人事档案的数字化管理

廖贤达 刘中花

人事档案是个人成长的全部过程的真实记录，是一个人思想品德、个人阅历、业务才干、工作实绩等各方面的综合体现，是单位或部门建立高能力高素质人才队伍的牢靠依据。在新时代背景下，转变人事档案管理模式，充分利用计算机技术和数字化网络工具实行人事档案数字信息化管理，能够极大地节省人力物力资源，保障人事档案资料的安全性，对人事档案管理工作达到事半功倍的效果，有利于人事档案管理走向规范化、数字化。

数字信息化管理查阅的灵活性

干部人事档案一般按内容细分为十大类，第一类是履历类材料；第二类是自传和思想类材料；第三类是考核鉴定类材料；第四类是学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，第四类按学历、职称、学术教育培训又分为3个小类；第五类是审查、审计、审核和申诉以及廉洁情况类材料；第六类是党、团类材料；第七类是表彰奖励类材料；第八类是违规违纪违法处理处分类材料；第九类是工资、任免、出国和会议代表类材料，按工资、任免、出国和会议代表又分为3个小类；第十类是健康检查工伤事故、治丧档案报送审核、公务员申诉等其他材料。十大类材料可按照材料形成的时间排序，也可按照材料的内容以及材料之间的内在联系排列顺序。

传统的纸质人事档案管理，绝大多数是将档案资料以人员为单位按十大类别存放在档案盒或文件柜里，查阅档案要翻箱倒柜找盒子，很是不方便，工作效率低下，并且容易造成原始档案的损坏、虫咬、霉烂等，管理起来工作量大、查询利用率低，很难适应新时代人事档案管理的需要。干部人事档案实现数字信息化管理，运用计算机技术对人事档案的十大类信息进行扫描、加工，分类存储到计算机数据库指定位置，需要时通过系统软件实现一键查询和打印，同时可以在网络上实时共享调用，体现出人事档案数字信息化管理的灵活性、方便性，提高了人事档案管理工作效率。

数字信息化管理的持久保护性

人事档案纸质资料是记载个人成长历史最原始的信息，具备法律性、原始证据性等特点，特别是在涉及个人切身利益的选拔任用、职称评审、工资晋级等方面，有着重要的凭证作用，显而易见，保护好人事档案纸质载体是何等的重要。实施人事档案数字信息化管理，使用计算机强大的检索功能查阅电子档案，能够解决原始纸质档案资料因频繁接触而造成的破损等问题，达到持久保存和保护人事档案资料的目的，同时也省去了逐卷逐页查找档案资料的时间，减少了纸质档案资料翻阅次数，极大地提升工作效率。

数字信息化管理的安全性

人事档案资料具有完整性、真实性、可靠性、机密性等特性，是档案管理工作的核心，只有具有这些特性的档案资料才能为单位或部门提供科学可靠的决策依据。伪造、涂改档案资料的现象近年来屡屡被曝光，在社会上造成恶劣的影响，这些现象反映了当前档案管理工作中存在一定的安全漏洞。实施档案数字信息化管理，设置查阅档案的审批权限范围，系统日志查询自动记录每一次查阅档案资料操作过程，个人档案信息内容的更改和操作的具体日期在系统日志上留有详细记录，从源头上杜绝了档案资料在整理、归档、收集、转出等环节中出现人为的伪造、涂改档案现象，确保了人事档案资料的安全。

数字信息化管理的可行性

利用计算机技术将传统的纸质干部人事档案资料通过扫描转化为JPG或PDF格式并加工后存储在计算机预设的数据库中，这种保存方式安全长久、可随时调用、不易丢失，在Windows操作系统下搭建Apache服务器软件、PHP程序语言、MySQL数据库并配置相关参数后在网络上进行信息交互，利用PHP程序语言通过Web信息服务端口对存放在数据库的JPG、PDF等文档进行增加、删除、查询、修改、排序等操作，实现人事档案数字信息化管理。通过对十大类人事档案材料的增加、修改、删除等操作，可以实现自动关联个人档案目录，实时上传个人相关档案材料、导出个人档案目录及所有档案材料。只要鼠标轻轻一点就能实现干部人事档案十大类资料的调档，操作方便快捷，省去了人工翻查人事档案资料的繁琐，极大地节约人力物力资源，提高了干部人事档案管理的工作效率。

全国干部人事档案专项审核工作和《广西气象部门干部人事档案专项审核工作实施方案（2019—2021）》的開展，解决了人事档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等问题，特别是对干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息的审核，给数字信息化管理的实施提供了有利条件，保证了数字信息化管理的数据真实性和完整性。

2017年7月1日国家质量监督总局和国家标准化管理委员会联合发布了《干部人事档案数字化技术规范》，对人事档案数字信息化管理的实施提出新的要求和技术规范，对人员、目录建库、纸质档案扫描、图像处理、图像数据存储、数据验收、数据交换共享、数据备份、数据安全管理等一系列环节的相关标准作出明确的规范，对干部人事档案数字化、档案信息、数字档案管理信息系统、原始图像数据、优化图像数据等术语给出了标准的定义和解释，规定干部人事档案数字化信息管理的信息数据必须具备真实性、完整性、可用性、安全性。

实现人事档案数字信息化管理是新形势下的新要求，顺应新时期信息化技术发展状况，采用数字信息化管理手段，能够极大地提高人事档案管理的便捷性，降低人事档案管理的人力财力成本，有利于人才资源潜力的开发，为干部提拔任用提供可靠依据，有效提高人事档案的管理利用效率。档案数字化建设是顺应时代潮流、紧跟时代发展的新举措新要求。它将进一步推动我国档案管理事业的发展，加快社会进步的步伐。

作者单位 广西百色市气象