医院档案管理工作的重要性及管理策略思考

郑 敏

（云南省昭通市妇幼保健院，云南 昭通 657000）

档案承载了医院的发展历程，可以充分反映行政管理、诊疗等环节的状况，通过档案资源的开发和利用，也可以为后续工作奠定基础。近年来，医院工作呈现出复杂性和多元性的特点，必须突出医院档案管理的重要地位，促进医院整体管理水平的提升，以适应新时期发展需求。受到传统思维理念的限制，档案管理工作中的问题逐渐凸显，不仅会对工作效率和质量造成影响，而且容易造成决策的失误，限制了医院的改革进程。为此，应该顺应时代发展潮流，对医院档案管理体系予以全面创新，主动迎接工作中的挑战和机遇，促进医院整体服务水平和经营能力的提升。注重对档案管理经验的总结，结合部门和科室工作内容及特点，制定有效的管理工作规划和方案，提高档案资源的利用价值。

1 医院档案管理工作的重要性

首先，档案管理有利于促进医院的高效运转。医院的部门和科室较多，如何实现统一化规范管理成了目前面临的主要问题，档案管理工作的实施，可以针对不同部门和科室的工作需求，为其提供更具针对性的服务，从而提升医疗活动的推进效率。各类资源的整合效率更高，能够避免部门工作脱节而影响医院的整体运行。尤其是在疾病诊断和治疗当中，需要对各类档案进行分析和评估，以便为患者提供更具个性化的服务[1]。其次，档案管理可以促进资料查找效率的提升。档案类型多种多样，只有在实施分类管理的过程中才能提高秩序性，满足不同使用者的需求。尤其是在数字化档案的调用中，真正解决了时间因素和空间因素的限制性问题，档案的利用价值更高。最后，档案管理也可以确保档案资料的安全性。加快综合性管理系统的建设，及时收集和汇总各类资料，防止信息真实性和完整性受到影响，在医院规划及管理中获得可靠的参考。

2 医院档案管理工作的问题

1）重视程度不高。未能充分意识到档案管理在医院各项工作中的作用和价值，认为档案管理无足轻重，限制了部门的高效运转。在档案管理中的投入力度较低，未能为其提供充足的人才保障和资金保障，只局限于眼前利益，忽视了医院的长远发展。往往在业务活动结束后收集相关资料和文件，导致档案的时效性受到影响，而且难以保障信息的全面性，不利于档案资源的开发和利用。在工作中存在形式化问题，无法真正认识到档案管理的重要性，档案资料的应用效果不佳。

2）管理方式单一。受到传统思维理念的影响，在工作中对于人工操作的依赖性较强，但是会由于人为疏忽或者操作不当而对档案真实性造成影响。人工操作的方式效率也十分低下，难以适应当前医院工作需求，导致各个部门的运转受到限制。对于先进技术和办公设备的利用率较低，尤其是在计算机设备的使用上只停留于档案的保存和备份等，无法体现信息化管理的优势。没有建立一个完整的档案管理信息系统，在实践工作中存在一定的混乱性问题，在归档和调用等工作中的规范性和秩序性不足。

3）人员素养较低。部分档案管理人员的管理理念落后，在工作中受到粗放式理念的影响，未能针对档案资料的特点实施分类管理，导致工作效率和质量下降。管理人员的专业知识和技能缺失，往往是由其他部门人员转调而来，无法保障档案管理的专业性。工作人员的信息化素养不高，无法适应医院的信息化和数字化建设要求，特别是在办公自动化环境下显得手足无措，造成资源浪费的情况[2]。未能建立一个完善的人才培训和招聘机制，工作人员的竞争意识和危机意识不足，限制了自身专业素养的提高。

4）管理制度缺失。医院没有根据档案管理工作的特点制定相应的制度体系，在工作中缺乏明确的依据和严格的约束，降低了管理工作效能。传统制度体系的滞后性弊端显著，无法为当前工作提供指导，造成医院管理工作的混乱，档案价值受到影响。尤其是在海量化的资料面前，如果缺乏有效的制度约束，则会加大管理的整体难度，造成人力、物力和财力的浪费，不利于日常经营活动的开展。管理制度的适用性不足，缺乏对各个管理工作内容的细化，制度执行状况不容乐观。

3 医院档案管理的策略

1）提高重视程度。加强对档案管理的重视程度，使其在医院议事日程当中得到体现，是逐步提高服务工作质量的关键。应该认识到新时代环境下档案管理发生的变化，从传统思维模式当中解脱出来，构建全新的管理模式，顺应改革的潮流。从领导人员到员工，都应该增强档案管理意识，在医院内部营造良好的工作氛围，使不同部门与人员能够积极配合档案信息的收集和整理等工作，促进档案利用率的提高。为了可以使管理人员的积极性得到最大限度地激发，可以逐步改善福利待遇，同时通过严格的考核和评定，实现对档案管理成效的评估。档案是医院发展中的重要资料，应该明确档案管理的基本流程，做好人员的组织与安排，增强自身发展活力。加强对档案管理的宣传，提高员工的重视程度，使其认识到档案管理和自身工作、医院发展之间的内在关系，真正构建全员参与的局面。

