图书档案管理系统在图书管理中的应用

陈 丽

（山东省济宁市梁山县图书馆，山东 济宁 272600）

图书馆作为一个丰富群众精神生活、传递知识的传统平台，它在群众的精神文化生活的起到了巨大的教育开化作用。目前随着现代社会生活的不断丰富，群众的创作欲不断上升，图书馆的书本数量也在日益增长。与此同时，图书馆也面临着一个非常棘手的问题，那就是怎样才能将这巨大数量的图书进行更加细致准确的分类。图书馆里的很多工作都需要人工来完成，还会接触到多个方面，所以出现误差是不可避免的。如果想要让图书管理系统获得持久健康的发展，那么就应该引入科学技术等手段进行研发，让它成为一种现代化、智能化的应用系统。

1 图书馆管理工作开展的重要性

数字时代的到来为人类社会带来了很多的变化，它改变了传统思维方式，同时在科学技术的支持下为人们开拓了获取更多信息的平台。因此，图书馆作为一个传统的获取信息的平台，要想在知识经济时代取得更为健康稳定的发展，就需要改进传统的管理方式，融入新型管理模式，研发高效的管理系统。为了确保能够提高工作管理的效率，图书馆统一优化书本资源，多层次的提升系统数据计算管理能力，为借阅者提供更优质的图书馆服务水平。另外，由于现当代高校建设工作越来越被重视，图书馆的规模和图书数量也在不断地扩大和上升。工作人员已经充分认识到了图书管理的重要性，并迫切想要提高工作效率。只有充分发挥图书馆工作人员的积极性，才能提升图书馆的服务质量和效率。

为了深入开展促进全民阅读的活动，图书馆应该积极发挥在坚定民族自信、丰富老百姓精神文化生活中的作用，为有借阅需求的阅读者提供多样化服务，提升借阅者的幸福感。图书档案管理系统的应用，正向着数字化、现代化的方向发展，不断简化借阅流程，给阅读者提供在线查询服务，让借阅服务变得智能化。进而全面提升图书管理工作的科学性、有效性。

2 传统图书馆管理模式存在的不足

由于当前书籍数量种类不断增加丰富，各个图书馆在开展书本管理时反复核查校对，工作效率低下，所以要想提高书籍管理工作的效率，就需要具备全面的图书知识，做好数据信息的采集工作，帮助完成图书整理工作。然而，在传统的图书管理过程中，因为各种科学技术手段的缺乏，所以采用的是高成本低效率的人工作业。他们需要投入大量的时间对数据信息进行采集、然后对再数据进行归纳整理。这种方式很容易导致出现书本记录遗漏与错误归档的情况，造成图书管理工作就会造成大量人力的浪费，无法在第一时间满足借阅者的需求。传统模式下的图书服务工作是一本一本寻找，给图书的管理工作带来各种困难。在寻找图书时，就会浪费较多的时间，尤其是在工作人员没有对书籍标注具体信息的时候。因此，只有不断改进当前图书管理模式，引入图书档案管理系统，才能确保图书馆稳定发展。

传统图书馆在图书管理过程中，通常采用人工记录与整理的方法，对书本进行的分类与归档，必然会存在众多不足与问题。因为图书馆书籍种类丰富多样、数量庞大，所以工作人员工作压力很大。另外，图书借阅归还的时间各不相同，在整理过程中会消耗大量人力。假如纸质的档案出现丢失损坏，那图书管理工作的难度也会随之增加。更有甚者，会阻碍图书馆的长期发展。由此可知，人工进行图书馆管理工作，不仅会浪费大量时间成本，还无法达到高效管理的要求。

3 图书档案管理系统在图书管理中的应用价值

一般来说，图书管理系统是通过计算机技术来建立的一个应用于图书馆的管理系统。它具备高效性、准确性等特点，能够更好地的帮助完成图书管理工作。在图书管理过程中，要想高效稳定开展工作，就需要充分认识到多项影响因素，然后在制定针对性地解决对策。由于图书馆进行传统人工作业、图书的数量正在日益增多等因素影响，图书管理工作变得更为复杂困难。工作量以及难度不断上升，严重影响图书管理工作的顺利开展，导致图书管理员会出现分类以及图书定位上的错误。归档工作是否高效、精确同样影响写图书管理工作的顺利进行。假设图书信息量巨大，工作人员要做的不仅仅是对信息的归纳整理，还要及时有效的把握书本的归还时间。要明白千里之堤溃于蚁穴，任何微小的错误都会导致管理工作难以推进。从而无法满足借阅者需求，甚至会使图书馆形象名声的下跌。

