分层审核流程优化以提升效率浅析

穆红燕

上海弗列加滤清器有限公司 上海 200120

1 项目背景

在2017年底之前，上海弗列加滤清器有限公司（以下简称SFG）实施分层审核管理由上海工厂部负责，每周可以发现许多NG项目；但审核效果没有得到明显的改善：现状即只发现NG项目但没有纠正等的措施行动，或一些项目得到改进纠正，但没有跟踪验证有效性；最终出现后遗症就是同样的问题重复再次发生；

在2008年，SFG领导将分层审核从工厂部门转移由质量部负责，并要求对分层审核进行系统管控，并符合新版IATF体系及其他客户端审核的要求；

基于以上问题：需要对当前的分层审核实施效果从根本上进行改进提升；

2 立项启动

根据公司年度目标树要求，18年需要取得新版IATF16949资格证书；其中要求需要满足分层审核的相关要求，基于此根据职能需求组建改善团队，其中包括采购部，上海工厂，质量部，技术工程部等经理层作为成员开展项目；

3 问题定义

3.1 当前现状

原有程序要求简单且未与时俱进同步更新；同时审核员的实施能力效率较低；由于时间原因未能及时完成审核，多数情况下，审核发现的问题不能提供有效的纠正行动或得到明显的改进行动，而未能提高效率；详见以下：

分层审核管理流程图：由负责部门人员年度制定分层审核计划（完成分层审核计划表，其中不同职能审核人员“简称审核员”审核频率不同），审核员按照计划表完成审核并填写审核检查表（不同职能检查表不同），审核员完成审核检查表后提供给管理部门，有管理人员整理处完成率信息并两周做一次全公司性的汇报。

3.2 依据当前流程梳理分析出各环节中可能出现的风险

根据打分（＞400且TOP⑥得到主要风险点在：①分层审核纠正措施输出流程；②审核纠正措施验证输出过程；③审核纠正措施跟踪输出过程；④分层审核关闭阶段；⑤分层审核输入流程；⑥分层审核输出流程。

3.3 通过以上得出高风险流程总结处以下需要改进的项目点

①分层审核需要明确分级管理频次及原则；②分层审核的审核权限需要明确；③分层审核的审核需要双方确认，并明确人纠正措施负责人；④分层审核的纠正措施验证需要明确；⑤分层审核的纠正结果跟踪需要明确；⑥分层审核执行的有效性结果需要确认。

3.4 基于以上得到的待改进点

我们将进行客户建议心声收集（VOC/VOB）；首先完成了利益相关方客户的梳理，得到以下表1所示的人员名单矩阵。

表1 Stakeholder Selection Matrix 利益相关方选择矩阵

3.5 通过矩阵名单将沟通进行客户访谈意见收集

（1）首先汇总列出待访谈的问题，详见如下：①你所了解的现有分层审核管理流程执行情况如何？有哪些内容分层审核没有得到执行？请尽可能多列举。②针对以上问题你有哪些改进的建议？③关于目前分层审核检查表中规定的问题类别的项目是否足够？如不够，还缺哪些项？请列举。④关于分层审核的项目需要进行分级管理吗？如果需要，如何分级？对应的每一级如何管理，管理的权限如何？⑤关于分层审核后整理的检查表及问题如何管理，你有哪些建议？⑥新的分层审核需要包含除生产和装配外其他过程的管控吗？为什么？⑦关于分层审核管理流程你还有哪些建议？⑧分层审核流程如果包含哪些内容会让你感到惊喜？

（2）整理形成完整的纲要，包括受访人基础信息等共计8个问题。

（3）分别与Stakehoder客户访谈，收集到以下信，共计收到完成的19份访谈表，汇总共计88条意见在8个问题中。

3.6 分析总结当前主要问题有以下5 点

（1）目前的流程可操作性不强，主要包括以下：①现场执行非常困难；②检查内容过于笼统，审核单不便于使用；③发现问题建议与受审核方充分沟通确认；④收不到问题整改的反馈；⑤有没有更改无从得知，后续分层审核的动力不足，积极性不高；⑥不熟悉现场的人，没有审核指导。

