公文智能交换系统在党政机关单位中的应用

李陆昆 曲靖市大数据建设和管理中心

前言：为了贯彻落实国家的重要政策和发展战略，对党政机关单位中，需要采用条码识别的先进技术。针对传统的手工处理纸质机要文件的做法，改善以往信息资源共享能力差和人工效率低等问题。对公文智能交换系统的应用，可以提高文件高度的安全性和保密性，对文件的精准性也有了显著的提高，对办公效率的提升也作出了卓越的贡献。

一、公文智能交换系统的概述

公文智能交换系统是一种智能化管理设备，它主要针对纸质公文，利用自别识别条码的技术，以及先进化和网络化的技术支持，对文件流转实现智能化的管理。系统结合数字签名，对软件和硬件的加密功能，CA认证等一系列的安全技术，采用高标准的XML格式，让电子公文的交换实现跨平台的操作，对文件的安全性也有了进一步的提升。公文智能交换系统基于先进的智能化信息技术，可以连接不同公司开发的办公自动化产品，调用跨平台的接口，让办公系统接口不一的难题得到了解决[1]。让用户可以体验到网上协同办公和跨部门的信息共享，以及公文的智能交换等功能。在实际的工作过程中，在文件上生成相关信息的二维码，通过读取二维码，可以获取纸质文件的记录流转信息，运用智能的软件为工具，安全规范为基础，对公文交换运转实现了高效智能化的管理。

二、公文智能交换系统的功能介绍及应用

（一）系统的功能介绍

公文智能交换系统可以对机要公文进行精准的识读，包括发件量和运行状态等动态信息。系统的主要功能分为业务管理平台、文件智能交换、纠错管理、查询统计、自助服务关联、系统应用管理、交换箱监控平台以及急件服务提醒等。在实际的工作中，可以更好地解决了在实际工作过程中发生的数据不准确和劳动强度大的问题，让以往人工进行处理文件的现象得到妥善的解决，节省了人力物力，优化了资源的合理配置。在工作效率提高的同时，也进一步推进了智能化办公的进程。

（二）公文智能交换系统在党政机关单位中的具体应用

在实际应用公文智能交换系统的工作中，业务管理平台可以登记扫描就要文件，便于信息的存储统计和督办，针对工作人员的操作可以实现全程追踪，对规范工作流程和明确责任提供了有力的保障。文件智能交换在实际的工作中，对文件进行条码扫描，达到对开箱取件自动签收和自主打印的目的，交换箱可以在文件交换过程中，自动对文件进行跟踪管理。纠错管理提供了纠错的功能。查询统计功能可以查询统计收发文件的详细情况，可生成图形报表里进行编辑和打印。自主服务关联功能可以自动识别交换单位的身份，提供打印清单和条码标签，捕捉图像和箱门开启等自助服务功能。系统应用管理功能可以实现外设维护、安全管理、审计管理、证卡维护、交换箱配置和用户管理等功能的操作。交换箱监控平台的管理包括对采集数据、设备控制、监控日志生成和箱组状态监视的管理，可以纠正误投的文件，从而保证文件的质量。急件提醒服务可以对急件进行催促的方式，实现对办理效率的加速[2]。公文智能交换系统用安全和稳固的技术，提供可以让系统平稳运行的平台。加上标准化的格式和封装交换数据，让文件数据的安全系数得到了很高的提升。跨平台接口的调用，让不同的办公自动化产品都能够进行很好的连接，解决办公室因为产品不同，而导致接口不一带来的问题，实现了智能化办公和信息数据系统完美的结合。

公文智能交换系统在实际的工作中，操作简单，界面友好，为用户提供了简洁方便地使用条件。极大地提高了对文件流转信息的准确性，在文件处理方面也提供了可靠的安全性，实现了对文件信息的智能化管理。系统使用功能的强大，有良好的扩展性，可以保证对未来增长的信息量有效的处理，也可以满足不断扩大的业务范围。为纸质公文办公带来的人力物力和时间成本的损耗问题，提供了有效的解决手段[3]。为未来的无纸化和系统办公，提供了优质的解决方案。云南省曲靖市一直推进数据曲靖项目的发展，积极的推进公文智能交换系统的实施工作，对实体经济与人工智能大数据的结合做出了积极的贡献。结合当地的实际情况，积极面对实际工作过程中发生的问题，让数据共享的技术进一步走进各党政机关单位中，培养高科技人才，建立曲靖人才库储备机制，为发展数字经济提供了强有力的技术支持。通过对政务信息系统的整合，建立政务信息共享平台，对政务数据资源的渠道拓展，从而让公文数据交换可以在交换共享平台实现，加快数字经济的迅速发展，让市场优势充分发挥出来，培养具有新动能的数字经济模式。为曲靖党政机关部门在未来的工作中，提供智能化的服务，让专业性强的系统软件，来更好的辅助办公模式的全面升级。

结论：公文智能交换系统的应用，对单位间公文的全面管理和信息共享达成了实现的目的。在工作人员操作系统时，可以全面跟踪文件流转的内容，还可以对操作节点的访问进行有效的监控，解决了实际工作中，因为移交工作和公文签收，以及工作授权的不及时的问题，有效地避免了因为发生差错时责任划分不清等现象，保障了公文处理质量，提高了工作效率。应该加大在党政机关工作中的应用力度，认真地履行工作职责，来实现办公的智能化。