因此，要想避免图书馆受多种因素影响，则需要引入图书档案管理系统，针对图书数量与类别不断增多的现象，制定解决方案。通过对多种高新技术的融合应用，结合图书管理工作的特点，为每本书籍设定独有的识别码。只要通过红外线扫描，就能了解其信息，对其进行分类、整理、借阅以及查询等工作。这样不仅使得图书档案系统记录内容变得更加完善，避免了重复耗时、低效率的工作，还有让图书丢失、损毁等问题避免发生。数字时代下，图书馆的借阅记录完全可以用电子记录代替原来的手写记录。使用电脑记录归档，不仅操作简单节省人力，还提升记录档案的安全性，为图书管理工作增加方便。要解决传统纸质备份的不足，还可以运用硬盘、云盘等存储方式把图书馆档案信息进行备份，以免系统崩溃造成图书馆数据丢失。除此之外，图书在进出图书馆的过程中，系统进行详细记录并存档。相对于传统的图书管理系统，它并不需要人工去收集整理数据，只要计算机就可以完成。这既能够确保信息记录的准确性，还能提高图书馆的管理效率，为广大群众提供优质、便捷的服务。

4 图书馆管理运用图书档案管理系统的应用对策

在图书馆传统管理方式无法满足现代人借阅需求的情况下，信息技术的运用显得尤为重要。要建立合理的图书管理方案，就要不断的与不同的科学技术进行尝试，直至找到最为合适的。图书馆要充分考虑到大量的人工并不能提高管理效率，不仅如此，还要不断实验信息技术应用效果。图书馆管理运用图书档案管理系统的应用对策，具体如下：

4.1 要建立起完善的图书档案管理系统建设体制机制

对图书馆资源进行整合利用，充分发挥其对学习活动的促进作用。因此，将图书管理和互联网信息技术充分结合起来，利用互联网信息技术帮助相关人员提高阅读效率和学习效率是必要且必需的。各图书馆需要建立使用科学高效的图书管理系统，对图书馆资源进行整合。建立完善不同地区的图书数据库和图书信息服务平台，可以为不同数据库实现跨地域的沟通和使用。图书数据库以及资源利用系统建立以后，图书管理员就可以减轻开展借还书工作的压力了，还能提高工作效率。管理制度可以对图书馆的每位员工进行覆盖，同时在工作中所有层面也都要有所涉及。管理制度的有效落实，是为了可以更好地服务借阅对象。

4.2 通过电子技术及时更新图书馆档案数据库

人工进行书籍借阅归还记录，如果遇到意外情况，很难对每本书进行跟踪定位。通过对电子网络技术的融合使用，结合图书管理工作的特征，可以为每本、每一类型的书本制定相应的识别码，并把相关信息录入数据库，只要通过扫描，就能了解全部信息。图书档案管理系统能够合理并准确地对书籍进行分类，还可以运用红外线扫描技术弥补传统人工整理与记录的模式不足，并运用条形码记录每一本书籍的信息，同时能够明确其存放位置，对应阅读群体的不同进行整理归档，为图书馆的服务工作提供有力帮助。面对图书馆藏书数量大，应用图书档案管理系统既可以快速进行分类、整理与归档，并便于用户进行在线查询。这样系统数据的生成与处理不仅节约了人力成本，提升工作效率，还将及时展示、推送新书信息，便于有相关需求的阅读者进行借阅，使图书管理工作更具灵活性与有效性。从源头上避免了图书丢失、损毁等问题的发生，防止出现图书流向不明的情况，为广大群众提供优质、便捷的图书服务。同时，工作人员可以全面掌握图书信息，对于所有图书的借阅情况了如指掌。图书档案系统的加快的使用，增加能图书管理的能力。

4.3 结合网络技术，满足用户需求

图书档案管理系统还需考充分虑图书借阅者需求，推动电子图书馆的建设，让借阅者能够在线上进行书籍检索、查询、借阅预约等行为，相对形成入库、展示、借阅、数据统计与安全防护等一系列服务。但是书籍归还、销售等无法进行线上操作，需要图书馆管理人员的参与帮助。因此，档案管理系统中可以开设“时间提示”、“定点递送”等服务。通过对大数据系统的应用，即便有人同时借阅了多本书籍，也可以提前向其提示。如果借阅者不便于前往图书馆，还可选择快递的方式归还图书。当图书馆工作人员收到快递后，进行系统扫描，自动识别其是否与档案信息一致，再确认收货，将书籍按照分类情况进行归档。此外，还应重视对借阅者数据的挖掘分析，向他推荐同类型感兴趣的书籍，为借阅者提供个性化服务。

促进图书档案管理系统在图书管理工作中的应用，可以提高图书馆管理效率。及时、科学的做好对多类型图书的管理记录可以使图书馆书籍借阅情况变得更加一目了然，有助于借阅者通过在线查询系统进行所需书籍的借阅预约活动。在使图书档案管理工作高效、高质推进中，通过对信息技术手段的应用、档案管理系统的优化，可以为借阅者提供综合化智能借阅查询、登记与归还提醒服务，完善档案管理机制，显著提升图书馆图书管理能力。

5 结语

在信息化时代背景下，图书档案管理系统是推动图书管理发展的有效途径。虽然图书档案管理系统为图书管理工作带来便捷，但仍然存在不足。图书馆工作人员与管理人员，还需要重视自身工作的责任与态度。在开展工作的过程中，积极寻找并发现档案管理系统存在的不足，根据具体情况不断调整完善查阅模式，尽可能为借阅者提供综合性的服务。