信息化条件下档案编研工作新思考

李莎莎

摘要：本文分析了信息化条件下档案编研工作变化新趋势，以便更好地把握新时代赋予档案编研工作的新机遇，认识当前编研工作面临的新问题。此外，本文从推进编研主体多元化、打造成体系编研成果、加大人防和技防攻关力度三个方面提出了突破传统档案编研局限的对策。

关键词：信息化 档案编研 转型 主体

信息技术已成为21世纪推动经济社会发展的动力源泉，也是促进各行各业发展变革的核心力量，如何把信息技术与行业融合发展，是当下研究的热门课题。[1]档案编研工作的目的是挖掘档案信息资源的潜在价值，目前信息技术发展为档案编研工作带来了新的机遇和挑战。如何把握时代发展机遇，找到档案编研与信息技术的契合点，调整档案编研思路，发现和解决档案编研面临的新问题，优化档案编研模式，更好地发挥档案记录历史、传承文化、资政育人等作用，是档案编研工作顺应新时代发展趋势必然要解决的问题。

一、档案编研工作面临的新变化

传统的档案编研思路和模式已不能适应信息化时代下的新要求。档案编研工作正经历着以下四个维度的转型升级。

（一）编研内容和推广渠道从单一化向多元化转型

传统的档案编研工作思想以服务国家、服务行业为主，而面向社会回应公众关切的编研成果不多。编研内容的取材主要来自馆藏资源，信息量有限且形式单一，很难出高水平、深层次的编研成果。信息技术发展助推信息传播渠道多元化，促使档案编研内容在馆藏基础上愈加丰富和多样，有利于开拓编研人员眼界、拓宽编研思路，同时有助于通过微博、微信、订阅号、App等新媒体平台展现多样化的编研成果。

（二）编研加工从简单文图处理向依托技术提质增效转型

单一的以纸质为载体的出版物是传统编研成果的主要表现形式，其加工过程以文字校稿、图片排版、布局调整为主，在形式上很难有突破和创新。信息技术突破了这种出版模式的束缚，通过对文字、图片、视频、声音等信息进行综合性技术处理，使得编研成果形式多样化。除了纸质出版物，电子化编研成果产品能更好地满足读者需求，通过网络和信息技术传播，既拓宽了编研成果的传播面，又增强了读者与编研工作者的互动性。

（三）编研形式由独立编研向合作编研转型

随着信息化程度的提升，档案编研工作与社会各项工作之间的关系愈加紧密，编研工作为社会服务的需求愈加强烈，社会需求导向型的档案编研工作成为一种发展趋势。这就要求档案编研工作在选题上要契合社会关切，在内容上要涉猎广泛，在形式上要多元創新。但传统的单一、闭门造车式独立编研方式已很难适应这种新要求，而以档案部门为核心，以党政机关、社会团体、企事业单位为依托开展全方位、多层次、广视角的合作编研，已成为适应档案编研社会化的一种有效方式。[2]

（四）编研选题从立足馆藏特色向兼顾公众需求转型

传统的编研选题工作带有一定的指令性特征，通常是基于馆藏特点就某个主题进行大事记编纂、组织机构沿革编写、年鉴汇编、文件汇编、全宗指南等编研工作，服务对象单一，受众群体有限。[3]随着公众对物质文化需求的不断增长，传统的选题方式已无法适应信息资源共享的需求，而信息技术为编研选题提供了网络平台和便利通道，档案馆在立足馆藏特色的基础上向社会发布选题范围，征求公众意见，结合反馈意见调整选题，更契合社会关注热点。

二、信息时代赋予档案编研工作的新机遇

随着数字信息技术在档案工作中应用范围的不断拓展，其在档案编研数字化进程中发挥着助力器的作用，为促进档案编研工作提质增效带来了新机遇。

（一）为提高编研完整性和效率创造条件

全面掌握档案资料信息是开展编研工作的先决条件，传统编研工作需要耗费大量人力进行查阅、筛选、抄写、校对等烦琐程序，且受客观条件限制难以保证获取档案信息的全面性。而信息技术的应用助推了档案数字化建设，使得档案馆可以依托数据库对档案信息进行自动分类、关键字检索、信息自动关联等功能操作，轻松获取全面、精准的档案信息，大幅度提高了编研工作效率。

（二）为编研成果展示提供广泛平台

编研成果对外展示是体现编研工作服务国家、服务社会这一工作宗旨的方式之一。档案编研工作依托互联网信息技术平台，将集文字、图片、声音、视频等多项技术为一体的数据信息在档案部门官方网站、微博、微信、订阅号等多个平台展出，有助于增强编研成果利用者和编研人员之间的互动性，即利用者可实时获取编研成果，了解编研工作动态并提出建设性意见，编研人员则可结合前者实际需求和建议调整编研思路，优化编研成果，从而提高编研成果的实用性。

（三）为编研功能拓展提供新的出路

随着档案利用大众化程度的加深，档案编研的功能正在从服务行业内部向服务社会拓展，这是深化档案编研工作的主要表现。在信息化时代下，信息交互传播方式促使档案编研工作在沿袭传统思路的同时，基于公众需求向多层次、广角度发展，使得编研功能得到进一步开发和拓展，编研成果也更接地气，更好地适应了档案服务社会化发展趋势。

