突发事件档案管理的现状及对策探析

申 展

（单县应急管理局，山东 菏泽 274300）

突发事件应急处理需多发协作，且信息贯穿于突发事件应急处理过程始终，包括：预防、准备、处置、恢复重建等处理环节。需注意的是，突发事件启动应急预案、现场指挥调度、作出科学决策、传达处置措施、组织恢复重建及总结评估结果等环节，均涉及信息数据之间的沟通、共享、发布[1]。与此同时，在信息传递期间通常依附形式多样的载体当中，从而产生大量的文件，而相关文件经归档后，则形成相应的档案资料。突发事件档案是突发事件应急处理的工作总结，其本质为预防、处置及应对突发事件的真实记录。做好突发事件档案管理工作，有助于总结更多的实践经验。鉴于此，从提升突发事件档案管理工作效率及质量角度考虑，本文围绕“突发事件档案管理的现状及对策”进行分析研究具有重要的价值意义。

1 突发事件档案管理的特殊性分析

1.1 管理难度大

突发事件具有偶然性的特点，在突发事件发生后，若未能采取紧急处理措施，或直接公开相关信息，易造成社会恐慌。与此同时，由于绝大部分突发性事件档案具有保密性，因此在突发事件档案管理期间，需遵循保密性的基本原则，以此保证档案信息的可靠性及安全性[2]。并且，突发事件包含长期潜伏、难以预测、不可控制、类型复杂等不利因素，造成的社会影响相对深远，若爆发社会性事件后，则会呈现大量新闻媒体持续跟进的局面，使各大媒体通过多种形式、途径报道及跟踪事件的发展进程，进而使突发事件档案收集及管理工作的难度大大增加。

1.2 社会价值高

突发事件档案能为地方政府及相关部门作出应急管理决策提供全过程信息咨询服务，即突发事件档案具备成为安全警示教育参考资料的资格，做好突发事件的档案整合工作，能向社会大众组织一系列安全警示教育，进而能充分体现出突发事件档案信息的社会性价值[3]。与此同时，突发事件档案是检查及评估应急工作成效的主要参照依据，以全球范围内突发事件为例，在预防控制期间易形成大量的档案信息，相关档案信息是预防控制工作的真实性记录，做好此类档案资料的收集及保管工作，能为后续应对类似突发事件提供充分有效的参考依据。

2 突发事件档案管理的现状问题分析

我国档案普遍推行集中统一的分级管理模式，便于每次发生突发事件产生的档案信息得到妥善保存。但是受突发事件档案管理相对分散的影响，其成套性不强，不利于跨地域及跨部门间使用，难以达到信息成果及时分享及交流的目标，且难以满足突发事件再次发生的档案利用需求。总结起来，突发事件档案管理存在的现状问题主要体现在如下方面：

2.1 信息收集不够完善

突发事件的随机性及不可预测性，是造成突发事件档案随机散落至不同部门及不同区域的主要原因之一，这一状况会在一定程度上增加突发事件档案收集及管理的难度。尤其是对社会安全造成严重威胁的事件，不仅自身所需收集及管理的档案内容数量庞大，而且还可能涉及多个项目，比如灾后援建、指挥中心及救援中心等，甚至社会公益性组织、医疗单位及消防单位均是档案收集的主体对象[4]。此外，面临如此众多的档案收集主体对象，则易出现档案信息收集遗漏等现象，进而使档案信息收集不够完善的问题日渐凸显。

2.2 信息随机性强

通常情况下，突发事件处理普遍交由地方政府予以主导，强调多个职能部门之间协同参与。由此可见，突发事件的处理救援队伍组成相对复杂，且人员数量较为庞大。以四川汶川地震为例，地震发生后，在组织救援期间，除去武警、军队、地方政府机构及抗震救灾指挥部外，还包括几十个国家的国际救援队伍及20余万志愿者，且参与救援过程中，相关主体均可能形成重要的档案信息资源[5]。但是，由于档案部门人力资源相对有限，造成档案收集的随机性特点较为鲜明，进而可能出现重要档案流失等问题。

2.3 档案整理不够规范

针对发生年代相对久远的突发事件档案，普遍采用人工编制的方法，再者档案保管方法相对滞后，造成部分档案信息字迹完全模糊、前后语句含糊不明等，这样会直接影响档案正常查阅，更难以发挥其参考利用的价值。与此同时，不同地区档案部门形成的突发事件档案载体也存在明显的差异性，即在档案内容存储规范、形式等方面有所不同。而为了实现档案资源深度开发及合理利用的目标，势必需要做好相应的整合工作，但因档案内容、存储载体及格式的不一致，使档案后期整理及开发的难度大大增加。

2.4 立档单位不统一

突发事件档案普遍留存在地震局、财政局、医疗单位、民政局及公安局等各级部门，即发生突发事件后，遵循各自负责的工作原则，对自身所形成的档案进行归档立卷处理，再在规定时间内向地方档案管理部门进行移交工作。然而，受档案立档部门不一致的影响，且档案来源相对复杂，会在一定程度上增加档案管理部门的工作难度，尤其是在后期利用及管理期间，难以根据档案内容进行专题性及系统性的研究、开发工作，进一步在很大程度上影响档案信息资源的实际利用价值。

