生态环境监测档案信息化管理理论与实践

吴健

摘 要：以提升人们生活质量为目标的生态环境监测，在多年发展中积累了许多纸质档案，急需一种更有效的方法处理数量庞大的档案信息。该文对生态环境监测档案从信息化管理角度展开系统性分析，研究现存的若干问题，并提出对应的解决措施，旨在为中国生态环境监测档案管理与应用提供技术指导，推动中国生态环境监测与保护迈入新时代。

关键词：生态环境监测  档案信息化  档案管理  理论与实践

Theory and Practice of Information Management of Ecological 

Environment Monitoring Archives

WU Jian

（Haikou Environmental Information and Propaganda Administration Center， Haikou， Hainan Province， 571100 China）

Abstract：Ecological environment monitoring， which aims to improve people's quality of life， has accumulated many paper archives in the course of years of development， and urgently needs a more effective way to deal with a large amount of archival information. This paper systematically analyzes the ecological environment monitoring archives from the perspective of information management， studies some existing problems， and provides corresponding solutions， aiming to provide technical guidance for the management and application of ecological environment monitoring archives in China， and promote China's ecological environment monitoring and protection into a new era.

Key Words：Ecological environment monitoring; Archives informatization; File management; Theory and practice

中國正处于数字信息化发展的重要时代，各行业都通过信息化实现技术革新，推动行业的快速发展。面对这种时代发展趋势，档案机构也需要通过合适方法，让档案管理进入全面信息化，实现对档案资源的数据化管理与应用，为之后的深度开发做好准备工作。而生态环境监测涉及到大量档案资源，更需要通过信息化进行管理，实现资源的最大化应用。

1 生态环境监测档案信息化管理理论

生态环境监测档案是在进行生态环境监测业务时产生的具有保存价值的不同形式和载体的生态环境监测文件、图表及各种监测数据等信息资料。其可以真实反映当前生态环境质量，也可以为相关单位提供监测数据信息，以此为城市管理和环保决策提供准确的信息，推动生态环境保护事业的健康发展。对生态环境监测档案进行信息化管理，是建立在互联网环境基础上，运用以大数据技术为代表的信息技术，进行对生态环境监测档案信息化的高效管理，并针对档案数据系统进行深入研究，为后续应用做好了前期准备工作。对生态环境监测档案信息化管理，主要有以下特征：（1）数字化。信息化管理模式对象必须是预先进行了数字化处理的生态环境监测档案信息资源，而对于已经记载在纸张的纸质档案则无法提供具体化的管理服务。所以，需要单位对生态环境监测纸质档案进行扫描，再将其上传到相应的管理平台，以实现信息化管理;（2）规范化。把信息技术应用于档案管理，可以大幅度缩减工作环节，有效减少在人力、财力等方面的资源投入。尽管需要较大的前期投入，但是信息化管理模式是未来时代的主要方向，档案工作也需要进行技术改革，需要对生态环境监测档案信息化管理进行细致研究，为后续应用铺垫道路。

2 当前生态环境监测档案信息化管理实践的若干问题

2.1 信息技术应用处于初级阶段

当前，大部分的生态环境监测档案在信息化管理方面还不具备良好的成效，多是利用人工进行管理，难以让信息技术得到高效应用。这是因为部分生态环境局档案管理部门当前信息化管理系统建设水平与实际需求不匹配，让数据存储、开发无法实现高效利用;而且，也存在一部分生态环境局档案管理部门的管理系统功能过于单一化，让档案资源无法以分布模式进行存储、开发。比如，生态环境监测档案管理系统和其他业务系统难以做到数据同步，而将档案转化为数据的部门在作业中也无法将数据进行直接传输，并将其同步于生态环境局档案部门数据库中，对于线上归档造成一定影响。

2.2 相关管理制度尚不够完善

档案管理人员需要凭借生态环境监测档案管理规范化，逐步完成生态环境监测档案信息化管理工作，这才能让管理符合后续标准，管理内容满足信息化管理需求，以此实现“一次通过”，避免出现“返工”的问题。可是，部分单位在制度方面不完善，存在一定漏洞，并不是从本单位未来发展需求角度出发，建设管理制度，对于生态环境监测档案信息化管理未来应用会带来一定的负面问题，无法让档案管理人员对档案信息进行标准化管理与规范化应用。

2.3 资源投入量无法维系信息化管理

对于一部分单位来说，在工作中并没有准确认识到将信息化管理投入到生态环境监测档案资源应用中可以大幅度提升信息决策质量、实现信息的精准分析、达到对科学监测生态环境质量的研判，这让实际投入的人力、物力严重不足，让生态环境监测档案信息化管理在单位中处于边缘化。例如，当前应用的软硬件设施和信息化管理需求不匹配，難以让设备得到高效运行。而且，档案的信息化管理对于硬件与软件拥有较大的依赖度，如果软硬件设施质量一般，同样无法让生态环境监测档案获得预期的信息化管理效果。

