人事档案信息化在公路部门人力资源管理中的研究

赵 莹

（临沂市公路事业发展中心，山东 临沂 276000）

大数据、云计算、物联网以及移动互联网等新兴信息技术的高度发展，冲击了人类社会既有的工作模式。具体在人事档案管理领域，人事档案以数字化的形式呈现，能够更为便利、高效、快捷、科学地管理、开发以及利用。为更好地推动人事档案管理工作转型升级，有必要对人事档案的管理方式进行创新，进一步适应“互联网+”时代的挑战。

1 人事档案信息化在公路部门人力资源管理中的作用

1.1 有利于更好地服务人力资源管理工作

现代人力资源管理工作强调人才高效利用以及岗位合理配置。对人事档案进行信息化处理，能够便于人力资源管理部门的相关领导查阅人事档案资料，据此作出相应的岗位安排，优化人力资源培训，全面提升人力资源管理成效[1]。除此之外，推动人事档案信息化，能够从数据链的角度对人事档案中的重要信息进行科学分析，帮助人力资源管理部门准确研判人力资源发展趋势，引领人力资源管理朝着科学化、规范化、高效化的方向发展。

1.2 有利于公路部门更公平科学地选人用人

选人用人必须要坚持公平科学的基本原则，才能真正激发人力资源管理的活力，挖掘公路部门职工的潜力，营造干事创业、创先争优的工作氛围。人事档案具有重要的凭证价值，详细记载了相关职工的各项基本信息[2]。推动人事档案信息化建设，能够更为高效便捷地查阅和检索人事档案信息中的相关基本内容，并形成职工人事信息对比图表，便于人力资源管理部门更好地决策，最终实现用好人、管好人的基本目标，体现“大人事档案数据”的基本价值。

2 公路部门人事档案信息化建设中常见的不足

2.1 统筹规划滞后

现阶段，部分公路部门对于人事档案信息化建设的重要性理解存在偏差，尚未做好顶层设计工作，导致人事档案在管理过程中暴露出一系列的问题，影响了信息化建设的整体进程[3]。除此之外，对人事档案信息化建设存在片面性理解，单纯重视对在编职工的人事档案进行信息化处理，忽视流动型职工的相关人事信息，不利于服务单位人力资源管理工作全局，影响了人事档案的功能和价值

2.2 人事档案信息化建设无据可依

实践中，部分公路部门人事档案信息化建设的规范化、标准化程度不足，存在人事档案信息化建设质量不一的问题，严重影响了信息化进程。之所以出现这种问题，主要是因为人事档案管理制度缺失。一是尚未从制度层面明确人事档案信息化建设的范围，许多重要信息资料并未进行数据化转化，后期开发利用的过程中较为被动。由于不能形成完整的数据链条和信息链条，所以人事档案很难在人力资源管理中发挥出应有的价值[4]。二是缺乏建章立制的思路，对于人事档案信息化建设较为陌生和被动，所出台的相关规章制度也难以适应公路部门的具体工作要求以及工作需求。三是绩效考核以及责任落实机制缺失，公路部门档案人员对于人事档案信息化建设缺乏责任意识和规范意识，不利于确保信息化建设工作长远开展。

2.3 信息技术的应用能力不足

部分公路部门对人事档案在管理以及开发利用过程中存在不充分问题，只是单纯应用计算机或者档案管理系统对人事档案进行日常管理和维护，难以真正提升人事档案管理效率，不利于最大限度地挖掘人事档案价值。一是尚未将纸质类的认识信息转化为相应的电子格式，始终无法建成人事档案数据库。二是大数据在人事档案管理中的应用不足，在信息挖掘、信息检索、信息归类、信息分析领域仍然较为滞后，开发利用工作欠科学。三是人事档案管理系统与人力资源管理系统之间存在技术壁垒，难以实现一站式立卷归档以及信息资源整合的目标。四是人事档案编研工作滞后，无法对人事档案中的重要信息进行系统化利用，弱化了人事档案在人力资源管理中的价值[5]。

2.4 忽视人事档案信息化建设过程中的安全管理

信息化环境下，人事档案主要在互联网环境中流通以及传输，虽然能够实现便利复制、快速传输、高效备份、及时修改、及时录入的目标，但也面临着非法程序、非法病毒的威胁。一旦非法程序以及非法病毒侵入计算机、硬盘或者档案管理系统，就会导致系统崩溃、文件损害、文件窃取、文件非法加密等严重问题，影响人事档案日常管理。然而，部分公路部门尚未重视人事档案信息化建设过程中的安全管理工作，单纯强调对信息技术进行开发利用，存在一定的安全风险隐患。

3 公路部门人事档案信息化建设的基本路径

3.1 加强统筹规划，提升人事档案信息化建设的科学性

公路部门应当将信息化建设作为促进单位人事档案管理工作健康发展以及转型升级的重要路径，充分重视人事档案信息化建设工作，全面提升人事档案信息的数据处理能力。为此，一是要做好统筹规划，探索成立人事档案信息化建设工作领导小组，厘定工作职责，明确绩效考核以及责任落实的基本内容，确保人、财、物能够有效投入。同时，要结合单位人力资源管理的需要以及未来规划，制定人事档案信息化建设的短期规划以及长期规划，确保人事档案信息化建设能够成为一项常态化的工作。二是要拓宽人事档案信息化管理范围。公路部门在管理人事档案的过程中，不能仅仅局限于对在编职工的管理，也要注重对劳务派遣用工、临时用工等流动人员的档案管理，将该类人员的人事档案资料进行数字化处理，全面掌握人事档案的基本情况，真正确保人事档案信息化建设无死角。

