新时期职业学院档案管理工作创新研究

姜 华

（烟台市蓬莱区职业中等专业学校，山东 烟台 265600）

随着经济社会的快速发展，市场增加了对优秀人才的需求，职业院校已成为各行各业的重点。学生档案院校管理是一个长期发展的过程，因此，探索文件管理工作至关重要。职业院校的领导需要认识到学生档案管理的现实意义和重要作用，充分结合档案管理信息时代的现状，提出改革创新，加强档案管理标准化建设，提高档案管理效率和质量，促进职业院校发展。

1 意义和作用

1）重要的信息资源和积累。高职学生档案是对学校教育教学最真实的思考。事实上，这些学生档案记载了学校教育经历的过程，保留了学校的历史，是为了确保教学的顺利进行，管理工作的重要信息基础也是历史的见证，并在专业大学成为一种沉淀，职业院校学生档案的管理质量反映了学校领导对学生档案管理的正确认知，可以认识到学生档案管理的重要性，也是衡量职业院校管理水平的重要指标。

2）改革发展工作做好铺垫。伴随着时代的进步，职业院校在发展过程中虽迎来了许多发展机遇，但也面临着种种发展挑战，这些挑战是推动职业院校改革进程健康发展的，为了适应新时代的发展趋势，学校管理工作要能跟上时代的步伐，要科学合理，要保持良好的创新意识和现代教学理念，加强学生的档案管理工作至关重要，文件管理工作致力于解决影响职业院校快速发展的各种不利因素，加强学校档案建设，加强学校管理，为高职院校管理工作创造新的机遇和工作，推动高职教育发展。

对于高校来说，高校学生档案管理工作需要讲授和教育，还需要发挥高职院校教学工作的进步和发展，为高职院校在发展过程中提供更多的资源借鉴；在学校领导做重大决策时，为专业医院、职业援助提供支持；职业院校的学生档案管理也承担社会服务的责任，为职业院校提供社会服务功能，在学校管理工作中，遵循群众路线，发挥专业精神，遵循群众路线，发挥学校的社会服务特色。

2 信息时代的新形势

1）计算机的使用。当今世界，计算机技术和信息技术的飞速发展，使其进入了网络信息时代。向社会各地区申请计算机，为社会各行业提供技术支持，促进各领域的发展。计算机在高职院校学生档案管理中，也起到了改变传统手工整理的档案管理方式、提高高职院校学生档案工作效率、促进档案管理标准化的重要作用。当前，我国大部分职业院校的学生档案管理工作都采用了打印机、扫描机、微缩机等高新技术设备，极大地提高了学生档案管理的效率和质量。

2）网络发展和广泛应用。电脑的应用也促进了网络技术的广泛应用。在职校学生档案管理方面，网络的迅速发展促使学生档案管理更加方便、高效，只需通过计算机系统对学生档案进行管理。在学生档案管理系统中，实现了无纸化管理，极大地节约了资源，利用网络技术对学生文件管理也有明显的优势。突破了传统学生档案管理工作的空间局限。因为以前的学生档案管理需要占用较大的空间，如果有资料，需要花很多时间寻找整个过程也很有效。目前，利用计算机网络技术，建立了一个学生档案管理系统，通过输入关键字来获取要查找的文件信息，整个过程十分方便。

3）新的信息载体。传统的存档运营商一直都是目前应用最广的存档存储向量，随着社会经济的发展，科技的发展，保存信息的承运人不断更新，U盘、光盘、磁盘等新部署存储介质被广泛使用，纸张不断更换，通过信息载体的开发创新，节约纸面资源更加方便、方便、可靠。

3 档案管理工作的创新策略

1）完善制度。高职院校与普通高校存在一定的区别。正因为高职院校教学水平不高，对高职院校的学生档案管理工作重视不够，资金投入较少。要提高职业院校的专业工作水平，就必须建立一套合理的管理体系，这是提高职业院校专业工作水平的首要步骤。

2）设立专职人员进行技术。大学生档案管理工作需要专业管理人员来保证工作质量，目前，我国一些职业院校已设立了学生档案管理室，但缺乏全职工作人员来管理学生档案，大多是非全职工作，对学生档案缺乏专业知识，导致学生档案管理工作技术水平低、管理效率低、管理效率低等新时代，职业院校必须建立全日制学生档案管理人员，以及对学生档案管理工作缺乏专业知识，从而提高管理技能和整体素质。

3）创新高校学生档案管理工作服务内容。不以学生论文数量为管理指标来进行学生档案管理。职业院校学生档案管理在新时期必须转换工作服务内容，更多地要求管理质量。大学生文档管理服务有许多创新。第一，要树立管理者的工作态度。以完成工作标准来看待学生档案的情况是不可能的，需要不断改进和充实工作内容，充分发挥自身的管理水平，提高职校学生档案管理服务的工作水平和水平。

