数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

黄 浩

（沅江市行政审批服务局 政务信息中心，湖南 沅江 413100）

档案馆是存储、查阅以及利用档案资料的机构，无论是何种形态的档案馆，其核心职能并未发生变化，本质上都是根据《中华人民共和国档案法》对各种形式的档案资料进行管理。传统档案馆侧重于物理层面，档案资料的主要载体是纸张；数字档案馆是传统档案馆的高级形态，其管理的档案信息本质上未发生变化，只是在档案管理模式、服务方式等方面发生了变化。数字档案馆代表了档案管理领域未来的发展趋势，但并不意味着传统档案馆就应当被摒弃，其中作为数字档案馆的根基仍将持续留存，为数字档案馆发展建设提供基础支持。

1 概念界定

传统档案馆即我们一般意义上理解的档案管理机构，主要负责集中保管重要资料信息，是查阅、利用档案资源的中心，传统档案馆中的档案资料以纸质化形式存在，全部存储与物理空间。

数字档案馆是信息化时代的产物，其核心职能并未发生变化，但档案资料以二进制编码的数字化方式存储，需要依赖于计算机以及互联网等现代化设备与技术，档案资料存储于虚拟空间[1]。

总的来说，传统档案馆属于文化事业机构，是现实存在的单位、机构，涵盖了纸质化档案资料、档案管理人员以及档案管理空间，职责范围较广；而数字档案馆属于虚拟化信息系统，是现代化技术与设备的产物，其主要提供档案存储、检索等相关服务。

2 数字档案馆与传统档案馆的区别

数字档案馆作为一种新生事物，相较于传统档案馆而言，在多方面存在优势，二者之间的区别主要体现在以下几方面。

2.1 管理对象形式不同

管理对象形式不同是数字档案馆与传统档案馆最为直观、显著的区别。传统档案馆的管理对象主要是纸质化档案资料，基本上不存在其他形式的档案资料，数字档案馆的管理对象则主要是电子文件，以数字化形式存储于计算机软件系统或者光盘、移动硬盘等硬件设备中[2]。传统档案馆的管理对象其物理结构和逻辑结构相一致，而数字档案馆的管理对象其物理结构与逻辑结构相反，数字化档案资料必须依赖于相应的软硬件设施才能被识别和读取。

2.2 管理阶段不同

传统档案馆在管理阶段上侧重于档案文件的非现行期与半现行期，档案管理工作的初试环节是档案文件的接收、归档；数字档案馆在管理阶段上不仅注重档案文件的非现行期与半现行期，同时也注重对档案文件现行期的监管，强调全过程管理原则与前端控制原则[3]，从而实现对电子文件的全生命周期管理，以确保档案信息的完整性、真实性。

2.3 管理方式不同

传统档案馆的各项工作主要是以人工作业的方式进行，虽然目前传统档案馆也开始进行信息化建设，借助计算机以及软件系统辅助完成档案管理工作，比如档案信息录入、整理、检索等，工作效率显著提升，但是其对于人的依赖性仍然较高，工作人员必须具备档案管理专业知识技能。数字档案馆则完全依赖于信息技术与设备，自动化、智能化程度较高，对于人的依赖性较低，通过软件程序自主运行可以完成各项工作，工作人员仅需掌握基本操作即可，专业性要求较低。

2.4 服务方式不同

档案馆本质上属于服务性机构，其保管档案资料的主要目的是为相关工作或者事务提供参考和借鉴，传统档案馆在服务形式上属于被动服务，需要用户明确提出需求档案馆工作人员才能提供相应的服务，并且服务范围相对较小，对于档案资源的利用相对有限[4]。而数字档案馆的服务形式属于交互式服务，系统可以为用户提供个性化服务，用户获取信息的效率更高，而且数字档案馆的服务范围更广，基本上不受时间和地域限制，以互联网为依托，可以服务极大范围内的用户。

2.5 存储方式不同

传统档案馆存储档案文件必须依赖于物理空间，即需要以建筑实体作为存储空间，馆藏档案资源也以实物为主，所有档案资源需要按照一定的规则存放。数字档案馆的载体是虚拟化空间，包括数据库、软件系统、磁盘、光盘等等，不需要借助物理空间，馆藏资源主要是数字化、电子化文件，档案文件录入系统后，系统会执行预设的存储规则，将档案文件分门别类存储。

2.6 安全防护不同

由于传统档案馆保管的档案文件主要为纸质文件，因此在安全防护方面需要注意防潮湿、防火、防水以及防盗，需要采用多种物理防护措施，以确保纸质文件在适宜的环境中存储，避免档案文件的完整性被破坏，影响后续查阅、利用[5]。数字档案馆保管的档案文件主要为电子文件，在安全防护方面需要防病毒入侵、防黑客攻击、防泄密以及防篡改等，主要依赖于网络安全防护技术。

