公立医院干部人事档案信息化管理探析

吴玉洪

（重庆市中医院，重庆 400018）

干部人事档案是对干部成长经历的真实反映，其管理工作由来已久，是组成干部人事管理的重要部分，能够为干部的选拔、任用以及组织的运作、发展提供保障。对于公立医院来说，随着新医改的广泛深入推进，市场竞争不再局限于医疗技术竞争，人才竞争的地位日益突出，确保内部干部人事资料的完整性与安全性也非常关键。公立医院传统的档案管理方式以人工操作为主，档案载体也以纸张为主，虽然这能达到管理干部人事档案的目的，但缺陷不容忽视，例如造成人力资源浪费、干部人事材料归档容易失误、利用时导致档案被损坏等，原因主要在于公立医院对档案信息化管理不够重视，导致干部人事档案管理方式落后，忽略对档案的安全防护，同时缺少档案利用意识，阻碍干部人事档案发挥应有的价值。另外，公立医院档案人才队伍建设不力也是制约干部人事档案信息化管理的重要因素，急需改进和强化。因此，探索公立医院干部人事档案信息化管理具有重要意义。

1 公立医院干部人事档案信息化管理的重要性

干部人事档案对公立医院规划人力资源、优化人力资源配置以及引进人才等有决定性作用，加强干部人事档案信息化管理是公立医院适应新医改的现实需求[1]。因为信息化建设本就是新医改对公立医院提出的一项要求，干部人事档案信息化管理就是在组织的统一规划下运用各种信息化技术统一管理干部人事档案，并提供相关服务，通过档案信息化的实施推动医院深化改革，实现长久发展。

在经济与社会的不断发展和进步中，公立医院人才流动性增大，公开招聘人员增多，只有提高干部人事档案管理工作效率，才能使人力资源管理更加快捷，突出干部人事档案信息化管理的重要性[2]。这主要体现在：及时更新干部人事信息，快速合理归类各类干部人事档案信息，方便实时共享，满足公立医院人才流动需求；干部人事档案的数字化转型打破纸质档案管理的局限性，消除使用大量纸张、笔墨的弊端，而且录入电子档案信息比较方便，减少人力和工作难度，大大降低管理成本，同时确保及时更新档案信息，提高时效性，助力公立医院现代化管理模式的构建；干部人事档案信息化使人力资源信息化，统计全院干部职工的信息可以提供决策参考，使决策更科学、更贴近实际，促使公立医院健康发展，履行好社会职能。

2 加强公立医院干部人事档案信息化管理的建议

目前公立医院干部人事档案信息化管理尚处于探索阶段，不利于发挥上述重要价值，需要提出针对性的措施，加快档案管理信息化建设进程。

2.1 加强软硬件建设，实施自动化管理

公立医院要将干部人事档案管理纳入统一发展规划，和医疗信息化建设协同推进，利用信息化的便利性、准确性优势提高干部人事档案管理效率[3]。《干部档案工作条例》明确规定干部人事数字档案是根据国家相关技术标准，利用扫描等手段将纸质档案转换成的数字文本、数字图像。按照这一规定，公立医院干部人事档案信息化管理需要软硬件设施的支撑，通过自动化方式实现档案数字化转型。针对硬件建设，要积极构建涵盖网络硬件与基础软件统一的基本技术平台，形成覆盖各干部人事档案材料来源部门及科室的联通网络，完善硬件设备平台，同时完善运行维护体系，确保在统一、稳定的网络平台的支持下有序开展干部人事档案信息化管理工作。针对软件建设，要构建集中统一的档案数据库，利用信息管理软件自动收集干部人事档案信息，并进行数据处理，经过审核以后上传系统，依托业务的规范、重组、优化建立起干部人事档案的征收管理、数据信息内部管理利用、提供外部信息查阅和安全支持的应用系统。

在具体的实施中要按照公立医院干部人事档案材料的产生、收集、整理、保存、利用等流程以及干部的录用、晋升、奖惩、定级、退休等各项管理规定，设计统一的智能软件，自动按照公立医院人力资源管理工作需求，按照一段时间内数据信息的变化和更新，根据各项人力资源管理制度和规则自动生成审批表，例如晋升、考评、分析以及存档等，实现干部人事档案数据信息的自动化产生、自动化加工、自动化整理、自动化更新。与此同时，按照公立医院现有档案管理体制合理设计干部人事档案数据处理和信息管理、信息利用、网络管理的权限认定规则，根据层级不同、职能不同的终端设备与身份电子密钥，自动认证授权，从而提供权限范围以内的干部人事档案数据维护、信息利用，实现自动化、智能化管理。

