新形势下事业单位文书档案管理研究

王 倩

（北京市昌平区林业工作站，北京 102200）

随着我国信息科学技术持续高速发展，国家相继提出“网络强国”“新基建”等发展战略，各行各业都呈现了高新技术与行业发展结合的新趋势，并加速了行业技术及管理的改革创新步伐。党和国家在今年提出针对档案工作健康有序发展的“三个走向”。在此新形势下，事业单位档案工作往现代化、高科技方向的推进，完全符合档案工作走向开放和现代化的方针。因此就事业单位档案工作的改革路径开展深度研究，并提出更多符合“三个走向”指导方针的改革策略，具有重大意义。

1 事业单位文书档案管理工作中存在的问题

1.1 对文书档案管理工作的重视程度较低

目前许多事业单位都将主要的关注点放在了中心业务上，忽视了文书档案管理工作的重要性。事业单位的文书档案是用于事业单位的各项公务活动详细地记录，是事业单位内部管理工作中的重要环节，有利于维持事业单位内部秩序，并为规划事业单位的发展目标和发展战略提供关键依据。因此，忽视对文书档案管理工作不仅无法使事业单位顺应新形势的发展，还会导致工作人员在实际的工作过程中常常出现不规范、不严谨的问题，严重影响了事业单位的文书档案管理工作质量。

1.2 文书档案管理机制不完善

文书档案管理是一项系统化、复杂化的工作，必须要严格执行相应的工作程序，遵守相应的规章制度，然而从当前事业单位文书档案管理现状来看，部分事业单位缺乏完善的文书档案管理机制以及规范的工作程序，导致文书档案管理人员在实际工作中缺乏相应的参考依据，随意性较强。部分事业单位虽然文书档案管理相关机制建设比较完善，但执行力度不足，在实际工作过程中缺乏有效的监管，违规操作，未能按照规章制度办事，出现问题相互推诿，严重降低了事业单位文书档案管理效率。

1.3 信息化建设滞后

目前，各行各业都呈现出信息化、数字化发展的趋势，信息化手段的应用有力地推动了各行各业的发展，要提升文书档案管理水平与效率，信息化建设势在必行。然而从当前事业单位的实际情况看，信息化建设普遍滞后，投入不足，缺乏相应的软硬件设施，并且文书档案管理人员操作技能偏弱，难以充分发挥信息化设施的作用。

1.4 文书档案管理环境较差

由于目前大部分事业单位使用的是纸质的文书档案，因此对于管理环境要求非常高。一方面，许多事业单位并不注重文书档案存放的地点和环境，选择了安全性较差的房间，很容易造成文书档案的丢失；另一方面，事业单位没有控制好房间内的温度和湿度，造成 文书档案破损。

1.5 档案资源无法落成体系化应用

当前事业单位的档案资源体系化应用程度较低，甚至一些单位未能科学地使用信息化文书档案管理软件，对档案工作缺少系统性体系设计，全部依靠人工对电子档案进行管理和调用，这种工作模式是不成体系甚至是形式主义的。事业单位档案工作普遍存在着数字化利用率不高的问题，一些单位还存在着将电子档案打印为纸质版再进行审阅和调用的问题，没有形成单位内不同部门分权限共享处理的体系化应用架构。另外，一些事业单位的档案工作设备落后老化，客观上无法采用高科技的工作方法，严重阻碍了档案工作改革进程[1]。

2 新形势下事业单位文书档案管理工作的优化途径

2.1 加强对文书档案管理工作的重视

在新形势的背景下，传统的文书档案管理工作受到了大数据技术和信息化技术的冲击，使得事业单位文书档案管理工作面临很大的挑战。基于此，若想更好地提升事业单位的文书档案管理质量。首先要做的就是提升对文书档案管理工作的重视程度。一方面，事业单位的管理者只有明确了文书档案管理工作的重要性，才能够对后续的管理工作提出正确的决策，进而在新形势下，结合外部环境的发展，不断完善自身文书档案管理工作；另一方面，有关工作人员也应该加强对文书管理工作的重视程度，在实际的工作过程中充分发挥自身的能动性，不仅对事业单位的文书档案进行收集和管理，还要进一步分析、归类和利用等环节，让文书档案管理工作能够在事业单位内部管理工作中发挥出最大价值[2]。

2.2 加强信息化建设水平

在当前信息化技术快速发展的背景下，加强文书档案管理工作的信息化水平是提高事业单位文书档案管理工作质量的核心手段。首先，事业单位要利用数字档案全面代替纸质档案，防止纸质档案由于保存难度较大而导致的丢失、破损等问题。同时，在管理和查询文书档案时，也应该建立网络平台，并辅以数字化技术，从而确保文书档案管理工作的准确性。其次，事业单位要采取动态化的文书档案管理方式，例如：基于数字分析方法的文书档案存储方式，对文书档案的数据信息进行快速转移，这不仅可以直接粘贴数据信息，还能通过图文转换的功能来提取文书档案的内容，既提高了事业单位文书档案管理工作的效率，还大大提升了事业单位文书档案管理工作的质量。

