大数据视角下职业技术学校档案管理的优化

董百杰

（河南省民政学校，河南 郑州 450000）

当前，我国高速发展的数据信息技术为经济发展和社会进步起到了推动作用，尤其是在交流通信、信息共享等方面给企业和个人带来了更多便利。大数据凭借其信息检索能力和信息存储能力，逐步推动社会各行业向数字化和信息化转变，职业技术学校也是其中之一。近年来，我国教育事业改革不断深入，对职业技术院校发展也投入更多资源，职业技术院校的数量和校内师生数量也在迅速增加，这也意味着档案信息数量的增加，所以职业技术学校的档案管理工作也要与时俱进，符合大数据时代发展要求。然而，由于大数据在职业院校档案管理工作中的应用时间较短，所以现阶段仍存在一些问题，需要相关管理人员不断探索优化策略，推动大数据技术和学校档案管理工作相融合，提高档案管理效率。

1 大数据环境下职业技术学校档案管理特征

数据时代下，职业技术学校档案管理所涵盖的数据量增加。随着信息技术的不断发展，数据传递共享的速度变快，所以学校在发展过程中接触到的数据量增加，需要进行档案管理的内容也有所增多。同时，职业技术学校的规模在不断扩大，学生和老师的数量也比过去有了大幅提高，这就要求学校档案管理人员需要记录更多人员档案信息、教学实践信息、科研成果信息、获得奖项情况等。同时，随着档案内容的存储模式发生了变化，越来越多的电子信息需要被记录。相比之前，职业技术学校的档案一般是纸质的，占用的空间大，储存难度大，不利于管理，而现在，档案中不仅有纸质版的原始文件，还通过大数据的应用将文件信息存储在虚拟空间中，相应地记录了一些图片、视频、链接等文件。

大数据时代的档案信息的开放性更大。随着信息技术的更新，各种信息管理系统不断优化，这为学校档案管理和信息共享创造了一个坚实的技术基础。在过去，学生个人信息和教师工作经历信息较为封闭，也只能在小范围内进行查询和传递，但是，现如今学籍信息已经可以做到全国统一联网，甚至可以在国际间相互传递。利用大数据技术，职业学校的师生档案信息资源的共享打破了时间和空间的限制。

除此之外，大数据技术使得档案信息处理方法上也有了新特征，从以往的手工操作向自动化处理转变。职业技术学校过去主要采用传统的档案管理方式，由人工定期更新数据，然后将档案按照类别进行整理和存放，人工收集和整理档案在一定程度增加了信息的真实性，但是也会因为个人疏漏造成信息错记或者是漏记，而且在当前数据量大幅度提升的情况下人工整理档案会影响工作效率，造成人力成本增加。大数据的优势在于可以根据不同的职业技术学校档案类型、信息内容和数据规模，制定不同的信息处理模型，在档案信息过程中可以快速调用相关查询工具，然后进行信息分类，这种自动化的文件信息处理过程可以降低手动档案管理工作中的人员不足问题。大数据技术可以帮助档案管理人员快速完成信息收集和初步清理的工作，还为后续传递和共享信息提供了便捷，可以满足相关人员在最短时间内完成信息检索和存储需求，为职业技术学校档案管理工作效率提升作出贡献。

2 现阶段职业技术学校档案管理工作中存在的问题

2.1 缺乏科学的档案管理观念

尽管大多数职业技术学校都设立了专门的档案管理部门，但是很多管理人员的管理观念并没有及时更新，职业技术学校管理层更重视招生情况和学生未来就业问题，这就造成其缺乏整体的，先进的人事档案管理观念，并没有意识到档案管理的重要性。此外，很多学校的档案管理工作并不是由同一个部门负责的，例如教学机构只负责原始教学档案的收集，档案管理部门只负责对档案进行整理和保存，这就导致工作的脱节或者是每个环节的负责人只关注自身业务，忽视了整体档案管理工作的意义。职业技术学校管理人员针对档案管理工作在缺乏有针对性的安排，这不仅仅导致学校的档案管理混乱，档案使用效率低下，更严重地是制约学校整体管理水平提升。

2.2 档案管理方面的资源投入不足

当前，随着职业技术学校的数量增加，各个学校招生竞争压力越来越大，这就导致学校管理人员对档案管理工作有所忽视，所以在这方面投入的人力资源和运营资金都较少，而是将更多资源配置在教学和实践项目中。因此，档案管理设备和软件落后也是当前职业技术学校档案管理工作中面临的一个问题。现阶段，公办和民办的职业技术学校的大部分经费都主要用于校内设施完善、教职员工的待遇、教师科研项目和学生就业，所以这些重点项目将大部分人力资源和学校专项资金占据，分配给档案管理的资源较少，例如档案信息管理系统过于陈旧，长期没有更新；缺乏专业的档案管理人员负责档案管理工作

