试论如何做好城建声像档案的收集及管理工作

殷 翔

（苏州市城乡建设档案馆，江苏 苏州 215000）

近些年我国经济发展迅速，科学技术更新换代速度日益加快，在城镇化建设进程不断加快的时代背景下，会产生大量声像档案资料，主要包括照片、录像带、影片等，并辅以文字作为说明。作为城建档案中的重要组成部分，城建声像档案具有更加直观、生动等特点，可以如实反映出城市在不同时期建设中的各项活动、场景以及发展面貌。但是目前城建声像档案的收集、管理工作还存在着多方面问题，例如先进技术应用不足，没有制定完善统一的管理标准等，这些都加大了管理难度。如何做好城建声像档案管理工作，在实践中创新工作模式，优化管理制度体系，更好地为城市建设而服务，是每个档案工作者都需要思考和解决的问题。因此，对城建声像档案的收集以及管理工作进行分析，具有重要意义。

1 转变思想理念

随着我国城镇化建设的不断发展，城建声像档案的重要性日益凸显，也是城市规划、建设、发展的一手资料，能够通过图文并举、视听结合的方式，如实反映城市建设的成就，将城市以前的发展和当前建设进行对比，这对研究城市历史、经济发展、城市规划等都有着重要作用。作为城建档案中的重要分支，城建声像档案管理工作需要专业素质过硬的人才担任，从业人员要转变思想理念，充分意识到该工作的重要性。除了要转变思想之外，有关部门要利用互联网，广泛发布招聘信息，从源头上提升档案管理人员专业素质，为城建声像档案管理团队注入新的血液。其次，加大教育培训力度，全面提升有关人员的理论知识储备、政治水平、鉴赏能力，要熟悉城建档案管理方面的政策以及法律法规，提升档案资料信息的真实性和准确性。

2 优化馆藏结构

2.1 落实“城市记忆工程”

每一段文字、每一张照片、每一段录像都记录了城市建设的发展历程，能够为人们研究城市历史提供宝贵参考资料，也展现了不同的时代城市的真实景观。在经济发展和城镇化建设的背景下，很多城市的自然景观已经消失殆尽，只能通过之前的记录来展现，在对城建声像档案进行收集和管理时，可以应用多种不同的技术手段，让人们对城市发展历史有更深刻的认识，贯彻落实“城市记忆工程”，了解城市发展历程。

2.2 创新服务意识

在档案管理工作开展过程中，需要档案管理人员具备服务意识，在实践中提升服务水平，要尽可能满足资料使用者的需求。在城市规划和建设中，要如实进行记录，充分发挥声像资料的应用优势，记录的内容包括施工整体过程，例如基坑开挖、钢筋绑扎、混凝土浇筑等施工工艺，以及各种突发事件，对原有工程的改造等。档案管理人员要转变思想理念，提升主动作为，明确城建声像档案管理工作制度，一切工作都严格按照要求进行，避免出现违规操作。档案管理人员要全面提升自身服务质量，强化服务意识，从而完整的形成有价值的声像档案资料。

2.3 拓宽城建声像档案收集渠道

当前我国科学技术发展迅速，先进技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效，在信息技术的应用下，城建声像档案收集工作能够更顺利地开展。信息技术在数据收集、整理、分类、保存方面拥有天然优势，可以以此来拓宽城建声像档案收集渠道。首先，要有针对性、有目的性的拍摄城市的建设过程；其次，可以利用报纸、网络、新媒体等，向社会公众征集有价值的信息，包括城市建设中的新旧照片；最后，可以通过举办摄影大赛、展览等多样化的活动，激发广大人民群众对城建声像档案收集的兴趣，让其参与其中。

3 制定城建声像档案收集制度

首先，从制度层面对城建声像档案收集工作进行明确要求，规范城建声像档案的收集范围，凡是和城市建设、工程建设有关的活动、建设过程等产生的资料信息，都要纳入收集范围。其次，声像档案必须要符合以下要求。1）不管是用哪种方法获得的声像资料，都要力求其真实性和完整性，确保和实际情况相符合，对不同工程的档案进行编码、分类。音频、视频、图片资料要清晰，能够轻易辨认，可以对其进行备份处理，避免遗漏。与此同时，在制作成录像带、录音带时，要有简要的文字说明，包括拍摄人、审核人、被拍摄单位、被拍摄项目、拍摄时间、拍摄地点等；2）除了要对城建声像档案收集方面进行严格要求之外，还要明确归档要求。照片资料要具有价值，能够如实反映主题，对数字照片的格式、分辨率等也要制定标准。3）要对声像资料是否真实进行鉴定，按照国家的相关规定，对档案进行整理和归档处理，部分资料属于机密文件，在借阅或访问时，要设置访问权限，可以对重要信息进行备份处理。对具有永久和长期保存价值的城建声像档案，可制作成光盘，按照档案的级别、类型等进行分类，定期对保存情况进行检查。

