关于医院档案管理信息化建设的思考

崔 岩

（黑龙江中医药大学附属第三医院，黑龙江 哈尔滨 150036）

在当前医院建设过程中，信息化已成为不可阻挡的主流趋势，医院信息系统功能的不断完善可以有效提升医院档案信息化建设水平，促进医院现代化管理目标的实现。在建立档案信息化过程中，需要完善档案管理制度，加强病案档案信息系统的维护，保证病案档案管理系统的稳定运行，减少发生医疗纠纷的可能性。

1 医院档案管理信息化建设的意义

1.1 提高医院整体运行效率

医院现代化建设是社会稳定发展的重要组成部分，与当地经济社会环境有着重要关系，医院信息化水平受当地经济状况影响。医院的数量影响当地经济发展和人民生活的水平。在医院档案管理过程中，利用计算机技术和网络通讯技术，构建信息化档案管理，改变了原有的挂号、缴费等费时费力的工作流程，高效利用医院的内网系统实现病人档案信息、医护人员信息、医疗物资情况的资源共享，既能避免同一信息的重复录入，又能简化病人的就诊流程，使得各科室之间的对接方便，可以有效缓解医患关系，并提高医院的整体运行效率。在医院档案管理中建立档案信息化，方便医院档案管理部门对不同科室收集的数据进行分析和分类，最终形成各种完整的档案类型，因此运用医院档案管理信息化的方式，可以快速完成病案档案信息的传递，能够为医疗事业的持续发展作出贡献。

1.2 提高医院核心竞争力

医院档案管理是医院管理的基本内容，在当前的互联网时代，为了促进医院的可持续发展，需要基于现有信息和数据去除现有的封闭性问题，积极实现医疗行业的信息共享，让档案数据发挥出其真正的价值所在。信息技术快速发展的时代背景下，一体化的数据共享平台是新时期社会发展的必然趋势，不仅能够为各科室的工作带来便利，也可以为医疗诊断、医院日常管理提供科学的技术支持。档案管理信息化只是医院的一小部分，是医院信息系统的一个领域。过去，医院档案管理工作一般是通过纸质文件进行存储，但信息技术的不断发展为医院档案的发展提出了新的方向[1]。目前的医院档案不仅可以存储文本数据，还可以实现图标、声音、视频等文档信息的存储，更全面地呈现信息文档的相关内容，有助于增强医院社会信誉度和创新能力，从而提高医院核心竞争力。

2 医院档案管理信息化建设现状

2.1 档案管理理念过时

当前，医院档案管理过程中主要采用纸质资料的保存方式，但由于自然因素的影响，无法保证通风和适宜的温湿度，不利于档案的妥善保存。另外，上述档案和数据主要保存在实物中，数据丢失在所难免，这给档案管理工作带来了更大的困难。究其原因，是档案管理的信息化建设没有得到足够的重视。因此，大多数医院对医院病历信息管理还缺乏认识，没有认识到病历信息管理的重要性，未能构建符合时代发展的局域网，共享信息管理势必成为空谈，因此医院档案运行效率低下。新时期医院档案管理理念过时的主要原因是没有引起医院领导的足够重视，管理层的重视程度不够就无法有效调动基层医务人员的认识和应用，尤其是缺乏投资力度，导致医院档案信息化建设的基础设施投资不足。文件管理软件的应用较为落后，即使部分医院使用档案管理软件，部分软件产品质量档案数量不高，软件的具体应用不符合当前医院发展现状，也会影响医院档案管理信息化和现代化发展的整体水平，从而限制医院档案信息化管理的整体发展。

2.2 信息化系统人才缺乏

目前，医院档案管理人员多为以前在医院从事医疗卫生工作的人员，缺乏档案管理专业知识和技能，人员构成和设置不合理。许多医院对人员选拔的专业性要求不高，因为他们对档案管理部门不够重视。员工的配备没有得到认真考虑。大多数工作人员年龄较大，或即将退休。他们不了解档案管理的具体任务，不太擅长网络技术。管理工作效率低，机密档案安全无法保障等问题阻碍了医院的整体发展。医院档案管理信息系统的建立需要专门的人员来保障。医院档案管理信息系统人才队伍不仅需要专业的技术人员搭建档案管理信息系统平台，还需要及时对各业务科室的工作人员进行培训，提高信息化应用水平，使各科室能够主动配合档案信息管理部门，收集整理档案。

2.3 信息化相关规定不全面

医院内不同科室的员工缺乏改变工作环境的动力，没有激励机制，阻碍了档案管理信息化建设成效。此外，医院没有明确的规章制度指导不同科室工作人员实现办公自动化，缺乏电子档案在数据收集和分类的重要性认识，不利于医院档案信息化建设的推进。在医院档案管理信息化建设过程中，应制定相关规章制度，通过激励机制和惩罚机制引导员工行为。这可以增加员工在建立档案管理信息化过程中的重要性，强化医院档案工作流程的管理，便于档案信息化的建设运作。要知道，档案管理的信息化不是档案管理部门一个部门的事情。档案管理任务需要不同部门的配合进行档案管理。部门可以从其他部门收集和分类数据，进行归档，方便日后查阅分析。