（2）分层审核出的问题没有等级区分，重视度不够。

（3）现有的内容需要更新：如“SPC数据采集是否正常”，很早前就不做了；在进货稽查等方面需要增加审核。

（4）审核的频率和人员过多，导致，完成率不高。

（5）现有的审核缺少监督审核的机制---需要后期定期验证，保证执行有效性。

3.7 分析改进

根据汇总的5类大问题，组织团队进行改进意见收集（分别进行KJ和KANO分析）：

（1）KJ收集现场：

（2）数据整理结果：①分层审核需要制定跟踪管理流程；②整改后需要需要进行现场验证及考核；③分层审核频度和人员需精简；④问题需要按严重度分级区别处理。

（3）KANO分析，结果总结为：①分层审核各相关部门人员职责明确；②分层审核实施管理完成率提高；③发现问题的改进措施实施得到跟踪；④改善措施得到验证及考核；⑤分层审核数据能在QMAX系统中体现。

（4）汇总两种分析后确认得到需要改进的项目为：①需要制定跟踪管理流程；②整改后需要需要进行现场验证及考核；③分层审核频度和人员需精简；④问题需按严重度分级区别处理；⑤所有数据能QMAX系统中体现；⑥分层审核各相关部门人员职责明确。

（5）矩阵分析确认最终将实施5个改善点。

4 重新设计流程

（1）按照以上5个待改善点，提出有效的改善措施。

（2）根据措施更新LPA流程图。

（3）对更新的流程图进行覆盖范围校验和再次潜在风险分析（PFMEA）。

更新后的流程显示：RPN值明显下降（最高504降到5⑥且全部低于60，说明新流程可以有效的避免当前出现的失效模式。

（4）根据新的流程更新分层审核程序，主要更新内容有：

（5）清晰了分层审核的定义，范围，目的和职能：主要有三个层次，分别由不同职能的所有成员根据对应级别的检验指导书长期持续地对制造过程的审核，确认现场的操作标准符合情况，发现问题，及时纠正，保证质量，确保标准的重要性，并保证产品实现过程持续符合标准及顾客要求，逐步提高员工的质量意识，并从而提高产品质量，增强顾客满意；①细化并补充了各相关职能的工作程序，以保证流程按照PCDA循环的完成性，其中增加编号以标准化相关表格：以如“分层审核表”，“分层审核计划表”“内审发现跟踪表”等；②最后定义了内外部监督和升级管理的条件，以保证公正&积极的开展此活动，包括汇报要求，完成率和审核发现的指标等。

5 改进后效果跟踪验证

5.1 文件化规范控制

根据新流程，更新了审核检查表（分别定制了3个lever的表格），同时依照检查表增加问题跟踪表等；以上内容按照质量体系要求纳入管控（可通过编号获取程序资料），将进行年度内外审监管，同时完成相关人员的培训以执行新流程的应用；

5.2 结果汇总

通过分层审核持续跟踪，分层审核完成率和问题关闭率在改善前后有明显的提高：①审核完成率：管理层由33.5%提高到87.5，整体由72.5%提升到95.6%。②审核发现每月平均24.6个（有措施15个，占比60.9%），改进后，每月发现62个（有效的措施有60个，占比96.7%）。综上，更新后的流程改进有效。

6 结语

本文所解决的问题是在汽车相关制造业体系中非常重要的一个质量监控环节：分层审核不仅有利于公司内部质量的问题发掘，改进，不断提升，更是众多Tier1和OEM主机厂客户的基本质量体系要求（缺少此内容可能影响到新业务的开发），故在领导层的重视和全体员工的大力支持下，完成了此课题的改进；

幸于LPA活动一直受到公司重视且持续进行中，故虽然此次改进过程中有需要人员和现场审核等的要求，会额外占据大家的时间配合，但是仍能得到积极的响应和提供宝贵的意见反馈，得以让项目正常进行并按时关闭；