医院后勤档案规范化管理探索

胡安华

（宣城市人民医院后勤保障部，安徽 宣城 242000）

医院档案中含有非常重要的信息资源，是医院日常工作中重要的历史凭据和原始记录，对于医院管理、医学技术的研究以及医疗诊断等都有着极为重要的作用。同时因为医院档案的特殊性，也可以满足社会相关机构的开发和利用，有效提高医院档案的社会效益和经济效益。新时期，由于我国医疗事业的不断发展，医院开始迎来新的发展机遇，但同时在发展过程中也面临着新的挑战。医院档案管理是一项较大的信息工程，因此，不断加强医院档案管理，可以促进社会相关机构和部门对其进行高效开发和利用，极大提高医院档案管理的效能，提高医院档案管理的社会效益和影响力，在此基础之上促进医院可持续发展。

1 医院档案管理的重要性

1）是医院管理工作的基础。管理阶层对于医院档案管理工作的重视是医院管理工作的基本保证，想要做好医院管理工作就必须先取得相关领导的支持。档案管理部门是医院整体管理工作的辅助部门，在过去很长的一段时间里并没有得到应有的重视，主要原因也是医院的管理阶层没有意识到档案管理工作的重要性。如今，国家已经确立了相关的法律法规，各类档案的管理也有了相应的制度，但是一旦落实到工作中，没有领导的重视，一切管理工作都无法顺利开展。

2）是提高医疗服务质量的基础。医院的档案管理工作是其他各项管理工作的基础，也为整个医院的发展提供了依据。在医院发展的过程中，除了要加强业务能力之外，也要将档案管理制度融入到各个部门的管理之中。其中，由于档案管理工作是提高医疗服务质量的基础，其服从于医疗工作这个核心，所以为了保障医院的医疗服务质量，一定要加强对于档案管理工作的重视。

3）是医院工作质量的证明。医院的工作重点就是救死扶伤，而医院的档案记录内容就包含着医院救治伤病患者的具体信息，是医院工作质量的最主要的证明。医院的档案管理工作涉及医院的各个部门，每一个业务环节，其中病历档案更是医院档案管理的核心，病历档案是一个病人从进入医院挂号开始，一直到他痊愈出院这一整个过程的详细数据资料。这些档案充分记录了病患在医院接受的诊断、用药、治疗等内容，更是医院的治疗水平以及设备是否先进的有力证明。

4）是医院发展史的证明。医院档案记录着该医院从建立到发展的全过程，档案的类型和数量都丰富多样，所以要求相关的管理人员一定要多加重视，以服务医院为基础，围绕着医院的工作重心开展医院档案管理工作。档案的管理工作中最主要的一点就是对档案内容的编研工作，一定要在档案资料的基础上结合现代的信息化技术，编制简单便捷的检索工具，方便医院内部甚至整个社会的查询和利用。

2 医院后勤档案管理问题分析

1）档案的查询和管理难度大。当前环境下，很多医院都在进行档案数据化的工作，但是在实际应用过程中，受限于技术水平和资金投入，仍然有很多医院在使用人工管理档案的方式。人工管理医院档案工作效率低，进行档案查询时要根据档案号找到具体的档案存放货架，然后再根据排列顺序仔细寻找，借阅完成后，再根据同样的路径进行放回处理。这种方式效率低下，在借阅任务比较少的情况下，可以快速完成，但是当借阅任务比较多的情况下，就需要排队等候，极大地拖延了任务完成的时间，减低工作效率。除此之外，在档案管理过程中，档案入库需要根据档案的种类进行分类，还要根据档案的保密级别、入库年份等编写案卷号，然后进行档案搬运、入库、摆放等一系列档案管理活动，程序繁琐，并且容易产生错误，一旦某一个档案的案卷号编写错误，后续的案卷都需要进行修改，浪费大量的人力物力。档案信息的更新也是一个应该注意的问题。

2）制度不完善。以往医院主要的重心只是在医护人员上，但是随着体系的变革，现在的医院在机构层级也是需要受到重视的，因为这个层级的人员是医院档案管理的中坚力量。通过大量的调查研究，我们可以看出，极大多数的医院档案管理这块依据没有一套完整的制度体系支撑，整个过程看起来是杂乱无章的，对于很多的问题进行解决时依旧采用的是原始的手法，这种手法已经不适应现代社会的医疗体系了。具体是：医院对于档案管理者这个模块没有很明确的奖惩制度，管理人员没有工作的激情，日常工作的进行很机械化，缺乏很大的多变性和灵活性。管理制度更新缓慢，无法紧跟国家政策的步伐，漏洞百出，披露不断。

3）管理模式单一化。随着医院档案管理体系的不断深化改革，相比较最初的管理模式，发展到今天已经很完善了。现代医院的档案管理遵从一套完整的流程，该流程的实施必须是一步一步按部就班地进行，如果中途出现了问题，那么就会造成很大的损失，这是传统档案管理中的存在的一个普遍的问题，也是急需要解决的问题。原因是档案管理这种模式的行程是社会发展中前辈们通过不断地摸索自发形成的，没有引进很专业化、先进化的管理理念以及标准。所有的一切看似是在有条不紊地进行着，但是里面却有很多矛盾的点，而且有些内容是相互冲突的。且医院进行档案管理时，主要受到重视的版块是一些常见的事件，对于一些特殊事件，以及一些突发的事件采取的态度很随意，在现有的管理模式下要想解决这类问题能够采取的措施只有一种，那就是强制要求，别无他法。对于各种细节性的东西，目前依旧是一筹莫展的，一时半会很难找到应对的措施，但是这些问题如果不及时解决，那么终将会是一个隐患。