2.2 加强档案安全防护，严控管理质量

在干部人事档案信息化管理发展中，安全是必须考虑的因素，构建安全防护体系是公立医院档案工作者的基本任务，也是档案数字化转型的生命线、档案信息化管理质量的底线。

一方面，保证纸质档案安全。公立医院干部人事档案信息化管理需要扫描档案原件，进行纸质档案的拆卷和加工等必要处理[4]。考虑到干部人事档案需要永久保存，原始纸质档案在信息化处理中要有最可靠的安全防护，预防原始档案出现不可逆转的损坏。一旦档案处理质量不达标，或者被转化处理的档案有所损失，就难以恢复。在档案数字化转换中还要杜绝涂改或造假，做到填写严肃、审核严格，保证档案准确、真实，不管是接收还是转递、保管等都要细化质量要求，作出明确的规定。为了尽可能弱化数字化转换对原始档案的威胁，要积极设计详细的、完整的干部人事档案信息化工作流程，严格按照规定操作，安全有序地推进档案信息化管理。

另一方面，做好电子档案安全保密工作。干部人事档案信息化管理一般涉及大量人员的参与，这部分人应接受安全保密教育，必要时应签订保密协议，履行保密义务。例如针对公立医院内容非常敏感或者与档案信息化建设人员有关的干部人事档案要采取回避措施，安排其他人员进行这类特殊档案的数字化处理。在完成干部人事档案数字化转换以后要妥善管理服务器或者运行终端的相关文件，构建档案数据信息保全系统，通过智能化的、高效的技术手段实现对档案数据信息的实时监测和预警、保全、修复和管理等，预防发生档案信息安全隐患，进而提升公立医院干部人事档案存储与备份数据的安全性。

2.3 加强档案信息共享，提高利用效率

管理档案的终极目的在于使用，在公立医院干部人事档案信息化管理中需要加强档案信息共享，保证提高档案利用率。因为管理干部人事档案主要是依托干部信息服务公立医院干部管理工作，所以要确定档案管理和干部管理之间的信息共享范围和权限，分级管理涉密级别不同的干部档案信息，同时设置对应操作权限，例如根据公立医院干部管理权限设置干部人事档案信息查阅权限，只为有权限的利用者提供他们需要的信息。对于干部人事档案信息共享，可以使用档案信息管理系统，在干部管理和档案管理之间共享信息，例如公立医院干部名册，共享干部管理中按照医院填报的干部人事信息生成的名册和档案管理中利用数字档案生成的名册，发现某一方掌握得不准确或者不真实的干部人事信息，及时核对、修改，确保干部人事信息准确无误。如此一来，当医院干部管理人员需要查阅所管干部的档案时在系统提出申请即可，档案管理人员在确认以后就能查阅相关干部的档案[5]。

另外，公立医院各部门、各科室安装档案信息管理系统和相关设备，将档案部门变成服务器，形成局域网，如果遇到紧急情况要即刻查阅干部人事档案信息，查档人员通过本部门系统终端及时提出申请，相应部门根据权限审核，确认通过以后可以在线查阅干部人事档案信息。公立医院在进行干部的任用、提拔或者调整职务时只需通过档案信息管理系统共享干部信息和档案数据，接收干部的部门和档案部门则将信息存入系统，有效避免重复审核。另外，针对干部人事档案进行二次开发，最大限度发挥档案信息的价值。也就是为了确保公立医院干部人事档案信息化管理的效率以及档案信息的综合利用效果，有必要对档案进行二次开发，在不影响档案信息管理系统框架的前提下挖掘干部数据，提高信息化管理的功能。

2.4 加强人才队伍建设，提供管理保障

干部人事档案信息化管理是一项具备极强专业性的工作，必须要政治强、业务精且品德高的人才提供专业保障。所以公立医院加大专业档案管理人才队伍建设力度，严格遵循政治标准、业务标准并重的基本原则，合理选配档案信息化管理人才，将责任心强、政治素质好、技术精、职业道德水平高的人才选配到档案信息化管理岗位；引导档案工作者积极转变工作理念，自觉建立信息化意识，不断学习信息化知识和技能，了解电子文件、数字档案的特点及其全程管理规范，熟悉计算机操作和网络系统安全防护等知识与技术，保证干部人事档案信息的准确性、完整性、安全性；档案工作者主动参加新理论、新技术的培训，接受继续教育，持续更新自身专业知识，极大地提升业务素质，提高干部人事档案信息化管理工作水平。

3 结语

公立医院档案工作者在干部人事档案管理工作中使用信息化模式，通过采取上述措施取得显著效果。一是实现了干部人事档案的自动化管理，把纸质档案转换成电子档案、数字档案，既节省存储空间，又提高了档案管理质量，满足医院信息化建设中干部人事档案的存储需求；二是提高了档案信息的安全性和保密效果，更好地保护干部人事档案；三是提高了干部人事档案信息利用效率，借助信息化管理模式让计算机与网络成为利用档案的有力支持，满足档案查询需求；四是提升了档案工作队伍的整体素质，即依托干部人事档案信息化管理需要督促档案工作者加强学习、不断提升，了解前沿知识、掌握先进技术，适应干部人事档案信息化管理要求。干部人事档案信息化管理是系统性、综合性的工程，现阶段公立医院的档案信息化管理水平和安全高效的档案管理需要还存在一定的差距，在今后的工作中要不断探索和实践，找到适应信息时代的、能够体现效率与效益等理念的、适合公立医院发展干部人事档案事业的新思路与新方法，更好地服务医院干部选拔、任用，助力公立医院走上可持续发展道路。