谈新形势下档案信息资源的有效建设

李 勤

（潍坊市疾病预防控制中心，山东 潍坊 261000）

当下我国已经阔步进入新时代新发展时期，同时也为档案事业进入新时代加快发展步伐指明了方向。面对新时代的发展要求，档案工作要加快发展步伐，转型升级，创新发展，找准并抓住档案工作的关键点，实施突破性发展，在档案工作服务社会发展方面多出成绩，多做贡献，为新形势下的社会发展注入更多档案元素。

1 档案资源建设的重要性

1.1 传承优秀文化

文化是国家的软实力，一个民族的进步发展终归离不开软实力的支撑。把文化传承发展好，才能推动整个国家的繁荣昌盛。特别是在当今形势下，助力中国伟大复兴梦的实现，需要打造优良的中国精神和中国作风，而这些好的精神和作风正是植根于优秀传统文化之中，需要以档案为形式的载体来不断培育壮大。当今社会经济和社会文化多元发展，期间不可避免会充斥着一些文化糟粕，有效保护和传承新时代优良文化成为时代发展的迫切要求。档案人类文化发展的载体和真实成果，承载着一个民族和国家发展的重要任务，记录着人类灿烂的发展足迹，在社会发展中成为不可或缺的文化元素，其独具特色的记载和传承作用具有其他文化载体无法比拟的优势和作用，成为文化传承的中流支柱，让历史文化和现代文化交续接替，促进了传统文化和现代新文化相适应，保证了人类文化的生生不息、传承延续和繁荣发展。

1.2 记录历史客观事实

档案的作用巨大，是历史的维护者，是社会单位和个人权益的保护者。档案是历史的“摄像机和留声机”，见证者历史的兴替盛衰，聆听着历史的脚步声，档案有时候让人感觉就是一堆堆陈旧的资料，任凭岁月的无情而陈旧发黄，但档案中一张张陈旧的纸张，就是一段段尘封的历史。当我们真正需要他时，我们才知道他不是貌似的陈旧纸张，其实他的重要作用无可替代。在我们身边不乏档案发挥作用，维护个人合法权益的真实案例，比如利用工资或人事档案落实个人工作待遇，提供工龄证明等；再比如维护单位合法权益方面，有的因为单位产权归属需要提供证据予以解决争端，在这方面档案的凭证作用就可以发挥巨大作用，防止单位利益受到损失；在从大的方面说，比如解决国家领土争端也需要档案发挥证明作用，他可以用不带任何感情色彩和偏见的方式，用无可辩驳的记载让国家领土完整得到保证和国家社会的认可，成为重要的维护国家安全的信息资源。

1.3 服务民生发展

档案是服务社会各项事业发展的基础工作，以自身所具的属性多形式的书写历史，服务社会，传承发展，特别是在服务民生和改善民生中发挥着独特的价值作用。由此可以充分认识到民生之事是事关社会发展与稳定，事关人民幸福安全的头等大事，做好民生工作是党和国家各级管理部门的重要职责。档案属于国家所有，是最原始最真实的记录凭证，价值作用无可替代，正是保证民生，解决民生问题和保护民生权益的重要信息资料。如事关百姓的衣食住行，教育、医疗、个人待遇等都在档案中有所记载和集中展现，成为维护民生的真实佐证材料。

2 新形势下档案资源建设的有效途径

2.1 紧跟时代发展丰富档案资源管理内涵

传统的档案信息资源往往局限于本单位形成的管理类文件材料，档案资源的管理对象简单而又单一，就是纸质文件材料。但是新形势下档案的生成渠道和管理范围有了新的内涵和变化。比如新型办公手段下生成的社交档案、网络媒体档案，网页档案等，再比如新的办公系统下生成了大量的电子文件，这些都是新形势下的档案内容新“产物”，都要纳入档案资源建设和管理的范畴，这样档案管理的对象和外延发生了根本性的改变，档案资源建设将更加丰富和充实。这种形势下的档案资源建设就要不断转变思想观念，适应发展要求，主动将新的档案资源纳入收集管理范围，用各种形式载体的档案资源更好的记录传承历史，服务社会发展。