2.3 档案信息更新不及时

教师的人员档案是职业技术学校档案管理中的重要内容，该档案是反映了教师工作经历和职业发展过程的材料，档案内容会随着工作成果的增加和工作岗位的变动而变化。所以，职业技术学校人员档案管理是大数据时代下学校档案管理的重要环节，也就要求相关工作人员及时更新档案信息，同时补充新内容。然而，在现阶段，一些职业技术学校没有及时更新进行人事档案管理。因为档案信息变化速度越来越快，但是相关工作人员的人手不足，难以及时完成信息收集和整理，也造成后续信息堆积更难处理。同时，人事档案材料内容多且零碎，需要从多个部门获取信息，但每个部门都有自己的工作重点，这就造成档案管理人员难以及时收集到相应信息。

3 大数据视角下职业技术学校档案管理优化的策略

3.1 提高相关人员对档案工作的重视程度

在大数据时代，职业技术学校的档案管理工作对学校自身发展是重要的，同时也更有利于社会公众对学校的了解，有利于师生对信息的使用。除此之外，数据时代，引入更科学的信息管理系统也是为了更好地保护个人隐私和保护知识产权，所以大数据时代的档案管理应该受到足够的重视，使用更多现代化产品辅助传统人工档案管理工作。因此，为了提高职业学校管理人员对档案管理工作的重视程度，应当加强宣传，像是组织大中型档案活动，向其优化和创新档案管理工作的意义，并结合其他学校的先进案例进行宣讲，提高管理人员的档案管理观念。此外，档案管理人员也要及时和领导沟通档案工作进展和遇到的阻碍，帮助领导层充分了解本校档案工作的实际发展现状。同时，职业技术学校要制定和完善相关评价体系，明确衡量工作的关键指标，将档案管理工作成效纳入对管理人员的绩效考核中，通过完善的管理机制确保档案管理工作的推进，保证档案管理工作是有效的。

3.2 职业技术学校要不断加强档案人员的技能培训

针对现阶段，专业档案人员缺乏的问题，职业技术学校要建立专业人才培训机制，组建高素质的档案管理队伍。相关从业人员的专业化程度是档案信息管理建设的必要前提，所以职业技术学校需要针对自身发展需求建立和完善专业培训体系和人才管理制度。例如，信息化档案管理产品的改进和服务功能的优化都是需要依靠专业的档案管理人员和外部采购系统的开发部门进行对接，因此加强现有档案管理人员的专业水平是大数据时代档案管理水平提升的重要途径，例如：定期开展学习活动，促进现有人员通过自我学习提升综合业务能力，或者与其他职业院校的相关管理人员共同组织研讨会，邀请专家传授经验。同时，学校也可以需要积极引进高质量的相关管理人员，为创新档案管理模式提供新思路。首先，职业能力培训应以有计划、有目的和标准化的方式进行。如信息和数据技术操作专题讲座或记录管理专题演练和操作培训；二，借鉴其他高校档案的先进经验和成熟思想，开展图书馆间交流与合作。第三个是鼓励专业人士外出参加档案学术年会和各种学习经验交流会。通过一系列运营，建立了多学科背景、多专业技能的档案管理综合专业队伍，提高了整个档案管理工作的质量和水平。

3.3 加强配套基础设施建设

职业技术学校要首先搭建档案数据平台，做好档案数据收集和整理的基础工作，为应对学校规模不断扩大后档案资料的增长情况。现在多数职业技术学校开始逐渐购进电子化档案信息管理系统，建立档案数据平台作为资源共享渠道，整合电子档案和纸质档案，推动档案管理工作更加科学化和自动化，提升工作效率。通过不断完善信息管理系统的功能提升档案管理效果。同时，无论是电子档案还是纸质档案的储存环境都要做好定期检查和维护，避免因为环境造成的档案损坏，比如突发火灾或者漏水，这样不仅提高档案管理的安全性，也促进信息化的档案更容易调阅和传输。另外，职业技术学校在收集和整合相关档案资源时可以充分利用大数据的优势，在信息收集和整理时更注重时效性和信息的广泛性，例如：在档案管理工作中扩大信息收集范围，接入一些外部社交媒体平台数据，丰富档案信息。

3.4 增强档案管理人员的积极服务意识

职业做技术学校档案管理工作的主要目的就是要方便相关信息的留存和使用，所以职业学校档案工作人员要改变原有工作态度，树立服务意识，充分发挥主观能动性。在大数据时代，学校档案的使用者除了学校师生还有社会公众，所以档案管理人员在工作中要切实考虑档案信息使用者可能会面对的问题，提前对潜在的问题作出问题解决文档或者是及时答疑，保证档案管理工作的有效性。

4 结束语

综上所述，职业技术学校档案管理工作是学校整体管理工作中的重要环节，是提升学校综合发展实力的重要方面，优化档案管理工作也有利于提升职业院校的竞争优势，因此在大数据时代，职业技术院校要利用数据信息技术的优势，加快档案管理工作转型升级。针对当前职业技术院校普遍存在的管理观念有待更新和资源投入不足等问题，学校相关管理人员应当不断提高工作认同感，注重基础设施建设，购置和维护数据信息管理系统，提高档案管理工作效果。同时，管理人员要不断在实践中积累经验，在处理实际问题时具体问题具体分析，充分发挥创新性和创造力，促进职业技术院校和我国教育事业发展。