浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用

刘天华

（中国电子科技集团公司第十研究所，四川 成都 610036）

随着时代的不断进步，网络信息技术的广泛应用，在各行各业中都取得了较为显著的成效。基于当前企业的发展来看，档案信息资源管理与开发具有重要意义，为了充分利用企业档案信息的价值，还要充分开发企业现有信息资源，提高企业对于档案信息资源的利用水平，才能保障企业的健康发展。为此，受到数字化时代的影响，只有不断推进数字化档案资源信息开发与服务理念，改变传统档案管理和服务形式，基于计算机设备和信息技术的基础上，全面提高企业档案信息资源利用效率，同时提高企业档案管理的可靠性。

1 数字化时代下企业档案信息资源的重要价值

对于现代化社会发展而言，信息技术水平已经融入到各个领域，并都取得了显著的呈现，对于我国大型档案信息资源的开发和利用也是起到了良好的促进作用，通过这个数字化时代的转变，提高了我国大型企业对于档案信息资源的综合应用和效率，同时也促使了我国大型企业档案信息资源的开发成为企业生存和发展的重要资源。在这个信息化时代的背景下，企业要想真正实现自己更好的生存和发展，必须充分发挥对企业档案信息资源的综合利用和管理价值，并且必须强化对企业档案信息资源的开发和综合利用水平，强化对企业档案信息资源管理的效果，从而形成一套完善的企业数字化档案管理体系，同时也有效提升企业的竞争实力，满足企业的长久发展需求。但是由于企业发展中受到各类因素的影响，对我国当前企业开展内部档案管理时存在一定的局限问题，影响企业档案数字化发展需求，为此，企业必须认真审视这一问题，并积极探索有效地解决措施，强化档案资源信息的利用效率。

此外，为了进一步实现企业对于档案信息资源的利用效果，还要充分体现档案信息资源在企业发展中的主导地位，在企业运营中，档案信息主要包含了大量企业发展中的数据资源和原始文件，其可以反映出发展中的真实状态，企业档案信息资源中蕴藏着丰富的企业资源，需要不断挖掘与利用，才能实现企业根号的发展。为此，企业必须不断探索档案信息的开发和利用模式，满足企业现代化发展需求，提高企业经济收益，发挥企业的职能，同时满足社会健康发展，推动企业走上可持续发展道路。

2 数字化时代企业档案信息资源开发与利用遇到的困境

在现代化市场发展趋势的推动下，企业想要实现健康的发展，必须积极跟上时代的发展脚步，在数字化技术水平的推动下，企业还要努力改变传统的档案信息资源开发与管理模式，通过得到数字化技术的支持，改变传统档案资源开发与管理效果，扭转传统档案管理趋势，为企业发展挖掘更多的有用资源，满足企业现代化发展需求，同时更好地利用档案信息发挥系统作用。另外，数字化时代下的档案信息资源开发也要响应时代的号召从，充分利用网络信息技术，解决传统技术存在的弊端，构建现代化企业数字系统。

当前企业数字化档案信息资源开发过程中仍然存在水平较低的现象，在开展企业档案信息资源管理与利用时存在许多问题，无法满足企业的现代化发展需求，同时也无法更好地发挥出数字化档案信息资源利用优势。许多企业对于档案信息资源管理存在欠缺从而影响企业对于资源管理的有效性。许多企业一般都是通过信息化档案信息资源管理来开展财务档案以及人事档案等工作，导致数字化档案信息资源的应用范围过于狭窄。其次，现阶段企业开展的数字化档案信息资源管理模式过于单一，导致许多高效档案信息无法得到充分利用，具体分析来看，目前仍然由大部分企业采用原件复制形式对档案信息进行应用，尽管数字化带来了更有效的便捷功能，但是对于企业档案的存储和应用上仍然沿用传统的方式，这就造成了数字化的企业档案信息资源开发和利用无法在实际上发挥出良好的作用。最后，对于我国大型民营企业的档案信息整理工作来说，许多大型民营企业在进行档案信息整理的工作中仍然存在一些欠缺，这也导致企业无法更好地发挥数字化技术的功能和作用，提高了企业的档案信息资源的综合利用效率，同时也将为我国大型企业档案信息整理工作带来很多巨大的压力和工作量，影响到了企业的健康和快速发展。