2.2 开辟档案资源建设新方式

档案资源建设需要一定的方式才能更加有效。一是要做好传统常规性的档案接收工作，这是档案资源建设的主要路径，凡是具有留存价值，属于接收范围的档案都要及时安全的接收进档案馆库进行集中保存。二是拓宽收集渠道，除常规性收集外，要注意临时重大活动或工作安排、重要会议、突发事件等方面形成档案的收集，以不断完善档案结构，丰富档案门类。三是加强档案的主动征集。除本单位的档案要收集外，还要注意与本单位工作密切相关的外单位形成的档案的征集，为我所用，要将照片、实物、电子元数据等都要纳入管理收集范围，让所存档案更加完整，更加系统。同时要加大档案资源建设的宣传，让更多的人认识档案的重要性，主动捐赠档案，主动形成档案，为档案资源建设创造更加有力的外围环境。

2.3 建立档案信息资源现代化制度体系

建设合理的档案管理制度可保证档案各项管理工作的正常有序开展，是丰富档案信息资源体系建设的重要内容和方式途径。用健全的制度保障档案信息资源建设更为规范和更加有效。现代化的档案管理制度需要成系列成体系，内容既包括基本的收集整理和保管制度，更包括和注重新技术条件下的现代化管理制度建设，如新媒体档案、电子档案、档案信息数据等涉及现代化管理的新标准新规范。制度建设也不要忽视有关档案资源建设管理的真实性、准确性和齐全完整性等方面的合理要求，让制度真正成为档案资源建设的纲目依据。

3 新时代加强档案资源建设需注意的问题

3.1 把档案资源安全放在突出位置

档案是国家的重要资源财富，把档案安全做到位就是有效维护国家的利益安全，更是档案工作义不容辞的责任和职责。新形势下的档案资源所处环境更为复杂，并且越来越多的档案形式主要是以数字形式管理存储和提供利用，档案管理利用便捷和安全管理风险巨大并存。为此，要采用新型技术措施严于防范，密码权限措施齐全，保证档案信息的安全真实，防止档案信息的无权限非正常利用；要制定档案管理利用安全制度，明确责任要求，做到管理到位，执行到位；要加强档案安全管理培训教育，防止自身管理方面发生安全问题，定期开展档案应急处置演练，提高档案人员抗安全风险能力。

3.2 加强档案信息系统的整合

要本着建设现代化的档案资源体系为目标，发挥好计算机技术在档案资源管理中的作用，利用系统软件和计算机技术管好用好档案信息资源。如今，在各部门计算机办公条件下，大部分单位的档案管理都开展了信息化建设，档案专用计算机设备配备齐全。但是，就社会整体或不同区域之间而言，档案的信息系统建设融合度、共享性还存在标准不统一的问题，一个部门或一个单位都有单独的数据信息库，但是相互之间无法实施信息传递，档案信息资源的共建共享要求没能很好地实现。这些问题亟需档案主管部门的政策支持和单位部门间的配合，尽快打造管理统一的信息资源平台。

3.3 注意电子文件的归档管理

新形势，电子文件随着计算机办公系统的发展，不断产生，并且越来越多，形成数量日益庞大，内容和种类都不拘于形式。这些电子文件同纸质文件一样具有档案保存价值，自然也应该纳入档案的收集管理归档范围之中同步集约归档管理。要根据所形成的电子档案价值，判定管理存储期限，以电子档案管理规范为依据，制定和明确电子文件的收集归档范围和存储年度，避免电子文件的散失和无人问津的被动管理局面，防止电子档案“自生自灭”，做到电子档案与元数据应归就归，并妥善保管，并发挥其应有的价值和更为便捷高效的利用服务。

3.4 打造电子档案管理共享平台

电子档案的大量产生，进一步丰富了档案信息资源的内容，同时新形势档案信息资源的多元化趋势明显，有效集中管理这些多元化的电子档案，并不断共享利用成为必须考虑的问题。打造好档案资源的共享建设管理工作，是进一步有效管理和不断丰富档案信息资源的现实需要，为此要注意从信息数据的形成和传输接口着手，统一各系统和办公平台的接口兼容性和可增配性，保障实现数据转换和传输的可实现性，确保单位不同部门、不同工作形成的电子档案和元数据资料及时接收归档，对信息数据进行有效存储和利用管理。

4 结语

总之，档案信息资源建设是档案管理的源泉核心，新形势下的档案资源建设面临更多的机遇和挑战，积极主动采取创新发展措施，不断探索新的管理渠道和方式，成为档案资源建设的必然途径。要充分利用现代技术手段，强化档案信息资源的管理，确保管理利用安全，让更加有效的档案资源更好地服务社会发展。