2.3 实现信息资源数字化

在文书档案管理信息化建设中，档案信息资源数字化是重要的基础内容，主要就是利用现代信息技术将以往的纸质档案等进行加工、转化，将其变为数字化的信息形式，并存储到建立的数据库中。首先，事业单位将日常工作中所产生的公文、资料等利用数字化手段转化为数字信息进行存档。其次，将单位原本存放的各种介质载体的档案进行信息化、数字化处理，尤其对重点档案做好监管，将其存储于数据库中。此外，需要对档案进行分类存储和管理，积极引进现代化文书档案管理系统，利用计算机档案目录的编排与检索，保证档案信息化建设的有效开展[3]。

2.4 持续开展文书档案管理信息化培训

针对行政事业单位文书档案管理队伍中普遍存在文书档案管理专业知识匮乏的现实问题，加强工作人员文书档案管理专业能力具有非常重要的现实意义。要组织开展专业培训，不断优化文书档案管理队伍结构，根据实际情况进行岗位调整[4]。需要注意的是，培训工作的开展要结合具体工作岗位进行，确保培训内容与工作内容紧密联系，并且就培训内容进行严格考核，保障培训质量，引导工作人员将培训内容应用到实际岗位中去[5]。

2.5 完善行政事业单位文书档案管理制度

行政事业单位中各项工作的开展都需要一个完善的规章制度进行规范与指导，文书档案管理信息化工作也是如此。要想推动行政事业单位文书档案管理工作更好地开展，就要根据实际情况制定一整套完整的管理制度，规范现有的文书档案管理工作。通常来说，完整的制度不仅要涉及需要归档的资料，还要理顺归档的流程，全面覆盖资料的收集、整理、查找、应用等全部的环节，并作出具体的要求。需要注意的是，制度要具备一定的可操作性，不能只是空洞的理论说明，要能够切实落实，并指导管理工作有条不紊地进行[6]。

2.6 强化技术保障

信息化手段的应用对于提升文书档案管理水平具有重要作用，事业单位应当将文书档案管理信息化建设当作头等大事推进，给予充足的人力物力保障。文书档案管理信息化发展的优势在于不仅可以实现档案资料数字化，同时也能简化文书档案管理的各个环节，降低文书档案管理人员的工作强度，也便于查阅档案资料。首先，事业单位要完善信息化设施，购置必要的软件设施，从而为后续工作奠定物质基础。其次，事业单位要建立起档案数据库，收录数字化档案，这样更加便于保管、调阅、转出转入，利用计算机可以有效简化工作流程。最后，事业单位要培养信息化专业人才，以充分发挥各项信息化设施的作用，同时要注重相关操作技能的培训，确保可以熟练操作[7]。

2.7 全面提高文书档案管理工作人员素质

人才的作用对于各行各业都十分重要，事业单位要进一步加强对文书档案管理工作人员的培训。在新形势下，人才的作用越来越被重视。首先，文书档案管理工作人员的能力直接影响着工作效果，事业单位要根据实际发展情况，制定科学合理的培训计划，提升工作人员的管理水平，加强对文书档案管理的人才队伍建设。事业单位可以制定长期培训计划和短期培训计划，短期培训计划能够根据事业单位目前的发展情况进行培训，解决文书档案管理需要迫切解决的问题，为事业单位的快速发展提供有利条件。长期培训计划可以制定文书档案管理工作的开展方向，阶段性的对工作人员进行培训，为事业单位的可持续发展提供重要保障；其次，分阶段性地对文书档案管理工作人员的素质进行培训。不仅要使文书档案管理人员对工作具有高度的专注力，更使工作人员能够从思想上认识到自身工作的重要性，引导工作人员树立爱岗敬业、一丝不苟的工作态度[8]。最后，工作人员在实际的工作过程中，必须要规范、谨慎地来进行操作，避免文书档案信息有误，从而影响事业单位整体的内部管理工作[9]。

3 结束语

综上所述，各事业单位及其档案业务相关人员要树立与时俱进的档案工作观，全行业要加紧培养高水平的档案业务人才。在新形势的背景下，事业单位若想更好地提升文书档案管理工作质量，就必须要重视文书档案管理工作的重要性，加强管理人员的专业能力，并不断完善文书档案管理制度，加强信息化建设水平，还要为文书档案管理工作提供良好的环境，让事业单位通过提高文书档案管理工作质量，来加强内部管理水平[10]。