数字信息化在医院人事档案管理中的运用

刘 苡

（南昌大学第一附属医院，江西 南昌 330006）

我国医疗资源一直相对缺乏，国家致力改善这样的情况，而其中医疗资源中的人力资源是重要的组成部分，也是一个医院获得认可的决定性的资源。我国的医学培养的人才严重不足，不能够很好地适应我们人口大国的发展，医学院培养人才的时间和投入的资源都很大。在进入到医院中，人事档案的管理工作显得尤为重要。因为只有做好人事档案的管理，才能统筹好医院的资源，才能够在系统中留住人才，保证医院的人员发展和人员的晋升、职称以及奖赏的管理。一所医院的档案管理，除了医疗档案外，人事档案管理也具有十分重要的意义。借助现代化的数字信息技术，能够更好地完成医院的人事档案管理工作，使得工作内容更加的人性化，简单化，也使得管理效率更高，所管理的内容更具备科学与合理性。本文就数字信息技术在医院人事档案管理中的应用进行了阐释，通过分析，进一步促进医院人事档案的管理工作，充分调配医院的人力资源，合理分配，合理管理医院的员工，使得每个岗位能够尽职尽责，发挥更好的配置效果，促进医院整体水平的提高，提升队伍的整体效率和素质。

1 医院人事档案管理背景和现实作用

人事档案顾名思义就是相关人员的信息以及在职期间的各项数据的记录。可以说，一个人的档案从入职一刻起，就伴随他的职业生涯。医院对于人事档案的管理，能够体现一个医院的管理水平，能够从某个方面促进医院的工作效率，能够更加合理的配备人力资源，使得整个医院的工作有条不紊的展开。只有好的人事档案管理，才能发挥医院从业人员的优势，才能不断地促进人员的积极性。合理的人事档案管理，是科学和人性化的，同时也是动态化的管理，存在很多专业性较强的工作。人事档案伴随医院从业者职业生涯，每个年度的考核以及个人的奖惩都要在档案中实际显示，成为一个从业者晋升和选择择业途径的有效保障。因此，良好的医院人事档案管理工作具备现实作用，需要引起医院的足够重视，主要的背景和现实作用如下所示：

1）医院人事档案管理的背景。我国医疗资源整体匮乏，医疗人才更是长期的短缺，因此医院在人事的聘用和管理上必须具备一定的专业能力，才能留住更加高端的从业人员，从而使自己的工作能够更好地开展。人员缺少以及档案管理工作处于起步阶段，这是我们国家医院人事档案管理的背景也是一个基本的现状。在这样的背景下，医院人事档案管理凸显出其重要性的地位，只有做好人事档案管理才能更好地应对未来的发展，管理好内部的人员，在今后的医院发展方面，人事档案管理将会是医院管理过程中非常重要的环节，需要引起医院管理的足够重视，才能保证整个医院系统人员管理的高效性。

2）人事档案管理是人员管理的保障。医院的人员管理是一个综合复杂的过程。一些大型的综合医院所涉及的科室、分工以及人员组成是比较复杂的，有些医院人员数量规模巨大，并且在实际的工作中，还要兼顾医疗管理以及相关器材等管理，整体的管理呈现多样综合的情况。人事档案管理在这其中起到了一定的保障作用。因为只有将人事档案管理好，才能准确地把握整个医院的人事管理，能够有效地调动现有的人力资源。在进行岗位调动和职称评审以及人事培训上，都能有效的提供最真实有效的人事档案资料，保证各项人力资源管理的效率。

3）为整个医院档案管理提供借鉴参考。医院的档案管理复杂，所涉及的档案种类繁多，在管理过程中存在许多问题。医院的人事档案管理作为众多档案管理中重要环节，其管理的规范程度和效率，影响着其他档案管理的效率。并且，一些较为先进的技术，例如信息技术、计算机技术等在人事档案中有效应用能够为其他档案管理提供一定的借鉴和参考，从而使得医院整体的档案管理水平提升一个档次，使得医院的管理更加科学，能够形成更为人性化的医院管理体系，保障档案保管的有效性以及调取的及时准确性。

2 数字化信息相对于传统医院人事档案管理的优势

数字信息化是现代化的一个标志，各行各业可以说都在进行数字化应用。从各个领域中，都能看到数字化信息的影子。数字化极大地方便了我们的生活，让我们工作学习都能够得到一定的便利。数字信息化具备计算速度快，分类方便，调取引用信息迅速等诸多优势，特别是现在大数据和网络技术的普及，使得数据共享成为现实，能够在全国范围内甚至是全世界范围内完成数据资料的搜索与共享，极大的加快了人们信息分享的速度，增进人们的交流。这样的特点，对于档案管理是很有利的。首先，档案存在数据量大，变化动态特点；其次，档案的存在是要进行调取和分类的，最后，档案的存储应当是长期安全的。以上医院人事档案存在的三个特点正好被信息数字化完美的解决，通过数字信息化的完善，能够使得整个医院的人事档案工作更高效，档案储存更加的便捷和安全。主要的促进作用有以下几个方面：