3 突发事件档案优化管理对策分析

如前所述，突发事件档案管理现状问题较多，为了解决相关问题，则有必要落实行之有效的优化管理对策。总结起来，具体优化管理对策如下：

3.1 增强档案管理意识

由于受突发事件档案具有时效性强鲜明特点的影响，大多数档案在突发事件发生后，若收到异常破坏，则难以得到有效恢复。并且，破坏时间越长，越难以恢复档案原有的价值[6]。与此同时，突发事件的外在环境相对复杂，各个单位收集及整理档案期间或多或少可能出现遗漏问题。因此，相关档案部门需组建专业化的采集小组，深入突发事件的发生前线，明确划分各成员的工作任务，以达到全面收集突发事件档案信息的目标。此外，可利用视频、录音及拍照等多种形式方法，征求遭遇突发事件的群众的允许，然后完成档案信息征集，以此做到在短时间内收集具有丰富价值的信息，再予以分类保存，以此保证突发事件档案管理工作效率及质量的提升。

3.2 优化管理流程

在实际管理过程中，相关档案管理部门需持续健全突发事件的档案管理工作机制，明确突发事件档案收集的内容，详细划分突发事件档案收集及管理的组织机构、小组成员及管理部门，逐一细化突发事件档案管理及收集的范围及移交方法，规定突发事件档案收集及管理的流程，充分发挥健全管理机制的作用，进一步提高突发事件档案收集管理工作的效率及质量。与此同时，引进联动工作机制，强化与其他部门之间的配合力度，尽早成立突发事件档案管理的组织机构，交由主要领导予以负责，明确划分各个岗位的工作任务[7]。此外，搭建突发事件管理协同机制，要求各个部门不得脱离实际工作要求，以此保证突发事件档案管理工作的规范性及科学性。

3.3 搭建档案管理长效机制

为了满足突发事件档案收集及管理工作有效落实的要求，势必需要搭建相应的管理机制，以此充分发挥充分有效地保障作用。例如：档案管理部门结合突发事件档案收集及管理的具体工作要求，拟定切实可行的突发事件档案收集及管理模式，必要时向管理人员发放自行编写的档案收集手册及管理指南，帮助档案管理人员快速掌握突发事件档案的处理方法，明确档案收集的权限、范围、形式、内容及方法，通过有效落实突发事件档案管理的长效性机制，保证突发事件发生后各个单位有序处理及收集各种档案信息，进一步提升突发事件档案管理工作的效率及质量。

3.4 强化责任观念

在突发事件档案管理工作开展期间，相关档案管理部门需扩大从业人员的专业知识培养力度，帮助档案管理人员从根源上认识到开展突发事件档案收集管理工作的重要性及必要性[8]。并且，需注重调动档案管理人员的工作热情及积极性，尤其是相关领导，可在不同场合下及时宣传及讲解突发事件档案收集及管理工作重要性的能力，以此增强档案管理人员的责任意识。同时，通过组织档案知识培训活动的方法，增强档案管理人员的综合能力素质，争取第一时间深入突发事件的现场，完成重要档案信息的收集工作。此外，还可以与地方政府及相关部门之间相互合作，拓展档案收集范围，以此提高档案管理的效率及质量。

3.5 梳理档案内容

面对各种突发事件，相关档案管理部门需第一时间组织人员力量，予以分析研究及精准筛选，并利用编辑研究、专题专项、内容摘要及原件复制等报送方式，为地方政府制定相关政策提供相应的参照依据。与此同时，密切跟进及观察各种突发事件的处理进展情况，分期报送类似突发事件的处置进程，详细记录专题性、阶段性及过程性的工作状况，有针对性及有目的性报送类似突发事件的规律、特点及社会影响，明确期间可能存在的问题，掌握现实启示等。此外，还有必要及时由馆藏档案中选取出与突发事件处理相关的档案资料，开设档案专题进行统一汇编，以此达到快速传输至应急处理部门的目标，并做出相应的应急处理，使突发事件产生的危害降至最低化，并对后续类似事件制定预警方案提供有效支持。

4 结语

综上所述，突发事件具有特殊性的鲜明特点，且对突发事件档案收集及管理的影响较为深远，进而会在一定程度上增加档案收集、管理工作的难度。因此，相关档案管理人员需秉持“实事求是”的工作原则，高度重视突发事件档案的收集及管理，全面分析突发事件管理现状问题及产生的原因，然后采取相应的处理措施，比如：增强相关人员档案管理意识，优化档案管理流程，构建档案管理长效机制，并由相关职能部门做好档案管理人员的岗位培训工作，侧重提升档案管理人员的综合素质水平。此外，还有必要有效梳理档案内容，为突发事件档案管理工作效率及质量的提升提供必要依据，进一步全面提升突发事件档案管理工作的质量效益。