Excel 在无纸化考试成绩检索中的应用

刘艺

（辽宁工业大学 电子与信息工程学院，辽宁 锦州121001）

1 概述

伴随无线网络和计算机辅助评价系统的发展，无纸化考试系统纷纷进入各大高校，成为高校评价教学质量的主要方法。无纸化考试的优点是公平的考试环境、统一的阅卷标准和准确的成绩。高校的学生成绩管理系统实现了对高校不同专业、不同学生、不同教师以及不同课程的成绩进行智能有效的统计分析。成绩管理系统要发挥其上述功能的前提是保证成绩录入的正确性。由于高校教学工作量大，每位教师在期末都面临大量的成绩录入工作，如何快速准确地录入学生成绩是亟待解决的难题。Excel 是微软办公自动化软件组件之一，具有强大的数据处理能力，巧用Excel 中的函数与宏可有效解决成绩录入问题。

2 Excel 中的函数与宏

Excel 中的函数是用预先设置好的公式对数据进行分析的工具，综合运用SUM、AVERAGE、COUNTIF、OFFSET 等函数实现快速数据分析。数据分析的前提是数据有效检索，Excel 使用查找与引用功能从数据库中检索到数据，Excel 中数据的检索是通过函数对工作表中绝对地址和相对地址引用来实现。Excel 中的宏是用VBA 编写的一段程序代码，宏一旦被定义便可重复使用，VBA 是专门用来开发微软办公及自动化软件的编程语言。

3 巧用Excel 检索成绩

成绩管理信息系统的首要工作是数据的录入，数据录入工作量庞大，枯燥乏味易出错，巧用Excel 快速完成数据录入功能。高校的考试分为正考、补考两种，两种考试成绩的录入顺序不同。

3.1 正考成绩录入

如果考试是采用无纸化考试，考试结束成绩生成成功，管理员直接把成绩导出成Excel 格式发送给任课教师，任课教师根据成绩录入模版的要求，使用Excel 中的排序功能整理数据后，教师就可以把成绩导入到成绩管理系统中。

3.2 补考成绩录入

由于高校的考试除学生正常上课的正考，还包括补考和重修考试，补考和重修学生的成绩则不同。管理员由考试系统中导出的成绩是按学生学号排序，而教务处的成绩管理系统中的补考和重修成绩名单则是没有任何规律可循。如果教师手工逐一录入，不但准确性难以保证且劳心费时。如何把管理员发放的成绩单高效的整理成教务处模版的格式，是Excel 解决的问题。

3.2.1 基于函数的管理方法

在一个大表中查找指定数据的函数有LOOKUP 函数、VLOOKUP 函数、D 函数等，在成绩管理系统的数据检索中，VLOOKUP 函数简单易学成为数据录入的首选函数。

VLOOKUP 函数用法如下：

VLOOKUP（value_address,table_array,col_index,logical_value）

其中：value_address 是要查找值的地址，table_array 是要查找工作表单元格区域，col_index 是在table_array 区域中返回数据所在的列号，logical_value 是一个逻辑值，1 表示模糊查找，0表示精确查找[1]。

接下来以某一学期的补考成绩为例，说明VLOOKUP 函数的使用过程。图1 是考试结束后管理员导出的部分成绩放在成绩单工作表中和成绩管理系统的名单排列放在sheet1 中，图2使用VLOOKUP 函数检索的成绩放在sheet2 中。使用VLOOKUP函数根据sheet1 中的名单到成绩单工作表中检索成绩放到sheet2 中，VLOOKUP 函数的使用如下：

图1 原始数据

图2 函数生成数据

第一个数据检索成功后，把光标放到单元格B2 矩形框的右下角，当光标形状变成空心的十字时，拖动鼠标到所需的最后成绩，释放鼠标检索完成。

3.2.2 基于宏的管理方法

在大批量的数据中查找指定数据也可以使用宏方法，在Excel 中可以直接录制宏，也可以在VB 编辑器中直接用VBA编写宏。Excel 正常启动后开发工具选项卡是看不见的，所以先要把开发工具选项卡显示出来，步骤如下[2]：

(1)启动Excel 应用程序。

(2)点击office 按钮，启动对话框。

(3)点击该对话框窗口右下角选项按钮。

(4)启动Excel 选项对话框，选择常用选项下的在功能区显示开发工具选项卡，点击确定按钮。

选项卡设置完成后，启动Excel 界面如图3 所示。

图3 Excel 窗口

开发工具选项卡调试出来后，接下来用开发工具选项卡上插入功能插入一个图形按钮作为宏执行按钮放在sheet2 中，宏名为成绩检索，双击该按钮进入VBA 代码编辑状态，在编辑器中写入如下代码：Sub 成绩检索()ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-1],成绩单!R2C1:R11C2,2,0)"

图4 成绩检索

Selection.AutoFill Destination:=Range ("B2:B11"), Type:=xlFillDefault

Range("B2:B11").Select End Sub

保存成功后，回到Excel 工作表状态，点击成绩检索按钮，随时检索所需成绩，如图4 所示。

4 结论

巧用Excel 的函数与宏解决高校成绩录入问题，保证了成绩录入的质量，节省了成绩录入时间，缓解了教师的工作压力。Excel 的数据处理功能强大，它完成了很多专业软件才有的数据分析功能，学好Excel 对日常工作和学习帮助很大，Excel 还有太多的功能等待我们去学习和使用。