3.2 加快建章立制，确保人事档案信息化建设的规范性

制度是人事档案信息化建设的基础，是明确标准和流程的重要依据。为此，公路部门必须要加快建章立制，构建科学完善的人事档案管理体系。一是要明确人事档案信息化建设的范围。通常而言，鉴于人事档案的特殊性、重要性，要严格按照“应归尽归，应收尽收”的基本原则，将人力资源管理工作中产生的与职工人事信息相关的资料进行数字化，避免后期二次收集。二是要参考现阶段《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》《录音录像类电子档案元数据方案》《电子档案管理系统通用功能要求》《党政机关电子公文归档规范》以及其他规范性文件的要求，在立足于公路部门人事档案实际情况的基础上，出台相应的规章制度，进一步明确人事档案信息化建设的流程、内容和目标，真正用制度管事、管人。三是要从制度层面明确绩效考核指标以及责任落实内容。一方面，要将人事档案信息化建设质量作为绩效考核的重要指标，引起档案人员重视，确保信息化建设的规范性和标准性，避免出现二次返工的情况。另一方面，要定期抽检人事档案信息化建设的成果，对于不符合制度既定要求的，要明确整改期限以及整改责任人员，为后期人事档案数据库建设奠定良好的基础。

3.3 充分应用现代信息技术，确保人事档案信息化建设的创新性

为更好地满足人事档案日常管理以及后期开发利用需求，必须要充分应用多种信息化技术。一是要加快人事档案数字化转化的进程，对纸质类档案进行数字化转化和加工，建立人事档案信息数据库。一方面，公路部门可以自行购置性能良好、操作便捷的扫描仪器设备，对纸质档案进行扫描，并及时录入到人事档案管理系统或者数据库终端。另一方面，公路部门也可以寻求与外部专业机构的合作，通过档案数字业务外包的形式，由外部专业机构为公路部门提供专业化的数字化服务。需要注意的是，由于人事档案保密性的特点，故与外部专业机构进行合作的过程中应当签署保密协议，严格控制保密范围。二是要进一步利用大数据技术对人事信息资料进行深度挖掘和开发，对人事信息进行聚类分析，形成相应大数据检索报告，充分掌握本单位职工年龄、政治面貌、奖惩信息、学历背景以及其他基本情况，预测人力资源发展趋势，为后期人力资源管理工作提供重要的决策依据。三是要进一步优化人事档案管理系统的基本功能，打通人力资源管理信息系统与人事档案管理系统之间的数据壁垒，实现人事信息数据互联互通，减少人事档案立卷归档、更新过程中所耗费的人力、物力以及财力资源。四是要加快人事档案数字编研进程，实现数据应用的目标。要进一步对标公路部门人才储备等人才发展战略的基本要求，对人事档案信息中的相关内容进行集中采集，形成相应的人事档案编研成果，更好地服务于单位人才队伍建设、特色专业技术人才建设规划以及人才发展长期规划等各项工作。

3.4 树立安全防范意识，提升人事档案信息化建设的安全性

安全保密原则是人事档案管理及开发利用中最为重要的原则，必须时刻将安全防范放在首要位置。为此，一是要明确人事档案信息化建设中安全管理责任、查阅权限、保密层级等各项内容，从事前角度做好预防工作。对于查阅、借阅、调阅人事档案，必须要经过相应的审批流程。二是要进一步施行内外网隔离机制，减少人事档案管理过程中的安全风险隐患。同时，要定期应用病毒查杀技术、防火墙技术对内网、外网环境进行监控和查杀，不断提升防病毒、防攻击的能力。三是要将云存储技术应用至人事档案信息化建设环节，打通云存储终端与档案管理系统的数据壁垒，实现人事档案数据自动备份，提升公路部门事后防灾应灾的能力，有效应对因计算机损毁、硬盘损毁、档案数据库崩溃、档案管理系统崩溃而出现的紧急情况。

4 结束语

对于公路部门而言，人力资源管理工作就是一个完整的肌体，人事档案室这个肌体的“重要细胞”，它真实、准确地记录了公路部门职工的各项基本信息，能够辅助人力资源管理工作。新时期，必须要树立新思维，以“存储数字化、传输络化、管理安全化、服务远程化”为目标，将信息技术融入到人事档案管理全局。具体而言，一是要加强统筹规划，提升人事档案信息化建设的科学性；二是要加快建章立制，确保人事档案信息化建设的规范性；三是要充分应用现代信息技术，确保人事档案信息化建设的创新性；四是要树立安全防范意识，提升人事档案信息化建设的安全性。未来，随着信息技术进一步革新，人事档案管理工作也需要加以调整，只要始终保持创新思维，紧跟信息时代步伐，就一定能够取得新成就。