浅析企业档案管理信息化建设

党晶晶

摘 要：随着人们进入信息时代，信息化科技在现今高新技术当中潜力很大，所以在企业管理工作当中也能够把档案管理工作纳入信息化技术，使企业档案管理也随着信息时代的前进而蓬勃发展，以便更好的加强企业档案资料的整理、保护、科学管理和共享使用，并协助企业实现高效管理和建设。所以，把企业信息化建设科学合理的运用在档案管理当中是企业实现可持续发展必经的一条道路，本文针对对于企业档案管理信息化建设展开详细论述。

关键词：企业：档案管理：信息化建设

一、企业档案管理信息化建设的作用

有助于档案原件的保存，企业可以将纸质文档转化为电子存档，再对其进行分类、整理和保存，最终加以利用，这就能有效地降低纸质档案的破坏，减小原件丢失的风险，为档案管理提供便利。便于电子文件归档，传统的档案管理工作中以动手操作为主，工作量复杂而多，管理者往往需要花费大量精力和时间，利用动手操作梳理和制定文档目录，出错概率大，由于信息的变动也会产生大量连锁反应，时间消耗量也多。而信息化管理系统则可以避免这一问题，档案管理员通过计算机操作就可以进行档案归档，节省工作时间，工作质量与效率也明显提高。自动化档案检索，传统档案检索工作中，主要是由管理人员为用户从各目录中查找所需信息，到库房对档案实物进行查找，工作效率不高。新时代信息化背景下，管理者可以运用现代化计算机设备为用户搜索和查阅所需档案等信息资源，可以从各个视角进行搜索，信息查全率和准确性都大大提高，工作效率也得到了保证，减少管理者压力。增强档案资料的安全与保密性，作为一项关键信息资料，企业档案与企业生存发展息息相关，并且其会关乎到企业商业乃至国家机密，一旦出现档案泄露事件，将会给国家和企业造成不可估量的经济损失。档案管理信息化建设，大大提高了其保密性，与一般纸质文档比较具有更高的安全系数，通过设置加密权限降低档案信息泄漏几率。企业利用计算机集中管理档案资料，为文档信息设定了一定的查询權限，进行严格保密，以防止档案文件材料的流失或泄露，增强档案资料的安全与保密性[1]。

二、企业档案信息化管理建设不足

规划不完善，目前我国很多企业处于工业化发展进程中，现代化管理方法不健全，企业也没有充分考虑自身发展战略，无法从整体上做好企业信息化建设规划。另外，在企业档案信息化管理系统建设项目中，不能像其它项目一样直接产生效益，由此直接影响到信息化建设的能否成功。档案管理工作并没有统一标准和标准化，即有规范但并未实施到位，在企业档案管理信息化工程中，统一规范和标准化是十分关键的，从宏观上指导着档案管理信息化建设工作。事实上，部分企业还不能形成完备的档案管理规范体系，有的对具体工作又缺乏具体的管理规范，所以企业要加速建立信息化标准规范并逐步完善工作，为企业档案管理信息化建设提出更完善的工作体系和规范。企业领导要落实标准和规范的有效实施，领导对档案保管工作相当的不注重，现阶段由于档案保管制度的系统性比较强，所以对管理人员的专业性要求也比较高，不过目前不少企业和单位的主管干部都把管理培训和技术创新没有重视和严格落实，认为档案保管是一项比较次要的工作项目，所以通常都会将档案保管工作交由专人管理。由于企业领导的不注意，才造成了档案保管工作的发展滞后，其实企业档案管理工作既直接关乎到每一个职工本人的权益，同时又和我国的经济社会发展密切相关。所以企业档案管理工作要想发展需要获得企业领导的充分关注和职工拥护，如此才能使每个企业职工得利，为企业与国家发展带来新价值。

三、企业档案管理信息化建设措施

首先，创新思想且明确信息化建设方向，众所周知行动取决于思想，企业档案管理信息化建设亦是如此，探索正确的信息化建设道路，明确建设发展目标，思想解放与提高档案管理认识是首要任务。企业领导要明确企业监管职责，从国家战略目标的长远视角思考，积极探索企业档案管理信息化系统建设发展方向，明确企业信息化建设工作目标是势在必行的，加强管理重视。基于正确的思想观念，企业领导层还加强宣传力度并提出倾斜政策，为档案信息化建设创造条件，并以此建立现代的档案管理机制。另外，在档案管理信息化工程建设中，还积极推动企业建立信息宣传推广激励机制，以引导企业内部人员深刻认识信息化管理的重要价值，并以此积极参与文档信息化建设工程[2]。

其次，完善各种制度建立，提升管理品质。档案管理信息化工程中，企业建立各种严格制度，满足企业特定发展需求，以此有序开展数字化档案管理建设工作。为档案管理建立具体的工作机制，以确定其管理内涵和目标，规范开展各种管理工作，通过制定具体工作责任机制，以实现档案管理工作到人，基于个人责任制，在发现问题后，可及时查找责任人并采取相应的处理对策。由于电子归档不安全的隐患且易于被人篡改，可采用电子介质存档或辅以纸张存档，同时保存大量电子和纸质文档，以进一步提高电子归档及信息化管理系统的质量。对电子存档信息系统加强安全管理，确保盗密者没有机会盗取档案信息，故此档案管理人员要为企业各项信息系统建立相应的防护措施，制定应急方案。

最后，确立管理匹配的标准与规则，在企业档案信息化管理系统建立中，一定要形成相应的管理系统规范和标准，以有效整合各部门资源，统筹调配各档案管理机关，克服部门各自为政的局面，为企业稳定发展提供保障。严格落实信息化标准与规范，预防发生重复性建设，以此为企业有效开展档案信息化建设奠定基础。此外，企业档案信息管理工作中，计算机技术应用显得尤为重要，档案部门要提供一定的技术支撑，做好日常维护保养、安全保护及故障处理，还要顺应时代发展潮流，对技术及时进行更新与升级。实际管理工作中，为了解决档案管理部门缺乏信息技术力量支撑的问题，与高校及科研单位合作，扬长避短，同时与相关部门加强合作，共同进行科研攻关，以此提升档案信息化成果科技含量与标准化水平。同时，档案信息管理工作中，管理人员自身要具备一定的档案业务知识与技能，还要熟练操作计算机、录入数据、网络管理、建设输数据、处理图像及制作网页等，因而档案部门要尽可能为人员创造培训与进修机会，提高管理人员自学能力，合理制定规划，将其作为继续教育的重要内容作为上岗资格考试的一部分[3]。

结束语：

综上所述，现代企业管理中，要结合实际情况，对管理模式进行创新设计，全面实现信息化建设。在此过程中，完善档案管理，为企业运行提供牢固的档案管理环境促进企业稳定发展。所以，企业档案管理工作中，必须要进行信息化建设，合理应用于企业日常管理工作中，为企业实现可持续发展目标奠定基础。

参考文献：

[1]汪亚琼，徐雯雯.企业档案管理的网络信息化及开发利用研究[J].黑龙江档案，2021（06）：72-73.

[2]胡伟航.集团型企业档案信息化建设面临的挑战及应对策略[J].城建档案，2021（12）：48-49.

[3]周宇飞.工商行政管理档案信息化建设的实现与对策研究[J].产业与科技论坛，2022，21（01）：259-260.