3 数字化时代下企业档案信息资源利用与开发对策

3.1 全面提升企业档案资源利用意识

对于我国现代化企业发展来说，为了进一步强化企业在激烈的市场环境下生存与发展，提高企业竞争实力，必须充分发挥档案信息的作用与价值，企业还要掌握档案信息资源的开发技术，发挥档案的高效利用率，并结合实际运营情况合理地利用档案信息资源，推动企业的健康发展。另外，企业还要结合自身发展需求，对企业的数字化档案信息资源管理模式进行优化挑战，实现企业大范围档案资源服务体系，充分探索档案信息的利用率，为企业发展提供更多机会。此外，引入数字化技术能够帮助档案资源管理工作简洁化，同时也与其他工作内容相契合。所以企业为了更好地实现档案资源利用与开发，必须保持和其他部门的交流，充分利用档案信息资源，实现企业的科学化管理，提高企业在新时代发展中的额适应能力。最后，为了更有效地实现企业档案信息资源开发与利用，还要强化部门领导对数字化管理与开发的意识，构建长远发展意识，充分利用数字化档案信息资源开发技术，推动企业的可持续发展。

3.2 提升企业档案信息资源开发的安全性

首先，为了进一步提升企业档案管理信息化的数字化发展价值，还要充分利用先进的数字化技术，有效优化企业档案管理的安全性，为企业的档案管理提供一个良好的环境，保障企业档案的利用与开发，避免企业重要档案信息泄露为企业发展带来不必要的风险。对于企业数字化档案信息资源利用时，也要构建一个安全的档案信息管理体系，打造安全的信息环境，提高数字化信息存储和传输安全，同时也要注重网络安全制度的建立，强化工作人员的信息化安全意识。其次，企业还要加强网络的检修工作，近年来，由于网络遭受攻击的现象越来越严重，如果企业不具备完善的维护与安全检修体系，那么在面对企业档案信息资源开发过程中，不但无法提高企业的资源利用效果，甚至还会给许多不法分子可乘之机，从而影响企业档案信息资源安全，给企业带来严重的经济损失。所以，企业不但要强化密码防护与安全工作，同时加强漏洞检查与维护，还要构建高效的企业档案信息资源安全管理系统，对数字化档案开发与利用进行安全等级评估，从而有效地保障企业档案信息资源开发与利用安全。

4 提高企业数字化档案信息管理水平

为了更好地提高档案信息资源管理效率与服务质量，在面对复杂的档案资料面，应该积极引入信息化管理手段，构建完善的信息化平台，提高信息档案信息资源分类的条理性，加强资料减速的效率，为日常工作和群众带来便利条件。

4.1 引入专业的管理人员

为了更好地开展数字化档案信息资源管理与服务工作，首先要强化档案信息资源管理人员的信息化理念，提升企业整体档案管理信息化意识，通过各个渠道引入高素质、高专业的管理技术人员，提高档案信息资源管理团队的技术水平，其次，企业还要积极开展人才培训活动，提供专门的职业技术知识培训途径，使管理人员在日常工作中不断学习与积累经验，学习创新的管理方法，从而提升自身的职业素养和操作能力。此外，引入专业人才也要综合的运用人才管理手段，提高薪资待遇，保证留住专业人才，避免人才流失现象。

4.2 加大投资力度

除了做好人才的引入，还要加大资金投入力度，及时更新企业内部档案管理设备，引入先进的信息化管理技术，领导层要切实响应号召，对企业档案管理管理信息化的资金专款专用，做好设备的更新，提高计算机设备性能，同时提高计算机数据信息处理效率。另外，构建数据信息共享网络平台，通过计算机可以直接访问中央数据库内容，不需要通过移动硬盘进行数据传递，简化操作步骤，提升工作效率。

4.3 构建完善的信息化档案管理制度

企业还应该建设完善的档案管理制度，最大程度地发挥出信息化档案管理的优势，将信息化管理质量与效率列入考核体系中，对专业的档案管理人员信息化水平进行综合评价，并积极开展奖惩制度，对技术水平较高的员工给予相应的奖励，提升员工积极性，从而提升企业档案管理整体信息化水平。

4.4 坚持满足用户需求

在企业档案管理工作中，必须全面强化企业管理层以及基层人员的职业道德，坚持以满足用户需求为服务原则，积极创新数字化档案管理固有模式。在实际的档案管理服务中，管理人员不但要满足对档案信息的管理与归类，还要为用户提供优质的档案查阅服务，完善档案管理流程。同时对于电子档案的管理不可以由于数字化档案管理模式的优势而忽略认为服务的效能。另外，企业档案管理人员还要不断强化计算机技术与网络信息技术的认知，不断提高自身的数字化管理水平和职业素养，全面提升企业数字化档案管理的整体水平，满足档案服务需求，从而提高人们的满意度。

5 结束语

综上所述，企业数字化档案信息资源再利用过程中与传统的档案资源有着非常大的差异，数字化档案信息资源的高效利用必须要建立在信息安全的基础之上。因此，在今后的数字档案开发和利用过程中，首先要保障数字档案的安全性，为数字档案的开发和利用营造一个安全稳定的环境。