3 医院档案管理信息化建设的策略

3.1 正确认识档案管理信息化的重要性

信息化时代医院档案管理信息化建设是社会经济发展的必然趋势，也是确保医疗事业持续发展的必然途径。因此，在医养结合的时代背景下，医院要正确认识档案管理信息化的重要性，做好档案管理信息化建设的宣传工作，从管理层开始定期组织开展档案管理信息化建设的探讨会，并要求管理人员将档案管理信息化建设列为重要的议事日程，只有管理层开始重视医院档案管理信息化建设，才能有效带动医院基层、后勤等全体职员的重视，从而在根本上保障医院档案管理信息化建设的稳步推进。医院要加大对档案管理信息化建设的投入力度，优先引进适应新时期医院持续发展要求的仪器设备和软件系统，以保证其能够紧紧围绕医院发展战略得到同步“更新”，并确保软件系统的细化应用可以满足当前医院实行档案管理的基本需求，从而为广大患者提供更高品质的服务。

3.2 建立有效的档案管理制度

在当前的现状下，需要通过迎合信息时代的特点，对现有的档案管理系统进行重组创新，通过实行5S管理、JCI评审等将档案管理信息化建设深度融合到医院整体发展规划中，确保档案管理工作的开展能够有制度可遵循，以更全面地收集各部门的人员信息和案件信息，加强各部门之间的联系，推动医院档案管理信息化建设更加完善，防止与医院经营管理发展实际脱钩，全面提升管理水平。医院需要在其档案管理部门实施日益信息化的工作模式，积极转变医院档案管理信息化建设的运行机制，强调基层人员、后勤人员以及管理人员的主体意识，使其在利用先进的计算机软件系统整理员工信息和案件信息时，能够在建立完善档案数据库的同时，做好自我管理和约束，确保全部档案信息的妥善存档，以便管理人员尽快访问各种信息系统，从而逐步改变传统的人工管理方式，最大限度提高医院日常工作管理的质量和效率，更好地为社会民众进行服务[2]。

3.3 提高硬件设备及软件系统配置

通过与医院相关领导沟通，结合利用档案信息资源的重要性，争取在档案信息管理方面得到领导的大力支持，医院可以通过适当增加档案管理的资金投入来保证设备的及时更新。完善医院档案管理信息化管理平台建设，优先引入先进的软件设备和技术，不断拓宽和延伸医院办公自动化系统，实现医院档案信息管理软件系统升级，以满足新时期硬件设备配置的高需求，从而帮助医院工作人员积极掌握信息资源，建立智能式档案管理指挥调度信息系统，不断促使医院档案管理体系朝着智能化、信息化方向发展[4]。

信息化档案管理模式需要通过数字化手段进行有效的文件管理，这就需要在建立档案信息数据库的同时，结合医院各职能部门的实际需求科学制定精细化的档案管理规范和标准操作流程，整合管理医院各环节的信息和资源，对不同类型的文件进行集中管理，构建不同的存储空间，对不同类型的文件进行有效的分区存储在不同的地方，执行分区、有效的文件管理和控制。此外，要建立以人员、内容、模糊搜索等功能为核心的有效查询体系，并明确不同人员的职能权限，以确保医院所有数据信息资料在实现共享的同时，可以最大限度保障数据信息资源的安全性，从而让档案管理系统的信息化构建发挥出更大的价值[3]。

3.4 加快培养专业人才队伍

医院档案管理信息化建设是医院档案管理的一项创新和具有挑战性的任务。在构建信息化管理系统的过程中，医院必须依靠医院档案和专业团队进行系统架构。管理层开展专业的信息平台操作培训，以提升管理层运用信息技术的能力，确保其能够高效运用信息共享平台，从而在第一时间获取所需信息。提高医院档案科的薪资待遇水平，着力招聘兼备档案和计算机技术的新型复合型人才，以吸引更多具备档案管理专业知识和计算机专业知识的人员投身到医院档案管理信息化建设过程中，才是实现医院档案信息管理、推动医疗事业持续发展的重要保障。培养更多专业型、综合型人才，使其学习档案管理的新设备、新方法、新技术，与时俱进，掌握扎实的管理知识和过硬的专业技能，为医院档案信息化建设服务。积极寻找合适的人才，为医院档案管理信息化奠定坚实的基础[4]。

4 小结

医院档案关系到医院的历史和医学文明的发展，是医院为建设医疗卫生体系作出贡献的主要数据库。信息化时代，为保证医疗事业发展能够紧跟时代发展步伐，就需要医院各职能部门的所有人员都能正确认识档案管理信息化的重要性，从而确保医院可以加大对基础设施建设的投入力度，不断发现和利用新的发展引擎，精通医院档案的信息化管理，以营造智慧医疗、智慧生活服务。医院要紧紧围绕医疗卫生服务与社会发展的需求，提高硬件设备以及软件系统配置，通过加快培养专业型人才队伍，积极探索更加科学的、符合医院发展趋势的医院档案信息系统管理方式，才能充分发挥出医院档案管理信息化建设真正的价值。