现代企业底图档案管理实践与探索

茅洁婷

（中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥 230088）

底图是以硫酸纸为载体的图纸档案，是科技档案的重要组成部分。硫酸纸，又称制版硫酸转印纸，主要用于印刷制版业，具有强度高、透明好、耐晒、耐高温等特点，广泛适用于手工描绘、CAD绘图仪出图等。底图档案真实记录和反映了各阶段设计工作的技术史实，是广大工程技术人员科研设计成果的结晶，底图是蓝图的模板，底图比蓝图更有原始性、证据性和凭证性作用[1]。

随着CAD等工程设计软件的普及以及MES（制造企业生产过程执行管理系统）的广泛应用，虽然以硫酸纸作为载体的底图档案的数量逐渐减少，但是在产品的定型、鉴定和外场作业时，仍需用底图档案为底本晒制大量蓝图。底图档案仍然是企业档案的重要组成部分。同时又具有其的独特的特点。要做好底图档案的管理工作，一是要了解底图档案不同与其他档案的特点；二是要结合实际工作分析底图档案在管理上存在哪些弊端；三是要根据底图档案的特点结合实际给出提升底图档案管理工作的新思路。

1 底图档案的特点

底图是用来复印用于科研生产、施工作业等图纸的原始图，是以履行法定生产程序的最后完成图，其效用类似于公文的定稿[2]。底图档案是企业档案的重要组成部分，它具有企业档案的一般特性如原始记录性等，同时又有其自身的特点。

1）底图档案的载体为硫酸纸。目前底图的材料主要是硫酸纸。硫酸纸质地坚实且密致透明，对油脂和水的渗透抵抗力强等特点。但硫酸纸的结构强度与韧性较差，加之频繁的抽、晒，特别是经过晒图机的高温烘烤，极易发脆、变黄、破裂，给底图档案的长期保存造成了困扰。

2）底图档案数量庞大、幅面大小不一。一个产品的底图一般包涵几百个甚至上千个整件，张数会达到上万张。由于底图材质特殊，不能折叠存放，一般采取平放或卷放两种方式。两种方式各有优、缺点。平放能保证底图平整，但面积大，占用柜架多。对于图幅较大的加长底图，只能采用卷放方式，它的缺点是容易造成图面不平整，影响晒图和晒后的清晰度，而且不易查找。

3）底图档案对归档的齐套性要求较高。底图档案是科技档案的一种，它具有科技档案的一般特性，如专业性、成套性、多样性等。其中，成套性在底图档案中体现的特别明显。底图档案的成套性是指一个产品的底图档案是以其整件汇总表为归档范围，整件汇总表出现的图纸归档时都不可或缺。一套图纸是一个具有有机联系的整体，必须集中统一保管。

4）大多底图档案已经高龄化。随着MES系统的普及，CAD等设计软件成为企业主流设计软件，产品的设计研发与投产大多已无纸化，只有在客户提出需求的情况下才通过系统打印出带有电子签名的硫酸纸底图归档。现存在库房中的底图有相当一部分都是由人工手工绘制的，由于使用频繁和保管条件的限制，许多底图档案已出现破损现象，急需采取必要措施进行保护。

5）底图档案的利用方式特殊。底图档案利用的特殊性是由其自身的特点所决定的。底图档案的载体是硫酸纸，硫酸纸是不能直接提供利用的，在提供利用时要把硫酸纸晒制成蓝图，并配图与齐套后提供利用。晒图是指通过晒图机将硫酸纸上的图形由经曝光手段将图形转移到感光材料上，即晒图纸上，再通过显影洗出。每次晒制都会给底图造成不同程度的损伤，需进行及时检查与修复，这是底图档案在利用方面与其他档案最大的不同。

2 现代企业底图档案管理中存在的问题

底图档案是重要的科技档案，一方面直接关系到产品投产的质量，版本的错误可能造成巨额的经济损失；另一方面，底图档案作为产品设计定型的最终图纸，是新产品的研发或是灾后恢复生产和重建的重要依据文件。底图档案的缺失或错误将会给进一步的研发或是灾后重建工作带来巨大损失。然而，在实际工作中，由于各种原因，底图档案在管理上还存在许多弊端，总结起来，有以下三个方面：

1）管理职责不明确。岗位职责是指根据法人或者组织的规定，员工所在岗位的工作任务和责任范围。职责明确可以有二个主要益处：一是最大限度地实现劳动资源的合理配置；二是有效地防止因职责交叉而发生的工作推诿现象。在实际工作中，底图档案管理员的职责不明确，主要表现在以下几个方面：一是底图档案管理员往往由综合库房管理员或其他档案员兼任，职、权划分不清，影响工作效率；二是底图档案的更改频繁，需要进一步明确底图档案管理员在更改流程中的作用；三是底图档案的利用不同于其他科技档案，包括抽图、晒图、齐套、归位等一系列动作和流程。这一系列过程牵涉到许多岗位，需要进一步明确底图档案管理员在其中的作用与职责。

2）底图档案的数字化进程缓慢。底图档案是一类特殊的档案，它是以硫酸纸为载体的图纸且图幅大小不一。对底图档案进行数字化需要专门的设备如工程扫描仪等。一般单位在进行数字化加工时，只配有普通的高速扫描仪或高拍仪，难以对超大图幅的图纸进行扫描。一般情况下，底图档案的数字化进程是要滞后于其他类档案数字化进程的。另外底图图幅较大，即使是经过数字化扫描的图纸，由于电脑显示的问题，在利用时也要转换成其他类型的图纸如“白图”来利用，需求上的弱化也直接导致了底图档案数字化进程的缓慢。