1）促进人事档案储存的便捷性。传统的人事档案管理需要巨大的空间存储纸质形式的各项档案，这些纸质的档案随着时间的变化可能会出现氧化或者字迹模糊等现象。为档案的储存安全造成威胁。信息数字化的引入，能够将人事档案变成数字信息的形式，储存在计算机或者相关存储器中，而这种存储是不会随时间而变质的。并且数字信息化的人事档案便于拷贝和保护，促进了档案存储的便捷性和安全性。

2）促进医院人事档案管理的效率。传统的档案管理在调取档案的时候要根据档案的编号进行逐个检索，才能在众多的档案中找到想要的档案，效率往往较低。而数字信息化的人事档案可以通过管理软件的搜索功能，根据关键词的定位就可以迅速地锁定所需要的档案资料。这样相比于传统的档案管理，提升了效率，并且同时提升了档案调取的准确性，从而从整体上提升了医院人事档案管理的效率。

3）促进医院人力资源的合理配置。数字信息化技术的应用，可以为医院人力资源的配置提供数据上的支持。在短时间内，可以通过调取人事档案的资料，来了解各个岗位上的人员的基本情况，从而便于决策，将人员的利用达到最优的效果，提升人力资源的效率，力争资源的合理配置。

3 数字化信息技术在医院人事档案管理中的问题

数字信息化有着十分广泛的用途和前景，在医院的人事档案管理中已经实现了部分的应用，但是覆盖率不高，在实际的应用和管理中也还是存在很多问题，

在技术的应用和重视程度上，还有很多医院对此不够重视，缺少专门管理的专业人员，以及数字信息技术存在安全性的问题都是在具体应用中实际面临的，主要面临的问题有以下几个方面：

1）意识不到位。虽然在一些医院人事档案管理已经相对成熟，但是在一些规模不大或者是一些发展受到限制的医院，存在对于人事档案管理不重视的现象。认为医院的重点工作是在医疗水平的提升和突破上，而档案管理是一项琐碎且无关紧要的事情，所以在该方面的重视程度和投入程度都不够，导致数字信息化水平较低，整个人事档案管理还比较低效。

2）缺少专业人才。专业人员的管理才能达到预期的效果，档案管理当然也需要专业人员来管理，特别是数字信息化技术手段过硬的人才，更是稀缺资源。作为档案管理信息化技术的掌握者应当是对于数字信息和档案管理都有着过硬知识体系的人才。在这方面的培养上，人才严重不足和缺失，使得医院在进行人事档案信息化的过程中，存在人才上捉襟见肘的事情，不利于档案的管理工作。

3）数字信息化不全面。专业人员匮乏是一方面，另外一方面就是数字信息化的程度不够。由于数字信息化需要投入一定的资金和人力，很多医院在人事档案的数字信息化上缺少相关的资金和人力的投入，导致整体人事档案的数字信息化水平不全面，有些只是进行了一部分的信息化建设无法做到全覆盖和全管理。

4）数字信息安全管理问题。数字信息化与大数据和网络技术存在的一项隐患就是数据的安全性有一定的威胁。数字信息化是一把双刃剑，既方便了数据的储存和共享，但另一方面数字信息存在一定的安全问题，特别是在一些人事档案的储存上，数字化的资料更容易复制，因此存在一定的安全隐患。需要我们在实际的管理过程中，予以避免，保证医院人事档案的资料数据安全不被泄露。

4 数字信息化在医院人事档案管理中的全面应用简析

问题是普遍存在的，需要我们更好的解决，理解了产生的问题，就要制定相关的策略措施，在此方面的探讨形成一个有效的机制，这样的机制能够帮助医院在人事档案数字信息化上更加的安全有效，从而保证医院人事档案管理的有效性。主要探究的方法如下：

1）转变观念。意识层面上，需要有根本的转变，只有解决意识，才能谈下一步的工作整改。在医院的人事档案管理数字信息化上，引起足够的重视。首先要明确数字信息化的好处和带来的效率提升，可以组织管理者要多学习档案管理重要性，意识到档案管理对于中心工作的保障。可以去人事档案管理数字信息化较好的地方参观学习，通过不断地学习来转变人事档案不重要这样的错误观念，从而在决策层面支持人事档案管理的数字信息化建设，保证建设成果，提升人事档案管理效率。

2）加强专业人员的培养。加强信息技术和档案管理综合人才的培养，医院要重视人才的引入和使用。如果实在因为客观条件限制，没办法引进专业人才，可以采用在系统内调配和专门委培学习的模式，在内部培养出专业的人，解决人员配置问题，保证真正的管理过程中有更加专业的人建设和维护。

3）加强人事档案数字信息化的安全管理。现代手段的应用，是提升管理效率的关键，计算机手段等电子化的处理，是一种必须应用的手段。其中安全问题在数字信息化推进的过程中要摆在首要位置融入各个环节。因此在进行人事档案信息化的同时要注重增加安全相关方面的资金投入和建设，委托软件设计企业，对系统内部的保密性制作专门的加密软件，防止人事档案的隐私泄露。

5 结束语

建立数字信息化的医院人事档案管理系统是时代发展的必然要求，也是档案管理的必然要求。医院只有重视人事档案管理，才能更好地发挥人员的优势，从而在今后的工作中，不断地提升管理水平，重视档案管理的数字信息化的覆盖，科学合理地安排好人事档案管理的工作，提升医院管理的现代化程度。