2）完善规章制度。档案管理制度的构建，可以确保在实践工作当中有章可循，严格遵循制度规定进行操作，降低人为因素对档案价值的影响。应该对过往制度体系予以全面创新，全面分析医院各部门的工作状况，确保制度的适用性和可行性，提高制度约束力与控制力。构建完善的分类管理制度，对于不同部门的工作内容和性质等进行评估，实现制度细则的全面优化，有助于促进制度执行效果的增强[3]。明确档案收集制度、归档制度和保管制度、调用制度之间的关系，增进各个环节的有效衔接，防止在档案管理中出现脱节的问题。以档案管理责任制度为依托，实现对不同岗位人员职责的明确划分，解决传统管理模式下的责任不清及互相推诿问题，真正做到每一个环节都有人负责。引入标准化管理制度，借鉴先进单位的管理经验，并结合自身实际情况对制度进行改革。

3）提高人员素养。注重对医院档案管理人员的专业化培训，引导工作人员逐步提升自身的综合素养，在工作中呈现出强大的竞争力，适应新时期档案管理的特点。在培训工作中应该避免出现盲目性的问题，从实际工作中遇到的问题出发，制定合理的培训方法，强化员工对各项专业技能的学习，构建完善的知识体系。注重在培训中提升工作人员的实践能力，能够运用多元化技术手段解决实际问题，促进档案管理工作效率和质量的提升。注重对工作人员的及时考核，以确保良好的培训效果，使其能够将培训中的经验运用到实践工作当中[4]。为了提升档案管理工作队伍的整体水平，还应该加强先进人才的引进，确保档案管理人员具备现代化管理理念和高度责任心，能够主动对档案管理模式予以创新和改进。增进管理人员和各部门、科室负责人之间的交流沟通，不仅能够熟悉部门和科室工作内容，而且了解其工作需求，在档案管理中更具针对性，形成一个强大的联动机制。

4）加强信息化建设。信息化建设是现代化医院发展的必然趋势，可以实现各类资源的整合利用，增进医院不同人员的交流沟通，同时提高服务能力和水平。在档案管理当中，也应该以信息化建设为契机，促进管理模式的调整，适应医院的改革需求。注重纸质档案向数字档案的转化，积极推进档案的录入和整理工作，构建完善的数据库系统，对档案资料实施统一化和集成化管理，在降低档案管理人员压力的同时，能够增强各环节的顺畅性[5]。为了高效化处理海量档案信息，还应该运用云计算技术和大数据技术对数字化管理系统予以改进，注重对日常工作中及时收集相关资料并做好归档工作，以保障档案的时效性、真实性和完整性。运用大数据挖掘技术和分析技术，针对档案资源的价值进行深度挖掘，从而分析医院在未来发展中的状况，做好风险预防及控制。结合不同阶段的工作需求，对信息化管理系统的功能进行拓展，使各个部门和科室能够形成密切互动与交流。

5）构建保障机制。为了提升整体工作水平，应该加大在档案管理中的资金投入力度，建立一个完善的保障机制，确保工作推进的长效性，防止资金供给不足而影响档案管理成效。医院应该做好预算编制及管理，设置专项资金用于信息化建设工作，强化对建设过程和管理过程的双重控制，发挥信息化管理模式的优势[6]。尤其是很多办公设备已经无法适应新时期的工作特点，必须对其进行更新换代，保障设备的先进性及适用性，构建无纸化办公系统。在软件开发中也应该增进与第三方机构的合作，注重软件功能的优化，以提高档案管理的效率。

6）保障档案安全。确保档案的安全性，是档案管理中的关键，可以有效避免医院重要信息的泄露或者丢失，防止给医院造成较大的损失。严格规范档案管理的全过程，引入精细化管理和标准化管理模式，注重对每一个环节的严格监督，通过内部控制体系加强约束。尤其是在信息化管理模式下，档案资料容易受到网络攻击和病毒等影响，导致档案信息在传输中遭到破坏。为此，应该构建完善的防护体系，通过防火墙技术和身份识别认证技术、加密技术等，降低外界威胁[7]。同时，应该对档案的调用过程进行针对性管控，明确档案的用途及使用期限，做好登记工作，以便档案资料能够及时归还，维护医院合法权益的同时，可以保障患者的隐私。

4 结语

医院档案管理工作的实施，可以有效提升医院的整体运行效率，为档案资料的查找和利用奠定了基础，防止造成丢失或者破坏等问题，体现档案资料在医院发展中的价值。但是，在传统管理工作当中也存在重视程度不高、管理方式单一、人员素养较低和管理制度缺失等问题，导致档案管理的整体成效受到影响。应该注重管理体系的创新，通过提高重视程度、完善规章制度、提高人员素养、加强信息化建设、构建保障机制和保障档案安全等方式，解决传统管理模式下的局限性问题，以档案管理为契机推动医院的改革进程。