3）缺乏配套的制度和流程控制手段。在实际工作中，底图档案的管理制度相比较其他类型的档案来说，制度体系相对不健全，在有些单位甚至完全空白。很多单位把底图档案等同于其他类型的科技档案来管理，用其他类型档案的工作流程来代替底图档案的工作流程，以至于在实际工作中经常出现有些事情没人管，有些职能有交叉，有些流程不合理的情况，从而影响科研生产的正常开展。

3 科学管理，全面提升底图档案管理水平

1）加强领导，把底图档案管理纳入项目管理。底图管理工作是项目档案管理的重要组成部分，它直接关系到产品档案的完整性和齐套性。要做好底图档案工作，首先要加强对底图档案工作的领导，把底图档案工作纳入项目档案管理环节，站在项目档案管理的高度对底图档案工作进行全方位管控：一是把底图档案工作纳入绩效考核，通过考核的手段对底图档案的齐套性、完整性进行管控和把关。考核分为内部考核和外部考核。内部考核以档案部门主，在项目验收前从档案的角度对其产品档案包括底图档案进行检查，提出整改意见，并根据项目的验收节点持续跟踪整改情况。外部检查主要是结合质量外审工作，从产品质量管理的角度对底图档案的归档质量进行监督检查，借助第三方来控制底图档案的归档质量。二是在项目验收前增加项目档案验收环节，并规定项目档案验收不通过，不能进行项目验收。项目档案的验收也包括底图档案的验收。在档案验收组成员中配备一名底图档案专家参加项目档案验收，对归档的底图档案进行专业检查并提出整改意见。在对项目档案验收意见包括底图档案的验收意见全部整改完毕后，并取得项目档案通过验收的通知后，才能进行项目验收。这样可以从项目管理的角度把底图档案的齐套性、完整性管控起来。

2）发挥专职档案员职责，严把归档关。为了管好、用好底图，应设置一套底图管理制度，从归档、更改、借阅到作废进行全程管控，做到每个环节都有规可依，有章可循。底图档案的管理制度一定要与档案工作和业务工作“双挂钩”，既要体现档案工作的专业要求，又要符合业务开展的实际情况。一方面，要把国家层面的制度、行业标准等上级机关对底图档案的要求转换成本单位可操作、员工可理解的条款，另一方面要对本单位的业务流程进行梳理，明确各方面的职责，把条款转换为操作细则，以“工作手册”的样态呈现在员工面前，让实际的执行者有“据”可依，有“法”可循。同时，在进行底图的交接和归档时，对于新归档的底图进行“三查”：一查底图是否平整，字迹是否清晰，图面有无污迹；二查签字手续是否齐全，签署栏里是否都有设计、审核、标准化的签名；三查整件的完整性、齐套性，整件明细表上的文件部分、部件部分、零件部分的图号和名称是否与图纸上的图号和名称一致，总张数是否缺少，做到入库的每张底图都是正确的、清晰的。另外，为了能够尽快地查找在晒图过程中漏晒的底图，在每张底图上做特殊标识，以便快速查找和重新齐套入库。

3）加强对设计变更图纸的管控。设计更改是对已批准发放的设计文件进行的更改。在生产、装配、调试、试验过程中暴露的问题应及时拟制更改通知单，及时消除在制件和已制件（含入库房的合格制件）的错误，同时做到下次投产时，不再出现同样的差错。进行更改时，必须考虑到本次更改对象的其他使用性（可到档案部门查询使用性），若影响到其他使用性时，应重新出设计文件，并采用新的十进制分类编号。设计更改要求准确、完整、统一和协调，保证科研生产的顺利进行。档案部门是设计更改的归口管理部门，具体实施纸质设计文件更改。另外，底图档案管理员应对更改通知单的发放作好记录，并对所更改的资料准确性、完整性负责。

4）积极推动“高龄图纸”数字化工作。虽然随着信息化在科研生产中的应用，底图档案入库量的增速递减，但总体的归档量始终缓步递增，传统的人工检索已经不能满足实际工作的需要，应运用信息化手段对底图档案进行数字化管理，实现计算机的自动和智能检索，并配合MES系统，实现多场景的应用服务。同时，对于几十年前归档的已经发黄、变脆老旧底图，当务之急就是把这些底图通过工程扫描仪扫描成电子文件。电子文件虽然不是原生档案，但经过数字化加工的电子文件可以真实地记录和反映每张底图的原貌。还有一种方式就是将经数字化加工的电子文件直接挂入PDM系统里，直接与科研设计挂钩，提高底图的使用效率。同时，在底图档案的数字化过程中要注意对原件的保护问题。底图档案的原件只有一套，如果在数字化加工过程中有所损坏，将会造成不可挽回的损失。在对重要的底图档案数字化时，可以先对其进行微缩拍摄备份，以确保档案信息的绝对安全。

信息安全也是底图档案数字化过程中必须要重视的问题。一方面，如果是委托第三方公司进行底图档案数字化加工的话，无论底图档案是否涉密，都是公司和国家的资产，所以必须与所涉公司签署保密协议。如果是单位自行进行数字化加工的话，同样要注意底图档案的信息安全。存储底图档案数字化信息的电脑应是单机或是将其存储在与外界物理隔离的服务器上，存储条件符合相应涉密资质的保密要求，并有专人按照相关规定进行管理。

底图档案是科技档案的一种，具有科技档案的一般特性，又有自己的特点。档案工作者要从科技档案管理的整体思路出发，立足底图档案的特点，发现底图档案的管理规律，利用科学的方法并结合本单位工作实际和信息化发展水平，全面提升底图档案的管理水平。