2.7 基础设施建设不同

传统档案馆存储档案资料需要一定的建筑空间，同时还需要放置档案文件的档案柜、档案袋以及各种物理防护设施，因此在基础设施建设方面侧重于硬件设施建设。数字档案馆以虚拟空间为载体，主要依赖于信息化技术手段以及软件系统，比如数据库、大数据技术、防火墙技术等，对于硬件设施的依赖性较低，主要是计算机、光盘、移动硬盘等。

3 数字档案馆与传统档案馆的联系

数字档案馆从表面上而言属于新生事物，但是其并非凭空产生，而是在当前时代背景下，出于档案管理工作的实际需求，在传统档案馆的基础上，依托现代化技术与设备所形成的一种档案管理新形态，二者看似区别明显，实则紧密联系，相互依存。关于数字档案馆与传统档案馆的联系具体可以总结为以下几方面：

3.1 数字档案馆是传统档案馆的衍生品

随着社会不断发展以及科学技术的不断进步，人类开始进入信息化时代，各个行业领域都发生了深刻变革，信息化已经成为不可逆转的趋势，传统档案馆在此形势下面临着新情况、新问题，出现了诸多依靠传统手段无法解决的问题或者无法满足的需求，具体主要表现在以下几方面：其一是档案资料数量大幅增加，并且类型更加多样化，档案管理工作量显著增加，增加了传统档案馆的运行管理压力，传统档案馆依靠传统的存储以及管理手段无法实现档案资料的妥善存储以及高效管理[6]。其二是非纸质形式的档案文件增加，信息化发展导致很多文件资料都转化为数字化、电子化的形式，涵盖了文字、图像、音像等多种类型，传统档案馆缺乏存储此类档案文件的手段。其三是用户对档案服务提出新的需求，互联网的发展使得人们接收、传递信息的方式发生革命性变化，传统被动式的档案服务形式已经无法满足用户的需求。在此背景下，数字档案馆的诞生成为必然，一方面当前的技术水平可以支持建立数字档案馆，在技术层面不存太大难度；一方面传统档案馆所无法解决的问题和满足的需求，通过建立数字档案馆都可以妥善解决。数字档案馆可以存储海量信息，不用占用物理空间，而且依靠软件系统可以高效、便捷的实现档案文件录入、整理、存储、检索以及调阅，更为契合当下人们接收、传递信息的习惯，档案服务更加多元化，可以充分挖掘利用档案资源的价值。

3.2 二者均为信息传递的载体

无论是传统档案馆还是数字档案馆，其本质上都是信息传递的基本载体，是信息传递的中间环节，二者都遵循“档案信息—档案馆—用户”的信息传递顺序。传统档案馆亦或是数字档案馆，其本身并非档案信息的生产者，其主要职能是保管档案信息，传播、利用档案资源。从这个角度而言，数字档案馆与传统档案馆并没有本质上的区别，所不同的是二者在信息传递方式上存在一定区别，传统档案馆传递的档案信息以纸质化文件为主，并且类型比较单一，主要是文字信息，此外传递过程相对繁琐，效率相对低下；而数字档案馆传递的档案信息以电子文件为主，类型多样化，包括视频文件、音频文件以及文档，信息传递过程简洁，信息传递效率较高。可以说数字档案馆是继承了传统档案馆的核心职能，并将其发展为新的形态，使其更加契合现代人的需求，同时也是档案资源的价值得到最大化利用。

3.3 数字档案馆以传统档案馆为依托

以目前的技术水平而言，搭建数字档案馆不存在技术层面的难题，数据库技术、大数据技术等先进技术手段为数字档案馆建设提供了必要的技术支持，但从世界范围内档案管理实践来看，数字档案馆仍需依托于传统档案馆，仍无法脱离传统档案馆而独立存在，构建完全存在于虚拟空间的数字档案馆仍是理想状态[7]。传统档案馆其承担的不仅仅是档案资料保管的任务，同时也是开展社会教育、传递信息的公共文化服务机构，其职能是多元化的，如同博物馆、音乐厅以及图书馆一样，传统档案馆在职能上更加多元化，档案资料保管仅仅是其中之一。而数字档案馆只继承了传统档案馆的档案资料保管职能，虽然其也能提供档案查阅、整理分析以及挖掘利用等服务，但整体而言其职能范围较小，无法履行传统档案馆的所有职能，因此即便是当下的信息化时代，传统档案馆也无法被彻底放弃，数字档案馆也无法独立于传统档案馆而存在。此外，传统档案馆也是数字档案馆重要的信息来源之一，数字档案馆的馆藏档案资源有很大一部分来源于传统档案馆，尤其是一些历史较为久远的档案资料，在当时的社会条件，只能以纸质化的形式存储，数字档案馆要录入此类档案信息必须以传统档案馆的馆藏资源作为依据，从这个角度而言，数字档案馆要脱离传统档案馆而独立存在显然也不具备可行性，至少在当前社会形态下不具备可行性。

4 结语

综上所述，数字档案馆与传统档案馆既存在显著的区别，同时又紧密联系，在当前社会形势下，二者是一种共生的关系，相互补充，相互依存，共同服务于我国档案事业。