乡镇政府档案管理中存在的问题及对策

徐磊

摘 要：乡镇政府档案管理当中普遍存在信息化建设不足、队伍不完善、制度不健全、档案收集以及利用意识不够等问题。在应对上主要是抓住制度建设，在建立信息化管理系统基础上不断壮大管理队伍，同时积极学习国家档案管理办法，提高档案收集及利用水平。

关键词：乡镇政府;档案管理;管理问题;问题对策

前言

乡镇政府作为基层政府需要负责基层经济、文化、政治、教育、医疗等领域以及对应资源档案管理工作，还要及时负责本地区人口基本档案工作。乡镇政府档案管理水平直接关系到了各村建设事物，故而不容马虎大意。但实际工作中，因为资源分配不公、领导重视水平低等原因，导致乡镇档案管理存在信息化建设不足、队伍不完善、制度不健全、档案收集以及利用意识不足等问题。乡镇政府在乡村振兴战略下必须要扭转传统管理模式，提升档案管理水平，才能让档案为乡村建设提供助力。

一、乡镇档案管理现存问题

1.制度不健全

乡镇政府档案管理制度不健全体现在：第一，没有建立档案管理责任制。第二，档案收集、筛选、立卷、归档、利用等环节缺乏标准，导致操作五花八门，档案数据内容彼此矛盾。第三，缺乏激励制度，导致工作人员内动力不足，在工作中出现应付心理，档案分类、立卷等工作马虎。在有的乡镇档案部门甚至于出现各类档案混淆情况。第四，档案经费管理混乱，导致经费利用率不足，档案部门软硬件缺乏[1]。

2.信息化建设不足

乡镇档案包括了人口、教育、经济、政治、医疗、社会保障等方面内容，可以说档案领域宽泛，数据相对复杂且数据采集困难。而目前乡镇档案信息化建设水平低，不管是档案收集、筛选、立卷、归档，还是保存和利用都存在很明显的依赖人力现象。而人力资源方面缺乏专业管理人员，又直接导致了档案收集不及时、筛选不标准、立卷不清晰、归档不认真、保存不严密、利用不全面等问题。

3.队伍不完善

在乡镇档案室人员缺少，队伍培训质量差，工作较为散慢缺乏服务意识，故而档案收集、整理、保护、利用等工作流于形式。档案管理人员信息技术水平差，难以维护现有的新媒体平台，在线服务回应慢。

4.档案收集以及利用意识不足

乡镇档案部门面对各村收集档案资料，而各村在资料收集整理上存在明显拖拉现象，即便一年一次档案数据上报工作也会存在资料不全、数据模糊等情况。而乡镇档案管理部门又缺乏认真校对意识，总会导致虚假数据或者缺乏系统数据的档案进入档案室。这样的档案无法为他人提供很好的参考。况且乡镇档案管理当中缺乏利用方面考核，导致了档案管理人员缺乏服务意识。

综上所述，乡镇档案馆存在的问题彼此关联，例如信息化管理不足和决策者不够重视有关，同时也造成了档案管理人员信息技术薄弱。而这又导致了档案收集、筛选、分类、立卷等工作粗放。所以乡镇档案管理问题并不简单，必须要从根上找原因，才能使其逐渐地从传统粗放管理向综合管理、高效管理转变。

二、提高乡镇政府档案管理水平的策略

1.完善乡镇政府档案管理制度

第一，积极建立档案管理责任制。即各村要有专门档案管理人员，由其来不断采集村内各类数据、信息，包括村中土地等资源情况（土地流转、林地规模、集体土地面积）、村民數量以及学历等基本资料、当地景观、自然资源、非物质文化、文化类数据调查资料（民俗、村志、传说）等，再由村档案管理人员将档案分类装订、保存，一年一次向乡镇档案部门汇集。汇集时需要村档案人员、乡镇档案人员彼此共同清点、记录，之后签字。以该签字文件来确认彼此责任。第二，按照国家档案管理标准，结合当地档案分类、档案材质、档案管理软硬件来形成对应的档案管理标准。要求凡是同一事务的数据前后需要一致，若不一致需要认真考察前后数据，并将真实数据录入其中。第三，对村档案管理人员、乡镇档案管理人员实行激励政策，对表现优异者增加奖金、福利，以此来引导所有工作人员提高工作质量[2]。这其中必须要积极考核，严格抽查，只有以这样的方式才能杜绝有关人员产生应付心理，保证档案管理工作提质增效。

2.提高信息化建设水平

第一，建立信息化管理平台，需要先制定档案分类，建立不同档案分类标准，主要是以档案来源、形成时间、内容、形式、特征等来区分。要尽量保证分类细密，能够囊括乡镇所有业务领域。第二，建立信息化管理平台后，要求各村定期上传数字版档案资料，如有贵重资料则需要亲自递交给乡镇档案管理部门进行专门管理和保护。交接时必须要彼此确认内容。第三，为了保证乡镇档案信息化管理体系安全，需要定期杀毒修复，要尽可能避免被黑客等不法分子截获、篡改、盗取。第四，要对档案利用情况形成数据统计，根据统计结果来调整档案利用方案，要确保经常利用的档案得到及时保护，避免严重磨损和内容缺失。

3.培养高效档案管理队伍

第一，积极地补充档案管理人员，要确保档案管理部门有足够人力，能够动态完成档案交接、档案保管、档案整理、档案立卷归档等工作。能够定期检查档案完整程度，对档案展开必要的修补。第二，需要对档案管理人员提供必要的培训，包括档案分类保管、档案利用等方面的操作流程和标准，要确保档案管理人员形成服务意识，这是保证档案资料得到利用的前提条件。第三，要求档案管理人员在线服务态度好、服务认真。

4.形成动态收集习惯并提供在线服务

各村档案管理人员需要动态收集档案资料，避免重要资料散失。要保证档案分类正确、资料完整、数据详实。这是从根本上保证乡镇政府档案工作提质增效的关键。另外，乡镇档案馆通过在线服务为群众或者其他部门提供档案参考，要尽可能保证档案对乡镇尤其是各村经济、文化、政治、教育等工作提供参考[3]。

总结：

乡镇档案管理工作十分重要，如实反映了各村各方面工作、各领域情况，需要乡镇政府严格保护这些档案，要通过建立管理制度（分类制度、档案管理流程及标准、责任制度、考核激励制度、培训制度）来提升档案管理水平。尤其是要提高档案信息化管理水平，其关乎到了档案收集和档案利用，不可小觑。

参考文献：

[1]赵晓霞. 乡镇政府档案管理中存在的问题及对策[J]. 城建档案， 2021（9）：2.

[2]佟瑞芳. 乡镇政府档案管理信息化建设中存在的问题及措施探究[J]. 真情， 2020（6）：1.

[3]熊艳红. 规范乡镇档案管理工作的必要性[J]. 农家参谋， 2020， No.643（02）：254-254.