“大数据”思维下的公立医院人事档案信息化管理

王 琛

（青岛市卫生健康人才发展中心，山东 青岛 266003）

众所周知，人才是发展的第一生产力，因此，我国意愿若想得到良好的发展，就必须加大人才培养力度，价值，近年来，我国医院卫生企业得到了良好的发展，而人事档案能够充分反映医院工作人员提供的详细信息，为职业资格评定和医院职位分配提供有效的链接以及信息化、科学化管理依据，逐步走向数据化管理，这对于促使医院实现可持续发展的战略目标具有十分重要的现实意义。

1 医院人事档案电子信息化建设的重要性

对于医院而言，人事档案电子化信息的建设是帮助其提高人力资源管理水平的重要手段，同时也是帮助医院培养人才的重要方式，就目前情况而言，随着我国医疗行业的发展，国内大批医疗行业人才涌入市场，人才市场竞争越来越激烈，而人事档案电子信息化的建设能够将人才的信息、资料及经验纳入系统当中，医院如此一来，医院的人力资源管理部门便可在人事电子信息档案中查询人才的信息，这对于提高人力资源管理工作效率尤为重要[1]。此外，电子信息文档的开发也可以为医院人才的科学决策提供有效保障，为人才战略的实施提供良好的依据打造医院人才。

人事档案电子化建设可以确保人事档案的完整性和安全性，传统的人事档案管理工作主要以人力为主，且在工作过程中很容易出现档案信息丢失的问题，且档案管理工作效率不高，而人事档案电子化的建设不仅能够解决传统档案管理工作中的问题，还能够提高个人数据管理对个人文件的安全性和保密性。同时，电子信息管理档案可以解决以往档案管理复杂、难度大的问题，通过建立电子信息管理档案，员工可以在很短的时间内有效地完成人事档案的管理，这对于提高医院人事档案管理水平尤为重要。

2 医院电子信息化人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案电子信息化缺乏管理意识

人事档案电子信息化缺乏管理意识是导致医院电子信息化人事档案管理中存在问题的主要原因之一，就目前情况而言，由于管理意识的缺乏导致系统信息管理程度不足，致使系统信息滞后、系统信息不全面等问题层出不穷，同时也会导致人事档案的真实性较低，这对医院的人事管理将产生重大影响[2]。此外，现阶段我国大部分医院对于人事档案电子信息管理重要性的认识度不足，并没有意识到加强档案信息体系建设和人事档案管理模式已不能适应信息时代的大背景，这就导致医院的档案管理工作质量较低。

2.2 人事档案管理信息化建设缺乏资金投入

资金的投入是认识档案管理信息化建设必不可少的，然而由于现阶段大部分医院忽略了人事档案管理信息化的建设，医院大部分资金资源均使用在医疗设备及医疗用品方面，其重点关注目标是用现今的医疗设备来提升自身的医疗水平，这是由于思维方式的落后，很多管理者在具体工作中往往把精力放在日常医疗工作上，而对于人事档案信息化建设方面并不原因投入资金，认为是无用功，进而导致人事档案信息管理设备不能完全满足人事档案管理系统的建设及使用。

2.3 人事档案信息化建设缺乏专业人才

鉴于目前的具体情况，许多医院并不重视这项工作，也不全面分析人事结构，现阶段，大部分医院仍然以传统纸质档案管理工作为主，虽然有部分医院针对人事档案管理信息化建设购买了相关的设备，但由于人事档案管理工作人员专业能力较低，并不能运用相关设备完成人事档案信息化建设与管理，对于人事档案的管理工作仅限于信息记录和档案存储，但人力记录与存储在工作过程中很容易出现失误，致使医院的人力档案管理工作水平较低。在大多数医院，人事管理的主要岗位往往由年龄较大、专业性较低的人员接手，档案信息管理的知识结构不足。同时，在实际工作中，对信息管理的相关内容了解不多，档案数据的准确性无法保证。另外，国内大部分医院的档案管理工作人员对人事档案电子信息管理工作了解不够深入，仅能够进行部分档案信息的记录与存储，这就说明其在档案信息在功能和信息能力上都存在一些不足，这就不可避免地导致档案信息因操作不当而丢失。

2.4 信息安全问题

信息技术发展水平的不断提高，拓宽了信息技术在社会各个领域发展过程中的应用范围。对现阶段公立医院信息管理的分析表明，大多数公立医院的人事管理人员信息安全意识不同程度地薄弱，影响个人数据管理的，很可能会造成信息丢失、数据泄露等严重后果，更严重的可能导致文件系统受到病毒或木马的攻击，导致整个公立医院人事档案管理系统瘫痪，给公立医院发展带来不可预见的损失。

