水利工程档案纸质化与电子化如何交融共存

郭伟琼

[摘 要] 在信息技术发展的背景下，信息化档案成为目前档案管理工作的主流，然而纸质化档案不应盲目抛弃，电子化档案也不可随意推广。在这样的背景下，我国的水利工程档案管理工作，通过实行纸质化和电子化双重管理，并且互相交融，能够使水利工程档案管理的总质量得到提升，对于我国的水利工程建设有积极的促进作用。

[关键词] 水利工程部门；档案管理；信息化建设；应用分析

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）02-0079-03

水利工程部门的档案管理是一项十分重要的工作，相关工作人员要尽可能保障我国的水利工程档案管理的质量，尽可能将信息化技术应用于水利工程的档案管理中，这样能够使水利部门的档案呈现现代化建设，使我国水利工程工作能够更为顺利的进行。虽然纸质化档案在现代的市场环境中并不能够受到进一步的推广与应用，但纸质化档案在发展过程中存在的优势依旧是电子档案无法替代的。

一、水利工程档案信息化建设的主要内容

（一）信息化的基础设施建设

信息化档案想要保证质量，其中的基础设施建设极为重要，而这也是开展我國信息化基础设施建设的必要条件，其中涉及的内容较多[1]。信息化基础设施建设是开发利用档案信息和信息技术应用的基础，其涉及的核心内容为档案信息网络，这也是保障我国水利工程部门能够进行有效的档案保存与传输的必要手段。我国水利工程档案信息化建设中的软件内容包含现在市场上应用较为广泛的各种有专业软件开发商所开发的档案管理软件以及数据库等，而硬件内容则包含水利工程部门的各种电脑设备等[2]。

（二）档案信息的资源建设

信息资源建设对于我国经济和社会发展来说，是一个十分重要的战略组成部分，而进行信息化档案管理涉及的内容也较为复杂，这对于我国的信息化档案建设来说，也是一项十分重要的任务，是档案信息资源建设能否取得实际效果的关键，其中涉及的档案信息资源包含我国水利工程管理中的人力资源和物理资源等，涉及的信息也较为复杂，相关工作人员需要意识到其中存在的差异和特点，选择合适的管理方案，这样才能有助于使我国水利工程档案管理信息化建设更为完善[3]。

（三）档案标准与规范建设

档案标准与规范建设是建立现代化档案信息建设的一个主要方向，其中涉及的内容较多，包含电子信息的归档和电子档案管理等多项内容，而为了保证其质量相关工作人员需要意识到其中存在的问题[4]。档案资料的管理包含的步骤较多，而每一个步骤均有可能发生问题，其中包含档案的资源识别、扫描、储存以及查询使用等多个方面。

（四）档案信息化应用系统建设

信息化应用系统建设能够为信息资源的开发利用和档案信息网络建设提供良好的技术保障。信息技术在应用时涉及的范围较广，并且工作人员想要达到良好的工作效果，涉及的工作量也较大，对于档案信息化建设的速度和质量来说，均有一定的影响，这是我国档案在进行信息化建设时的集中体现。

（五）信息化人才队伍的建设

信息化人才队伍的建设，涉及的内容较为复杂。信息化人才队伍的建设直接关系档案信息化建设能否成功应用于信息管理中，这也决定了我国的信息化管理工作能否顺利进行。总体来说，人才队伍是影响档案信息化成功的关键，所以我国水利工程部门在进行档案信息化管理时，想要达到良好的管理质量，首先就需要对人才队伍的素质和水平进行提升，这样才能使档案信息化建设的质量得到进一步的改善[5]。

二、强化水利工程部门的档案信息化建设的对策

（一）做好档案信息化的整体规划工作

想要保证档案信息化建设管理工作能够发挥其应有的作用，工作人员首先需要了解水利工程部门在建设时的主要发展方向和目标，并对其进行有效的调查论证，使相关工作能够符合水利工程部门的实际状况，并且建立可行性的长远管理规划，在水利工程部门中形成规模化的网络管理模式[6]。在进行档案信息化的应用建设时，一定需要做好相应的管理工作，注重系统的整体实效性，要考虑系统在开展过程中是否能够支持运输部门的信息服务目标。水利工程档案的信息化规划是一个较为复杂并且烦琐的过程，涉及的内容与水利工程有极高的关联度。这是由于水利工程部门中的各个单位在日常工作中都会产生大量的数据，这些数据需要相关工作人员对其中存在的问题进行分析，并且要在确认档案数据的合格性和真实性后方可进行后续的信息化录入。所以这就需要一整套完整的信息规划体系，使水利工程档案管理工作符合不同单位的实际工作需求。

（二）做好档案的数字化转换

水利工程档案部门想要有效地提高档案信息化建设并且与传统的纸质档案相交融，就需要将纸质档案合理转化为信息化数据，并且在企业内部建立完整的数字数据库。档案的数字化主要是指应用先进的技术手段，将水利工程档案传统的物质载体形式，例如纸、音频等档案资料加工为数字化的信息并建立完整的档案信息数据库；在进行水利工程档案管理时，要将信息档案直接发布于数据库中，相关工作人员就能够进行有效的查阅和使用。

（三）强化档案管理工作的教育以及认知

在进行水利工程档案管理时，档案管理室工作人员的人事档案管理应当由管理人员直接开展，不能单纯依赖信息化资料，所以需要提高管理人员对工作的重视度。为此，需要使相关管理人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的人事档案管理研究成果，使档案管理工作人员能够牢记档案管理工作的使命和责任，强化档案管理工作人员的工作意识。