3 医院后勤档案规范化管理策略

1）建立完善医院档案管理的制度。建立和完善医院档案管理的制度，使医院档案管理的模式逐渐统一。医院档案的管理中，较为基础的同时难度较大的就是医院档案各项一线部门资料的收集和保存。医院档案要想极大提高社会效益和经济效益，就必须保证医院档案的完整性和准确性。因此，在收集档案资料的时候，必须对与之相关的所有资料进行全面的系统化收集与归纳。这就要求医院档案在管理模式上必须上下统一，各个科室文件材料进行及时的收集、建档、登记等。并且在进行资料入库环节中应该科学有效地进行检查，对相关科室出现的遗漏要及时的补充、补救，以最大程度保证医院档案的完整性。同时对于医院档案管理人员职能和权限进行相应的明确化，做到机构精简、细化分工。同时，建立健全医院档案更新、保密、销毁等制度。医院档案统一管理是指将医院档案的管理进行系统化的一地管理，并且采取相应的法律或行政手段帮助与扶持，这有利于医院档案管理的规范化和标准化，可以为社会保存医疗体系的基础凭证和历史记忆。在医院档案管理的过程中，对于医院档案的相关工作人员也应该进行同步的考核，以促进医院档案管理工作人员不断提升自身的业务技能和职业素养。

2）建立医院档案管理的数据安全体系。信息共享、数据共享是大数据的标示性产物，但这并不与建设医院档案管理的数据安全体系相矛盾。因为在大数据背景下，坚持开放、全方位交流与合作，这也使得档案信息安全成为重要的课题。医院档案信息资源包含了大量的个人信息，对于个人信息安全的保护是医院档案信息开发的基本要求。在制度与技术方面，应该加强对医院档案信息安全方面的投入与建设。第一，要加强对医院档案管理者的安全培训，使其树立保护患者隐私的安全意识。同时，要加强对医院信息化相关负责人的信息安全培训。一方面，医院档案管理工作人员要树立档案数据安全意识；另一方面，与其相关的领导或负责人也要担负起安全责任，对出现档案数据安全问题时要能追责到人。第二，要建立医院档案管理工作数据安全制度，以制度约束人，以制度规范行为，才能防患于未然。第三，应通过技术手段确保医院档案数据资源利用信息可控，利用数据资源电子化审批程序，将数据安全风险降到最低。“档案管理人员要不断对安全系统进行更新与升级，有效防止档案信息管理系统受到黑客与病毒的攻击。”[2]第四，在方案设计时要充分继承现有的信息安全基础设施，为了避免浪费，要将目前网络系统中使用的防火墙、防病毒等安全产品纳入信息安全体系中充分使用。

3）重视人员的培训。在“互联网+”管理模式中，管理人员的专业素养是一个很重要的点，因为只要在管理中起到作用的就是工作人员。假设，进行档案管理的人员专业水平很低，那么对于工作的开展必定是不可能很顺利的，不仅耽搁了其他人的工作进程，也对本人有一定的工作压力，如果每个从事该工作的人员都有过硬的专业素养，那么就会使接下来的工作开展地更加顺利。因此，为了使工作顺利、长久地进行，医院应该分出一部分的注意力在档案管理人员的培训与选拔上。可以定期的派遣人员外出参加各种相关的培训以及经验交流会议，用以提高本院的管理人员的整体水平。医院内部可以时不时地开展一系列的职业道德教育会议，由专业的人员为他们讲解该行业的新规，逐渐改变那些以往的管理理念，让他们知道真正的档案管理的目的，以及未来的目标，让他们认识到规范化、现代化的档案管理模式的重要性以及必要性，从而提高日常对待工作的认真态度。

4）加大医院档案管理的资金投入。增强医院档案管理领导层对医院档案管理投入的重视程度，对于医院档案的管理，虽然在初步阶段不能看见其收益成效，但是在较为长远的发展规划中，医院档案管理的工作，对社会发展和经济推动都有极为可观的重要作用。因此，在对医院档案管理进行资金投入的时候，领导层应该充分认识到医院档案管理的社会作用和效益。此外，为了加强医院档案管理的效率，必须对医院档案管理的基础设施和设备进行更新换代与补充。并且，对医院档案管理的工作人员进行定时培训和考核，从基础设备和从业人员的技能素养两手抓起，全面促进医院档案管理的稳定发展，使医院档案重要数据信息在社会发展过程中充分发挥应有的社会效能，进而，促进医疗等相关科研不断突破，实现我国医疗水平的稳步提升[3]。

4 结束语

综上所述，在新医改下医院的档案管理工作一定要及时进行创新和改革，相关部门和员工更要明确档案管理工作的重要性，在新时代的发展进程下，要将信息化、数字化的手段运用到医院的档案管理工作中去，改进管理方式，加强管理工作的有效性，从而提高医院的综合管理能力。