三、信息时代下档案编研工作面临的新问题

信息化给档案编研工作高质高效落实带来新机遇的同时也提出了新要求，当前档案编研工作正面临着一些新问题。

（一）信息来源多元化加重了编研工作负担

信息技术发展促使档案资源采集方式从纸质档案为主向电子档案为主转变，大数据集成技术的推广也同时改变了传统档案的来源渠道，从单纯来源于库房馆藏、电视、报纸向数字杂志、数字广播、移动电视、网络等新兴媒体拓展。与此同时，档案形式呈现多样化，如官方微博、微信公众号、订阅号等，信息量大、内容繁多，在丰富档案编研素材的同时也在一定程度上增加了信息甄别、筛选、采集的难度，加大了档案编研工作负担。

（二）编研成果展现形式受限

将档案材料真实地、完整地记录在档案编研成果中是编研工作的一项基本要求。在信息化时代下，公众对信息的读取更倾向于短平快节奏，因此信息传播的特征呈现出内容简单化、结构扁平化的新趋势。这种对信息加工简单粗暴，以关键词吸引眼球为出发点，内容片面甚至断章取义的信息整合过程缺乏严谨性，与档案编研工作应秉持的客观性、学术性、系统性的原则存在矛盾，而单纯地传播原既定模式的编研成果则很难吸引眼球。因此，如何在适应信息化时代公众的阅读偏好与保持档案编研成果既有特点之间找到平衡[4]，是目前档案编研工作需要突破的重要一环。

（三）保障档案信息安全是档案编研工作面临的新课题

在信息化背景下，越来越多的档案信息被加工处理并存储在计算机硬盘或其他存储介质中。在便于档案编研人员快速检索、提取关联数据的同时，也增加了档案信息失窃或数据丢失、被篡改的风险，如编研人员因技术欠缺或经验不足而操作不当，导致档案数据信息在网络传播中被泄露，又如设备突然发生故障致使正在传输或提取的数据损坏或丢失，影响编研成果的完整性。与此同时，档案编研成果在发布前的审核环节意义重大，如果编研成果中含有不宜对外公开的敏感信息或涉密信息，若未加工处理便在网络上发布，会造成公众对相关信息的误解或误读，偏离档案编研成果发行的初衷。

四、开创档案编研工作的新思路

在信息化时代下，档案部门要更好地适应档案编研工作新趋势，突破档案编研工作面临的新困境，本文认为可从推进编研主体多元化、打造成体系编研成果、加大人防和技防攻关力度三个方面开创档案编研工作新局面。

（一）推进编研主体多元化，对外开展合作编研

信息化技术给档案编研提供了丰富的素材，同时也增添了对档案素材来源可靠性、信息准确度、涉密程度的甄别和筛选难度。要在海量的档案资源中提取有价值的信息开展高质量的编研工作，离不开相关部门的密切合作，需依托各部门在资源筛选、信息甄别、资源整合等方面的优势，为档案编研素材采集发挥过滤池的作用。因此，档案部门在开展编研工作时应采取走出去战略，积极与其他领域如图书馆、博物馆、财经单位、科研机构开展合作编研，向各方取长补短，全面挖掘全新特色专题，多渠道、多角度、多方位开发档案信息资源，走向开放化、多元化，实现共建共享的编研工作模式。[5]

（二）打造成体系编研成果，丰富成果展现形式

互联网时代碎片化阅读已成为网络主流，具备文字精练、内容简短特点的短文更容易获得读者青睐。传统的档案编研专题以大事记、机构沿革、年鉴汇编、文件汇编为主，内容多且篇幅长，直接一字不漏被推送到互联网平台对读者的吸引力很有限。要化解这种尴尬境地，势必要求档案编研人员调整思路转变工作方式，打造成体系的编研成果，即同时推出“精简版+标准版”的系列档案编研成果。其中精简版主要在官方网站、微信公众号、微博平台上推出，并附上标准版链接地址，让读者结合自身偏好选择合适的阅读版本。同時，除了将编研成果编印成册外，档案部门还可通过举办展览、开设讲座、开发档案信息资源共享互动平台等方式来丰富编研成果展现形式，真正践行档案信息资源开发服务社会的宗旨。

（三）加大人防和技防攻关力度，守住档案安全底线

针对依托互联网平台开展档案编研工作可能因人员操作不当、设备故障等原因造成档案信息泄露问题，为保障档案信息安全，需要在加强人防和技防上下功夫。在人防上，档案部门要强化对档案编研人员的档案安全知识培训力度，提高其对档案信息的敏感程度，在编研成果发布前严格审批，力求将失误降到最低；在技防上，档案部门要定期检查和更新档案信息资源存储设备，引进区块链等先进技术防止档案数据失真、丢失或被更改，针对互联网共享中的档案信息，还应通过设置访问限制、配置信息防火墙等措施，实时监控输入输出数据，确保档案信息不受侵害。

在信息化时代下，档案编研工作呈现出转型升级的发展趋势，但服务社会、服务行业的属性未发生变化。面对日新月异的信息技术，档案编研工作应与时俱进，转变观点，创新思维，完善服务；档案从业人员要立足实情，主动适应新时代的新变化，顺应新变化趋势，注重提升自身综合素质，推动档案工作质量迈上新台阶。

注释及参考文献：

[1]董思琦，李颖.数据时代档案编研工作发展策略研究[J].山西档案，2020（1）：112-117.

[2]李红霞，王运彬.合作编研对档案编研社会化的影响[J].档案天地，2017（7）：32-34+37.

[3]黄夏基，梁艳.信息时代档案编研的“恒”与“变”[J].档案学通讯，2016（4）：39-44.

[4]王良镭.档案编研工作在数字化时代的机遇与挑战[J].中国档案，2020（2）：68-69.

[5]吴志杰.新技术环境下档案编研工作探析[J].北京档案，2019（6）：25-27.

作者单位：中国民用航空局档案馆