、高校口述档案资源采集的现状

纵观口述历史及口述档案的发展历程，可以发现高校不仅是口述档案的起源地，还是口述历史及口述档案采集实践活动开展的重镇[1]。19世纪60年代，美国加州大学伯克利分校就已经迈出口述历史实践的重要一步，搜集了广泛的口述档案资料，而哥伦比亚大学口述历史研究室的设立则标志着现代口述史学的正式形成，成为当前世界上最大的口述档案资源库之一[2]。放眼国内，高校也是口述历史和口述档案工作开展的重要领域，高校的档案馆、校史馆和图书馆等机构在我国口述历史与口述档案工作中发挥了重要的作用。以档案馆为例，近年来，很多高校档案馆开展了一系列口述档案采集工作：浙江大学档案馆开展了“回忆母校、口述历史”项目，采集了许多知名校友的档案资源;重庆大学档案馆启动了著名校友口述历史录制项目，还将采集的口述档案资源在该校网站的“口述历史”专栏上进行分享;上海理工大学档案馆通过对该校历任主要领导进行口述访谈，采集了该校老领导们的口述档案，并以此为据编写了《办学之道——上海理工大学历任主要领导访问实录》一书。

近年来，随着我国口述档案工作的不断发展，我国高校开展的口述档案实践活动呈现出日益增长的态势，这不仅丰富了高校档案馆的馆藏资源，还为高校记忆与校史文化传承提供了新型载体[3]。但当前，我国高校口述档案工作的采集主体仍较为单一，主要还是由各高校档案馆、校史馆和图书馆等机构主体担任，很少有个人加入;同时，采集的对象和范围也较为有限，主要还是集中在知名校友、历任领导等高校精英群体内，这对于构建多层次立体化的高校记忆和历史文化还是不够的。此外，当前我国高校口述档案资源的处理主要还是以线下开展的访谈式采集为主，工作效率不够高;且现阶段已开展口述档案实践活动的高校，很少会在采集完成后，进一步将资源上传至网络平台，这在一定程度上限制了口述档案资源的利用和共享[4]。

在信息技术飞速发展的今天，如何通过线上操作，采集到更为丰富的高校口述档案资源，进而通过有效的方式促进口述档案资源的开发利用和共享，已成为当前高校口述档案工作面临的重要课题。在口述档案实践方面，美国具有相对丰富的经验，在利用线上平台拓展口述档案采集主体和采集范围的问题上，美国国会图书馆的口述档案采集实践可为我们提供参考和借鉴。

二、图书馆口述档案在线采集平台APEX设计的经验启发

近年来，为捕捉经济转型时期各领域的工作轨迹，形成历史记录，记录当代经济及美国工人的文化，美国国会图书馆民俗中心档案馆开展了职业民俗项目（Occupational Folklife Project，OFP），通过网络数据的方式采集与管理口述历史资源，“它主要采集各组织和个人所进行的美国社区和职工口述历史访谈记录，了解各个行业职工的工作场所、工作经历、受教育程度和培训状况，以及他们对当前工作的态度和未来的期望。”[5]

按照最初的构想，该馆设计开发了一个强大的、面向用户的专业在线采集平台（Oracle Application Express，APEX），用于采集各组织机构和个人提交的职业民俗项目口述档案。APEX平台除了提供数据库平台之外，还为用户提供了用于开发和自定义数据库表单和报表的工作区，用户通过它们可以实现口述档案资源的分布式采集，也就是说，通过这个线上平台，该馆不仅可以将自身采集而来的口述档案资源上传到平台上，还可以实现该中心与广大的社会组织机构合作开展口述访谈项目，并对分散在全美各地的口述档案源进行在线采集[6]。此外，该平台还包含了发布采集口述档案资源的网站，将处理完毕的口述档案在网站上进行公布。广大用户可以在该网站上访问职业民俗项目口述档案目录，甚至可以浏览到口述档案全文。

美国国会图书馆通过APEX在线采集平台实现了对全美各地的口述档案源进行在线采集，在APEX平台分布式网络架构推动下，OFP项目口述档案采集的主体和范围拓展，采集工作效率提高，也使得该馆口述档案的采集量攀升，进一步丰富了该馆的职业民俗档案资源，该网络平台还促进了口述档案资源的利用与共享。

美国国会图书馆利用线上平台开展在線口述档案采集工作的实践经验，为我国高校口述档案资源的采集提供了借鉴。基于此，笔者提出了我国高校（主要以高校档案馆为例进行探讨）口述档案资源在线采集建设的构想。

三、高校口述档案资源在线采集建设构想

（一）建设原则

1.全程在线。口述档案在线采集平台建设的主要目的之一，是使参与口述档案采集的各方免受奔波之苦，节省各方的时间和精力，进而促进采集工作效率的提升，这也是当前网络环境和档案工作发展的客观要求和平台建设的关键所在。“全程在线”具体而言就是采集人员通过网络可随时随地将采集到的口述档案上传至采集平台，馆方通过平台在线对用户提交的口述档案进行鉴定、编目、著录标引等处理工作后，即可上传至平台，普通用户可通过网络在线处理口述档案。