3 提升生态环境监测档案信息化管理质量的有效方法

3.1 加快信息技术应用，实现管理的数字化转型

以生态环境监测档案管理系统为基础，建设专门应用于生态环境监测档案管理工作的网络数字平台，让所有档案管理人员可以利用平台提供的便利条件，让生态环境监测档案可以得到信息化转化，从而科学提取、加工数据，充分满足应用人群对于档案的需求，避免因追求片面数据而进行盲目开发的负面问题。同时，对于当前管理系统应用功能进行拓展，增加数据同步、关联、检索等多项实用性功能，让生态环境监测档案管理系统可以和其他业务系统在数据方面得到有效关联，以此打破数据应用瓶颈，让数据可以得到“一站式”管理，减少档案管理的繁琐程序，让更多时间可以投入到档案的数据应用中，以此强化档案信息存储和数据开发利用。在日常工作中，需要积极把大数据技术应用于生态环境监测档案管理工作中，让现有档案管理模式可以上升一个新的台阶，以此实现对档案高效检索。同时，也需要利用工作实际需求，对档案管理系统进行应用方面的系统“锻炼”，实现信息化系统的高效运转，利用不同人员对档案的具体应用需求，增加档案应用功能，并通过完善档案检索现有的数学模型，提升档案检索效率，从而推动档案进入数字化应用的新模式，为生态环境监测档案提供更多实用性信息化管理服务，加速档案信息开发速度^[1-3]。

3.2 通过完善当前管理制度，为档案提供良好管理环境

生态环境监测档案信息化管理涉及到多项内容，如果仅是依靠管理人员的工作经验，仅能处理部分档案内容，严重影响档案进入信息化管理新模式。这就需要通过专业的管理制度，规范档案管理人员的日常作业，让各项管理工作可以实现稳定落实，为档案进一步开发与应用做好准备工作。所以，在实际工作中，需要以组织建设为主，对生态环境监测档案信息化管理的所有工作进行细致化剖析，让一些大型问题可以得到科学拆解，降低档案信息应用难度。可以通过建设信息化专项管理小组，抽调部门拥有计算机应用背景、对于生态环境监测档案有工作经验的专业人员，让其加入信息化管理工作中，发挥其专业能力，实现档案应用有效升级，让档案管理可以获得足够保障，减少以往因纸质档案管理不到位，影响后续应用的不良影响。而且，需要根据生态环境监测档案的特殊性，制定明确的管理制度，实现规范单位领导层、建设小组的日常工作，将具体权责落实于工作的各个环节中，以此构成一种部门配合的良性模式，强化档案管理的资源优化，让生态环境监测档案资源可以得到统筹规划，并落实信息化管理各项内容，加速档案的信息化革新，推动生态环境监测的健康发展。并且，在档案管理中，还需要依据《中华人民共和国档案法》、《生态环境档案管理规范生态环境监测》等法律法规和标准，根据具体需求对细节内容进行合理调整，以适应本单位的档案管理需求，提升档案管理效率与质量。利用这种添加新内容、满足新需求的信息化技术应用，不断完善生态环境监测档案管理制度的各项内容，为档案信息化管理提供良好的管理环境，加速生态环境监测档案进入信息化管理新模式^[4-5]。

3.3 增加资源投入，为档案信息化管理提供相应设施

生态环境监测档案信息化管理需要较高的技术性，对于互联网依赖较大，以此满足实际工作需求，这就需要各单位对资源方面加大投入，细致剖析具体应用需求，让监测档案可以全面进入信息化管理新模式，提升生态环境监测档案应用深度。若要实现这一目标，可以从以下几个方面逐渐落实相应工作：（1）需要以当地的生态环境局档案室为研究对象，将以其软硬件设施为准，添加一批拥有较高处理效率的硬件设施，让纸质档案可以加速进入数据档案模式，提升数字化处理效率，实现档案信息资源的网络化管理与应用。这需要单位为档案室提供充足资金，以具体档案应用效果为目的，对老旧设备进行更新，添置新硬件设备。（2）将技术资源继续投入到环境档案管理中，配合国家环境信息化发展管理的相关需求，把大数据技术等先进信息技术应用于其中，让档案管理可以获得更有效的技术保障。为让信息技术可以和生态环境监测档案进一步融合，提升应用效果，就需要将具有丰富专业知识、实际应用能力强的人才投入到档案管理工作中。除挑选单位的档案管理人员外，还要利用技术培训模式，培养一批具备先进技术能力的人才投入到生态环境监测档案管理中，还要向社会招聘具有档案信息化应用经验、研发能力的高素质专业人才，扩大档案管理人才团队规模，提升团队的综合素质，并利用工作合力模式推动档案管理进一步发展。通过人才的专业能力，让生态环境监测档案在信息化管理集中暴露潜在问题，并利用专业方法，及时处理问题，减轻后续全面应用信息化管理带来的各类安全隐患。（3）通过实现生态环境监测档案信息资源数字化、网络化管理的模式，把环境质量监测数据和排污单位污染物监测数据等数据资源进行整合，实现政府各部门、不同行业之间的信息资源共享与利用。虽然这一方法前期需要投入较大成本，但是投入应用后，可以加速档案的利用，真正实现资源的科学应用，有效提升各单位的生态环境监测档案管理工作水平，对于经济长远发展具有重要意义。同时，还可以与社会第三方机构进行合理开发专属于生态环境监测档案应用的移动终端APP，利用APP便捷信息查阅功能，能够让各单位工作人员更快捷地调阅生态环境监测档案信息资料，为现场的环境监测业务管理、环境行政执法等提供依据。通过对环境监测的大量数据进行综合分析，及时掌握环境数据变化规律，建立水、气、固废等污染物追溯体系，为生态环境保护提供科学的决策依据^[6-7]。

4 结论

对档案进行信息化管理，是时代发展的必然趋势，尤其是涉及到众多领域的生态环境监测，更需要对当前管理模式进行更新。规范生态环境监测档案管理工作，务必要将信息化管理从应用理念至实践应用全面落实，积极面对信息化管理的新工作方式，以此实现提升工作效率，进一步发挥生态环境监测档案在各项生态环境管理中的作用。

参考文献

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