3 医院电子信息化人事档案管理的强化策略

3.1 完善人事档案管理机制

高质量的人事管理可以帮助医院解决人才培养和管理问题，适应大数据时代人事管理电子化信息化设计的要求[3]。医院需要提高对电子信息管理的重视度，提高员工的个人资料管理意识，还要建立健全激励机制，充分调动和调动人事档案管理工作的积极性，在人事档案信息化过程中，医院要与现有信息资料进行有机整合，能够紧跟信息化社会发展的步伐，看清医疗体制在信息化发展过程中需要做出哪些改革，全面做好人事档案信息化管理的建设，且在建设的过程中，需要保证人事档案管理工作的安全性，避免存在信息泄露的现象，同时也需要保证信息管理具有一定的公开度与透明度，避免存在人为恶意操控导致人才流失的问题发生。另一方面，医院需要针对电子信息化人事档案管理工作建立专门的管理机制。同时，充分利用信息技术实现档案主体与层次、档案管理体制、行政责任、档案收集与归档、档案组织与统计的共享。为保证个人档案电子信息管理的合法性和高效性，必须保证个人档案的保密安全管理、信息资源的开发和利用；合理规划档案电子信息管理资源和档案信息管理奖惩。建立电子信息管理平台和人事档案安全体系，配置先进的硬件设备和完善的防病毒软件，避免窃取档案资源，利用信息技术建立档案管理数据库，通过设置自动呼叫和更新系统，方便文件访问和查询，从而提升档案管理效率。

3.2 重视资金投入

医院档案管理可以促进人事管理的顺利发展，他们必须根据国家档案系统的具体规定和要求，扩大医院工作人员在信息材料开发方面的投资，以实现建立计算机化，并结合国家档案系统的具体要求，提供支持软件和硬件更新信息库，为个人资料管理的发展奠定良好的物质基础，真实性和完整性是人事档案管理的两个关键指标。详细记录信息资源的充分利用情况，系统的人事管理信息系统，医院员工提供的各类信息，在保证准确性的基础上不断提高其实用性，人事档案的真实性和完整性，以方便和加快档案信息的获取，需要支持这些信息平台的建立和完善。

3.3 提高工作人员的专业素养

在大数据时代，我们要注重员工使用信息软件的能力，提高人事管理的整体效率，一是要建设一支高素质的专业队伍，提高电子信息技术的整体适用性，注重提高档案管理专业素质，第二，必须对工作场所的员工进行系统的培训和培训，使全体员工掌握信息软件的相关可用性，并在实践中科学应用，使在职员工充分发挥主观能动性，不断提高创业技能，更好地适应大数据时代的发展需要。通过有效的培训措施，一方面能够提高档案管理工作人员信息技术的操作水平，促使工作人员能够良好的运用信息技术在信息化档案管理工作当中，从而确保了档案管理工作的工作效率及工作质量。另一方面，通过有效的培训措施还能够提高档案管理工作人员的职业道德，促使档案管理工作人员能够认真、负责的做好自己的本职工作，从而为医院的档案管理工作提供良好的工作氛围。同时，为了更好地让档案管理工作人员适应信息化的档案管理工作，需要医院针对培训利用信息化技术制定培训考核评价机制，从而确保工作人员能够认真的参加培训并取得良好的培训效果，同时也能够促使工作人员发现自身在档案管理工作中存在的问题，便于及时做出改正。此外，还需要对档案工作人员职业素质考核实行切实可行的奖惩制度制定电子档案管理制度，激发档案工作者的潜能，规范档案工作者的工作行为，确保档案管理工作者严格遵守职业道德。

3.4 提高人事档案安全，防范大数据风险

大数据风险是指档案管理工作人员在不了解大数据技术的前提下，贸然的将大数据技术使用在档案管理工作当中，从而引发档案信息泄露、电子档案信息管理系统瘫痪等问题，这将会给医院的档案管理工作带来极大的困扰，因此，相关工作人员需要对大数据技术进行全面地了解。大数据技术在医院电子档案信息化管理中，只能够提供给相关工作人员解决方案并不能直接给出答案，因此，需要相关工作人员综合考虑医院的实际状况，从而对所给的方案进行优化，进而才能够使用方案。此外，为了避免人事档案的丢失和泄密风险，医院人事部门必须把这项工作作为重点，解决好信息资源的开发和利用过程，为今后人事档案的信息化管理奠定基础[4]。

3.5 建立完善的人事档案信息化管理体系

在公立医院的发展过程中，人事档案的信息化管理无疑是重点工作。要保证这项工作的高效开展，就需要有一个严密完善的信息管理系统来支撑，由负责人负责实际工作，提高责任意识，同时丰富工作经验，制定完善的登记流程，确保制度的完整性，人事档案信息管理流程将包含大量的数据和信息，包括考核资料、挂靠资料、薪酬资料等。这些资料具有一定的应用价值，对人事档案管理人员的管理行为要求较高，而在建立人事档案信息管理系统时，应明确可能出现问题的行政环节的应急预案，并结合建档权提出建设性意见；以档案工作和资料收集工作为基础，尽可能规范、科学地设计人事档案管理人员的工作介质，保证档案信息的完整性和真实性。

4 总结

综上所述，人力资源管理工作作为人事档案管理的重要组成部分。所以促进公立医院人事档案电子化建设，可以为公立医院各种工作开展提供良好基础，同时也可以给医院人事档案管理工作提供较为便捷的管理工作。所以，医院要适当采取加快人事档案信息化建设的速度，从而推动医院良性发展。