除此之外，在水利工程档案管理工作进行现代人力资源队伍的建设时，涉及的不仅仅是现有人才队伍的管理，更重要的是需要积极在社会上吸纳更多的优质人才，使具有高度电子化和信息化技术的人才参与纸质档案的管理工作，这样能够使纸质档案的电子化转化效率得到提升，并且还能有助于保障水利工程档案管理的真实性。水利工程档案管理人员更加需要树立大数据以及云计算的思维方式，使纸质档案在录入为电子档案时通过云管理的方式来进行优化，一方面能够有助于使水利工程档案的管理以及质量得到提升；另一方面也能够通过网络化的方式对水利工程档案管理进行管理，这样能够有助于保证纸质档案调用的实时性[7]。

（四）建立完善的管理制度

水利工程档案部门在进行相关制度和条例的建设时，工作人员可以借鉴国内外的先进管理经验，工作人员对已经归档的电子文件进行管理时，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。而如果某一类电子文件档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，而对于具有保密要求的电子文件，则应当使用较为安全的保密措施，并且对涉及隐秘的电子文件进行全面的密码管理，严禁使用档案管理的电脑上外网，要定期对网络环境和计算机系统进行检测，避免出现黑客攻击或病毒入侵的情况。

实现纸质化与电子化档案的融合是目前水利工程部门开展双轨制管理工作的核心。根据时代特征，科研生产的实际需求，以及目前我国所应用的水利工程的纸质档案管理模式，建立一套动态、发展且多接口的电子文档体系，已经成为了现代水利工程行业档案管理者的共识。所以一方面来说，水利工程部门应当尽可能将电子技术应用于档案管理中来保障纸质技术与电子技术之间呈现动态的连接性，还需要保证纸质信息与电子文件都有较高的真实度并且真实可用；另一方面来说，水利工程档案管理部门相关工作人员更加需要建立完整的管理制度[8]。建立完整的管理制度涉及的内容包含档案管理软件的开发论证，以及局域网的构建和局域网络的架设等，需要将纸质档案归档与电子文档中的一系列工作，做出相应的规范，明确电子文件到纸质档案转接口的唯一性，并且将纸质档案与电子文件一一对应，通过这种方式，可以有效避免电子文件与纸质档案之间的隔阂。

（五）注重水利工程部门档案的管理人才培养以及设备升级

大数据背景下档案管理人才的培养工作十分重要，水利工程部门内部的人事档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受现代化的大数据信息培训活动。水利工程部门内部需要注重对网络技术人才的专业化培养。档案在进行管理时，如果需要进行传统和现代化的转变，有效的人才支持是必不可少的，并且我国的水利工程档案管理部门还需要做好设备的升级，可以在社会上引入网络专业和计算机专业的优秀人才，水利工程档案管理部门要注重档案管理设备的进一步提升，这对于档案管理工作的顺利开展来说有积极的作用，档案管理人员还需要在业余时间做好对自身知识与技能的学习。水利工程档案管理部门在开展现代化的档案管理时工作人员需要具有十分专业的知识，如网络知识、档案管理知识等，还需要具备网络专业知识，如二次处理技术、信息挖掘技术等。

（六）纸质化档案与电子化档案之间的交融方式

水利工程档案的来源主要源于水利工程的建设，文件很多都是由工程直接转化而成，由于水利工程行业存在一定的特殊性，导致档案在管理过程中具有一定的歷史痕迹和真实性的需求。所以在进行纸质化与电子化档案的交融时，需要将纸质化档案的真实性予以突出，各种重要的信息，不仅需要留取电子化的档案，还需要通过盖章签字的方式留取纸质档案，这样能够最大限度地使档案之间的共通性得到实质化提升，使纸质档案能够作为电子化档案的凭证，而电子化档案，也能够作为纸质档案的保存方式，两者之间形成完善的互助形式，这也是单纯应用一种档案无法比拟的。

三、结语

水利工程档案部门强化信息化的档案建设，并且与纸质档案进行有效的交融，能够有助于提高我国的水利工程管理水平，对于我国的水利工程状况和促进我国水利经济发展来说极为重要。应用计算机和互联网等先进技术，对档案信息进行有效的管理，能够使水利工程档案部门对信息资源的获取、利用和加工能力得到提升，有助于降低水利工程档案部门的管理成本使我国的水利工程业呈现快速发展的趋势。

参考文献：

[1]张敏. 新常态下基层街道服务中心档案信息化建设策略探析[J]. 兰台内外，2020（31）：7-9.

[2]王培. 汽车产品档案信息化建设与管理研究[J]. 办公室业务，2020（18）：90-91.

[3]陈荣. 新时代高校学籍档案发展创新中青年的责任担当[J]. 办公室业务，2020（18）：150-151.

[4]鄂梅英. 浅析信息技术在自然资源档案管理中的应用[J]. 青海教育，2020（Z3）：93-94.

[5]陈静. 基层党校基建档案管理现状与优化路径——基于档案管理信息化视角[J]. 管理观察，2020（25）：93-94.

[6]王权，王建莉，吴蝶娜，周熠，王培宏. 浅析电网企业员工培训档案的电子化管理[J]. 企业科技与发展，2020（09）：245-246.

[7]林蕴妍. 水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存[J]. 城建档案，2018（04）：89-90.

[8]吴丽芳. 谈如何做好水利工程档案工作之我见[J]. 建筑工程技术与设计， 2018（27）：1831.