2.智能易用。资源获得的便捷程度是衡量采集平台优劣性的主要指标，拓展的口述档案采集人员多为校友、教师、学生、退休教职工等非档案专业人员，其中很多人并非电脑专家，对在线技术了解不多，因此，在最初开展高校口述档案在线采集平台设计时，应注重平台的智能易用性，努力提升在线平台的可操作性、尽量简化口述档案提交工作的流程，只有让采集人员迅速学会、掌握，采集平台才能发挥其实用功能，达到拓展采集主体的目的。

3.标准化。高校口述档案来自不同领域、不同主体和不同环境，其形式多种多样。因此，为了便于口述档案资源的后期处理和开发利用，在开展高校口述档案在线采集平台设计时，应考虑到标准化问题。比如，可为平台的描述性字段设置参数和参数值，从而通过平台提供的标准化格式实现对口述档案编目的规范控制。

（二）建设模式

单纯依靠人员、资金、精力有限的高校档案馆来采集口述档案，很难实现多层次立体化的高校记忆和历史文化的目标，结合美国国会图书馆的实践经验，应该积极拓展采集主体，让更多的机构或个人参与到高校口述档案资源的采集实践中，并鼓励大家将采集到的口述档案资源汇聚到高校档案馆的公共平台上进行处理、开发和利用。需要高校档案馆搭建一个公共的在线平台来采集分散的口述档案资源，并实现统一的管理和利用。

在该模式中，高校档案馆担任的不再只是一个口述档案收集者、采集者的角色，更多的是充当了协调各机构、个人共同开展口述历史项目和采集口述档案的组织者与管理者的角色。这种情况下，高校档案馆可以通过签订合作协议的方式，为有志参与口述历史和口述档案研究的组织机构和个人提供专业的培训、访谈设备等服务，而口述档案采集者（如校友、退休教职工、专业研究人员、教育部门等）则可以将采集而来的口述档案通过捐赠、转让等方式在线提交给高校档案馆，为构建高校记忆和传承校史文化贡献力量。

（三）操作流程

1.采集用户注册：在这一流程中，在线采集平台可以要求有意愿参与访谈项目的采集用户提供相关信息。首先，用户需点击“采集用户注册”按钮并转到信息采集页面，并根据一系列数据字段填写用户信息：用户姓名、出生年份、籍贯、职业、用户简介和联系人信息等。此外，该页面还应设计一个简短的下拉式列表，要求选择“采集用户类型”：教师、学生、高校管理者、校友、退休教职工、校外人员、专业研究人员等，如采集用户的职业未在列表中列出，则用户可根据提示选择列表下方的“其他职业”，并输入最能反映采访对象职业的描述。当“采集用户注册”页面填写完成时，用户选择“保存”选项，然后进行下一步。

2.创建采集记录：采集记录是口述档案资源的核心部分。该页面要求采集人员填写口述档案形成的日期、地点、访谈者、受访者、主题、关键词和简要总结等，也可添加与采访相关的其他信息（如照片、人物简历、人物关系图谱、背景介绍）和现场情况。该步骤中最重要的信息是采访员依照时间顺序为每次采访所撰写的“采访日志”。此日志对于查找和检索采访中涉及的主题至关重要，因此，为了指导采集人员撰写采访日志，在弹出式帮助框和网页上，平台应提供按时间順序撰写的采访日志案例。

3.口述档案上传：采集人员创建好口述档案采集记录后，需将数字化的口述档案文件上传到采集平台，以便将其传输到高校口述档案在线采集平台的相关数据库。

采集人员上传口述档案文件至在线采集平台时，需根据平台提供的文件命名规则对提交口述档案文件进行重命名。进行到这一步骤时，数据库已经为提交的文件资料生成了唯一的目录号。采集人员重命名文件时，该页面将提示用户如何在命名文件时使用此编号，以及之后如何在相应的数据字段中输入最终文件名称。平台设计时还应要求采集人员确认提交口述档案记录的格式类型、采访日期和提交日期，明确创建口述档案记录的人员，并提供关于口述档案的概述。上述所有信息有助于馆方从在线平台上快速获取此口述档案记录信息。

为了确保所采集的口述档案能够提供网络利用，平台应要求采集人员在提交口述档案记录到在线平台时，同时上传与口述档案相关的著作权转让协议和其他辅助材料。采集人员只有将所获得的协议及相关材料上传后，才能最终将口述档案文件添加到采集平台上。提交完成后，采集人员对其提交的各类口述档案记录进行最后检查。当采集人员选择“提交”按钮，系统则会立即向馆方发送一封电子邮件，通知他们口述档案采集流程已填写完毕，处于待处理状态，并且与之相关的口述档案文件已上传至在线平台，随时可供访问并获取。馆方收到电子邮件后，将尽快处理上传至在线平台上的口述档案。

4.资源处理与利用：采集人员将口述档案上传至在线采集平台后，馆方将所上传的口述档案资源进行及时的处理和编目，以确保其符合档案管理的基本规范和可供利用。馆方将口述档案资源处理完毕后，可将其统一放到网络平台上供广大用户使用和共享。

