新时期档案管理工作的探析

白云霞

摘  要：科学技术的发展迅速，我国的档案管理工作的发展也有了进展。信息技术的每一次进步，都促进了档案管理模式的极大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等IT新技术广泛应用为标志的“大数据”时代的来临，推动档案管理朝着小空间、低成本、高效率、可循环、智能化的方向快速发展，管理档案变得更加简单。但由此带来的一系列问题也逐渐显现，如档案信息易被篡改、伪造和窃取等，信息丢失、泄密及病毒侵害等问题也给档案信息带来了不容忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，成为大数据背景下一个值得探讨的问题。

关键词：新时期;档案管理工作;探析

中图分类号：D630                                            文献标识码：A                                             DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.308

一、事業单位档案管理工作现状

当前我国的档案管理信息化特征主要体现在三个方面：1.管理组织形式化。在档案管理工作中，我们可以通过先进的管理学经验，构建档案科学化管理理念并落实到实际工作中，指导档案工作的管理方式保持高水平发展。2.科学化管理。针对档案管理人员而言，应当有意识地落实信息化管理工作，充分展现管理知识的储备，构建一支不仅拥有丰富科学知识，还具备较强业务技术水平的工作团队。3.技术化。在档案管理工作不断发展的环境之下，档案管理的技术方式也会不断发展创新，其中信息化技术属于当代社会档案管理技术的主要表现，在档案管理技术不断发展的同时，可以进一步强化管理工作技术的信息化，从而推动档案管理工作持续发展。但是从当前的档案管理工作现状来看，仍然存在一些问题，在档案管理发展过程中，档案管理的意识仍然存在薄弱与陈旧的特征，许多管理人员以及专业人员的管理理念都停留在基础层面上，部分领导在思想层面上并不重视。因为档案管理工作依赖于财政的支持，再加上管理意识的欠缺，导致资源投入档案管理不多，管理设备陈旧，管理资源较少，导致管理工作的整体水平较差。

二、新时期的档案管理工作意义

档案资源包含历史发展与过去工作情况，能够给机关工作顺利开展，社会进步提供可靠依据，新时期档案管理工作的重要意义主要体现在以下两方面：首先，无论任何时期，档案都可以作为真实的历史凭证，是工作主要参考资料，形成于社会实践活动过程，信息不是后人自行编造，保证了历史情况记录的客观性。有的宝贵档案资源为当事人工作历史痕迹的亲笔手稿，有的档案资源经过了机关领导批示或签署，想要充分利用并最大限度提升这些档案资源的价值，就需要全面的档案管理工作，将档案资源中的有价值信息提取出来，做好档案编码、保存、调用、借阅等，让档案资源的利用更加高效、便捷。其次，最近两年我国档案事业快速发展，各地事业单位档案部门勇于改革创新，解放思想，将档案工作重点从过去的单一保存档案逐渐转移到开发和利用档案资源的综合服务上，以此作为促进精神文明社会、物质文明社会建设的科学途径，积极引入现代化技术、科学管理手段，提升档案资源统计、鉴定、收集、整理等各项工作效率，现代社会发展中档案服务的功能愈加强大。

三、档案管理发展措施

1.推进档案安全管理制度规范化

与传统的档案管理比较，现代档案管理发展空间广阔，但是档案数据信息的安全保障不是一劳永逸的事情。大数据背景下的档案管理工作以全新的形式出现，规章制度的建立与完善跟不上发展的步伐，档案管理的效率达不到应有的预期，档案信息安全也不能完全保证。所以，档案安全管理制度的建立健全成为档案管理工作发展的一个重要环节。在档案管理过程中，档案信息准入制度以及监督管理制度是应该优先考虑的方面，应以制度为标准、以制度为规范，实行严格的分级管理。

2.丰富档案管理的实际价值

在新时期，事业单位档案管理工作的具体应用价值必须持续性提高，并基于档案内容做好针对性的工作优化。例如，对于事业单位的人事档案而言，不仅需要记录员工的基础信息，还需要涉及部分人员的隐性内容，例如职业素养、职业技能以及道德水平等，充分展现档案本身的实用性价值，挖掘档案中的可能潜力。深度挖掘信息的同时，做好人员的定期考核，并基于考核的内容将职业技能以及工作状况、职业道德等内容纳入其中，将审核的结果反馈给所有的对应主体。事业单位的档案管理工作必须从信息获取的角度进行优化，管理人员在决策时可以充分参考档案中的内容，促使事业单位的运行机制保持良性循环。一方面，是强化服务意识，真正认识到档案管理的工作重视度，从工作层面上提高服务意识。从以往档案单纯记录资料转变为记录、供应、决策支持的服务模式，强化服务意识，在事业单位决策任何事情或出现任何问题时，都可以在档案中寻找到相关的资料，从而确保单位运行的合理性;另一方面，需要保持竞争意识，在工作中需要强化与其他部门的合作交流，管理人员可以借助竞争意识，将事业单位档案管理工作价值进行拓展;借助竞争方式强化档案管理的目标，提高档案管理工作的自主性。

3.落实档案服务，丰富工作内容

新时期档案管理工作具有不容忽视的服务功能，事业单位要采取科学途径落实档案服务，走出手工传递文件、手工调阅档案、手工检索档案文献等传统服务模式局限，避免被动提供档案服务，从主动挖掘并提供个性化档案服务需求出发，利用大数据技术、数字档案馆等，通过更新服务理念、变被动服务为主动服务等措施，丰富档案管理的服务性内容，开发档案服务更多新渠道，强化档案服务档案管理对加快精神文明建设脚步，促进地方经济建设水平提升起到的服务力量。

四、结语

事业单位的档案管理作为一项复杂琐碎的工作。在开展过程中容易出现各种各样的纰漏，面对新时期对档案管理工作现代化发展提出的新挑战，事业单位要准确定位自身职责作用，明确档案管理的现实意义，深入分析目前事业单位档案管理工作存在的主要问题，从实际出发采取可行策略，加强档案管理工作，多角度、全方位提高档案管理效率和水平，打造专业高素质的档案管理工作队伍，加强对新时期档案管理工作方法的研究与尝试，不断积累实践经验，让档案管理事业更上一层楼。

参考文献：

[1]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018，136（14）：223-224.

[2]夏巍.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].科技创新导报，2018，437（5）：224+226.

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