4 加强日常管理

在档案收集完毕之后，要加强管理，这是充分发挥城建声像档案作用的关键，加强日常管理，是让档案能够长时间保存的重要手段。声像档案很容易出现消磁、腐蚀等问题，如果管理不当，则难以为后续工作的顺利开展提供必要保障，造成无法挽回的损失。因此想要提升管理水平，可以采取以下几种方法。1）完善硬件设备，配备档案管理专柜，保持温度、湿度、环境的适宜，避免对文件造成损坏；2）利用现代化技术手段，将音频、图片、视频等资料录入到计算机系统中进行分类管理，做好备份之后，即便计算机硬件设备发生损坏，也可以通过账号密码及时找回资料信息。

5 加大投入

加大投入主要可以分为三个方面。首先是要加大人力资源投入，选择有责任心、摄影摄像技术过硬的人员担任此职务，全面提升城建声像档案收集和管理水平。其次是加大资金投入，当地政府以及档案管理部门要适当投入资金，包括完善基础设施建设，提升从业人员薪酬福利待遇等。最后是要加大物质投入，例如配备先进的城建声像档案管理设备，购置摄像机、扫描仪，配备完善的监控系统等，让档案使用更加便捷，保存时间能够更长。

6 抓好开发利用

在城建声像档案管理工作中，需要专业人员跟拍城市建设的重大活动，包括各项重大新建工程、翻新工程等，将其中的各项细节通过音频、图画等形式记录下来，对不同类型的文件进行收集和归档，丰富档案馆藏，为后续城市建设，以及相关研究工作的顺利开展奠定良好基础。对于从业人员而言，要充分意识到自身工作的重要性，完善制作标准，既要体现出档案的价值和社会意义，又要具备观赏效果。从本质上来看，档案管理就是要为使用者提供服务，要将管理重点放在开发利用，这样既能够丰富馆藏，又能够为使用者提供必要的参考资料。

7 做好城建声像档案管理工作

在收集、管理城建声像档案的过程中，真实性、可靠性一定是重要基础，这就要求有关人员在制作和整理档案时，严格按照规章制度中的有关规定来要求自己，秉承一丝不苟的工作态度，避免出现工作失误，按照要求对档案进行分类保存，将制度中的内容落到实处，全面提升城建声像档案管理水平。

7.1 完善城建声像档案管理制度

完善的管理制度是各项工作能够顺利开展的重要前提和必要保障，档案管理部门工作人员要对城建声像档案的收集、借阅、保管等制定配套的制度，明确各部门管理责任和工作义务，确保档案管理有章可循。与此同时，可以将制度的落实情况作为绩效考核的重要参考标准，从而全面激发档案管理人员工作积极性。

7.2 实现城建声像档案资料共享

档案管理的主要目的就是为了提升资料利用率，城建声像档案对城市建设、城市发展有着重要意义，具有强烈的社会效益，可利用先进技术，向广大人民群众科普城市发展历史，实现资料共享，让人们对城市发展有更深入地了解，使其逐渐养成文化保护、历史遗产保护的思想，优秀文化传承下去。因此，档案管理部门要结合实际工作要求，可制作专题片、专题画册，拓宽城建声像档案展览的空间，让很多人参与其中，也可以提供视听服务、咨询服务等，进一步拓展服务领域和渠道。

8 明确城建声像档案收集管理范围

城建声像档案收集、管理制度的制定，要以实际工作情况为主，要尽可能简化管理流程，提升管理工作效率。在城建声像档案收集和管理时，有关人员要明确归档范围，不能盲目地将所有资料信息都录入到档案管理系统中，这样只会增加工作量，无法从中筛选出有价值的资料。首先，要从城市总体建设的角度出发思考问题，所拍摄的照片、视频等，要包括城市的面貌，既能够突出当地域特色，又要展现出建筑物的文化内涵。不仅如此，即将翻新或要拆除的城区，也是城建声像档案收集中需要关注的重点内容。其次，还要记录城市主要基础设施以及重点工程建设的主要活动，包括施工过程，存在的重难点，开工、竣工仪式等。最后，在情况允许的条件下，还要对工程进行时的各项手续、文件等进行妥善收集和保管，这些能够作为日后研究的重要参考依据。

9 结语

总而言之，随着我国城镇化建设进程的不断加快，在城建系统中，城建声像档案管理的重要性日益凸显，有关人员要充分意识到其作用，在收集和管理过程中，注重资料的真实性，不断提升服务质量，开创城建档案事业的新局面。为了进一步提升城建声像档案收集和管理水平，档案管理人员要转变思想理念；优化馆藏结构，落实“城市记忆工程”，创新服务意识，拓宽城建声像档案收集渠道；制定城建声像档案收集制度；加强日常管理；加强人力、物力、财力投入；全面提升档案资料信息的开发和利用水平；做好城建声像档案管理工作，例如完善城建声像档案管理制度，实现城建声像档案资料共享；明确城建声像档案收集管理范围，如此一来能够推动城建声像档案管理工作的顺利开展。