四、建设过程中应注意的问题

（一）口述档案的安全管理

个别口述档案涉及了访谈当事人的隐私，其内容不能对外公开，因此，确保高校口述档案的安全至关重要。这就要求我国高校在设计、使用在线平台采集和保存口述档案资源时，一定要注重其安全管理。其一，根据口述档案内容和访谈对象的意愿，有选择性地将其发布在网络平台上，不具备公开条件的不应在网络平台上公开发布，以免侵犯相关主体的隐私;其二，在设计开发在线平台过程中，要考虑平台系统的用户身份验证和访问控制功能，通过身份验证和访问控制等技术手段来避免非法访问，确保平台的安全性;其三，要注重平台上的口述档案数据的安全性，尤其是注重数据的安全备份，可通过各种备份技术和手段确保数据的安全性。

（二）口述档案的著作权处理

正确处理著作权问题是开展口述历史工作的前提[7]。一些高校在开展口述档案采集时，关于如何处理著作权问题还缺乏经验。然而，口述档案的著作权处理问题，关系到口述档案的采集和利用服务，如果处理不当，会引起不必要的法律纠纷。因此，在通过在线平台采集口述档案资源过程中，高校档案馆需要处理好相关著作权问题。首先，理清口述档案的著作权归属问题。口述档案是访谈者（一般也口述档案的采集人员）和受访者“双方共同参与的结果”[8]，一般情况下，访谈者和受访者均可对口述历史档案主张著作权，高校档案馆在采集口述档案时须尊重他们的著作权，在未获取授权时不得私自处理和使用。其次，如何获取口述档案的著作权问题，可参照国际上普遍的做法，高校档案馆应要求采集人员在开展访谈之前应通过签订著作权协议和发布协议等方式获取口述档案的相关版权，并将其全部或部分转让给档案馆（可将著作权协议连同口述档案文件一同上传至平台）。“签署合法授权书后，访谈者就算同意将著作权给收藏单位所有，或划归给公众所有。”[9]

（三）口述档案的标准化把控

我国高校在设计开发口述档案采集平台或系统时，应注重保持平台或系统的标准化与人性化的平衡。过于严格的标准化要求虽然可以减少项目编目人员的工作，但有可能会给采集提交人员带来不必要的麻烦。因此，在坚持标准化的同时，还要注意系统的人性化设计，以用户为本，增强平台系统的易用性和灵活性，节约采集人员的时间和精力。

（四）口述档案的网络利用与共享

口述档案的采集要以用户利用为宗旨，在口述档案采集和编目整理的过程中要预先考虑到最终的利用和共享问题。因此，在线采集平台设计时不仅要考量口述档案的采集功能，还要考虑如何通过网络平台为用户提供利用与共享的问题。同时，为了促进口述档案资源的推广与共享，馆方可以借鉴有关档案馆的做法，借助多元化的社交网络媒体（如微信、微博等）对口述档案资源进行宣传推广，促进高校档案馆的服务水平与社会影响力的提升。

五、结语

“作为一种新型的记录方式与档案类型，受各种因素的影响，口述档案及其研究在当前已呈兴起之势。”[10]随着口述历史项目和口述档案实践的不断增加，在线采集平台因其在口述档案资源采集中的独特优势，已引起口述档案采集机构的关注。目前，国内外图书馆界已有不少口述历史机构开展了口述档案在线采集平台的建设，取得了良好的效果。受此启发，笔者对我国高校口述档案在线采集平台建设的模式、原则和操作流程进行探讨，提出看法和建议，但有些方面还不够细致，需要后续进一步深入研究。

[参考文獻]

[1]杨祥银.当代美国口述史学的主流趋势[J].社会科学战线，2011（2）：68-80.

[2]张一，谢兰玉.网络环境下美国图书馆口述历史用户服务研究[J].图书馆建设，2017（3）：62-72+77.

[3]杨艳，朱文婉，李平，等.“高校记忆”中口述档案资源建设思考[J].北京档案，2014（6）：22-25.

[4]石剑文.高校口述档案的数字化建设[J].城建档案，2014（9）：67-69.

[5]American Folklore archives. Occupational Folklore Project [EB/OL]. （2018-08-11）[2020-09-16].http：//www.loc.gov/folklife/ofp/.

[6]Nancy Groce，Bertram Lyons. Designing a National Online Oral History Collecting Initiative： The Occupational Folklore Project at the American Folklife Center [J]. The Oral History Review， Volume 40， Issue 1，2013（1）：54-66.

[7]冯云.美国口述历史伦理审查机制研究[J].图书馆建设，2015（2）：88-95.

[8]王玉龙.口述档案的著作权保护：基于英美口述史法律伦理指南的分析[J].浙江档案，2015（2）：12-15.

[9][美]唐纳德·里奇.大家来做口述历史[M].北京：当代中国出版社，2006：65.

[10]王玉龙.不同的记录不同的过去：口述历史档案的兴起及其理论影响[J].档案学研究，2016（5）：40-44.

[作者简介]蒋周凌，广西开放大学教师，馆员，硕士，研究方向：档案管理与利用。

[责任编辑 黄 河]