4）创新学生档案管理工作模式、积极引进数字化信息技术档案管理。当前，高职院校的档案管理工作已经不能适应传统的管理方式，必然要耗费大量的物力和人力，而且容易出现工作失误，影响工作效率，引入数字化的信息化档案管理工作，能更好地提高管理效率，更方便快捷地收集信息，记录、检索、检索等方面的信息，虽然是学校信息化管理，但由于社会的发展，有些学校实行了信息化管理，引入了数字化档案管理工作，可以更好地提高管理效率，改进管理模式，利用平台进行新技术，更容易访问和共享文件，但安全也是一环，需要设置权限，不同的人要设定不同的权限，从而最大限度地保证信息的安全，尤其是对文件查询者而言，设置权限可以确保无人使用人员的信息，在需要时设置团队，设置不同的权限，教师可以向学生开放权限因此，学生可以填写文档，避免在收集文件时出错，确保信息的正确性，提高学生信息的可信度。例如：可以设置QR码，在学生档案或毕业证书上设置手机短信QR码，采用手机短信或毕业证书管理，用手机短信进行校验，用手机短信查询档案资料，通过手机短信进行查询，对学生档案或毕业证书用手机短信进行验证。由于传统的学生档案管理工作存在着较大的滞后的问题。职业院校要紧跟时代发展的步伐，创新学生档案管理工作，做好学生档案的信息化、现代化和服务工作。建立一个完整的职业院校管理体系，并满足学生档案的管理要求。职校要加强学校互动意识，一切创新措施都要注重高职院校的发展，充分把握学生档案管理的各种流程，了解学生档案文件，可以有针对性地提供学生档案服务作业。

5）创新学生档案管理。信息技术带来了新时代的巨变。对学生档案管理而言，其管理过程中所用的方法和技术有待进一步完善，学生档案管理人员将计算机技术应用于学生。档案信息统一存储和内部共享，利用学生档案信息提高其他部门工作效率。

6）文件管理方式创新改进。另外，还应在管理模式上进行创新改进，为新技术的使用搭建平台，方便查阅和共享档案，但安全也是不可忽略的一环，权限的设定是必要的，不同的人要设置不同的权限，从而最大限度地保证信息安全，特别是查阅档案的人，权限的设置可以保证信息不被别有用心的人利用，针对不同的权限设置群体，在需要注册时，教师可以向学生开放权限，这样就便于学生填写档案，避免了收集档案过程中的失误，确保学生信息正确完整，提高了学生信息的可信度。

7）不断完善职院校档案管理。完善的档案管理体系是档案管理的平稳性，管理系统的不断改进能应付各种变化，信息管理工作要注意系统的改进。在档案工作的创新中起着非常重要的作用，在更新了文档文件管理的操作系统之后，对文档文件信息的信息管理要进行调整，在仪器采集过程中，要实现文档档案信息的自动化和文本标准化，比如，在输入仪器信息时，采用统一的文本标准和管理语言；另外，有必要加强对文档文件的监测，使其安全，以确保文件档案的安全性，从而在版权工作的创新中发挥非常重要的作用。为保障职业院校档案管理的顺利开展，从根本上保证了职业院校档案管理工作的顺利开展。

8）创新管理服务模式。以服务型为先导，优化方案，开展丰富多彩的文化活动，能展示有价值的文献资料，请专家授课，制作透明、公开的文件管理，让学校领导、老师、学生了解档案管理的过程，让学生了解档案管理的重要性。可以利用微信、 QQ、微博等新媒体平台，建立交流平台，让更多人随时参与，更新管理信息，确保信息及时有效，高校学生档案管理工作需要专业管理人员来保证工作质量，目前，有些职业院校已设立了学生档案管理室，但缺乏全职人员来管理学生档案，其中大部分是兼职工作，其缺乏专业知识，导致新时代下学生档案管理技术水平低、管理效率低。职业院校要对全职工作人员的学生档案管理专业知识和技术只是实施培训，从而大大提高现下工作人员的管理技能和整体质量，这样用户就能更多地了解文件管理信息。另外，亦可与其他学校合作，积极沟通，交流档案管理经验，加强网络信息建设，建立完善的电子档案系，推动档案管理工作的发展，提供更加高效、快捷的用户、便捷的查询服务模式，创新服务模式，为学校节约人力、物力，为有需求的人群提供更好的服务。

9）档案管理人才培养。档案管理工作中的人才培养也至关重要，专业人才更好地发挥其作用。因此，应加强人才引进，加强在职人员培训，提高员工的工作素养和法律意识，邀请专家授课，定期组织培训，全面提高员工的工作水平和综合素质，建立奖惩机制，激发员工的积极性和责任感。高等专科学校肩负着培养社会优秀职业技能的重任，教育部门对高职院校的教学与管理提出了新的要求，高职院校的学生档案管理工作也做到了一目了然，这是自身培训的优势，也是高职院校教育的重要基础。高职院校学生档案管理需要创新工作内容和教学方法，以适应新时代高职院校发展的需要。

4 结束语

高职院校学生档案是学校发展的重要资源，因此，对学生档案的管理非常重要，科学、有效地管理学生档案可以促进职业院校有序、持久的发展。在高职院校的总体发展规划中，需要与学校其他工作计划相协调，纳入学生档案管理工作。高职高专是培养优秀人才的重要场所，它为学校的发展提供新鲜的血液，更要重视知识的继承，学校教材、科研资料等其他文献也要妥善储存、储存，学生档案共同扮演职业院校的角色。