信息时代档案管理现代化面临的挑战和措施探究

刘春鹅

（漳州城市运营集团有限公司，福建 漳州 363005）

为了能够更好地顺应时代的发展变化，档案管理工作也必须要做出适当的更新和优化，以此来不断提高档案管理水平，切实发挥出档案资料的价值作用。将档案管理工作与现代化网络信息技术相结合，可以推动档案管理实现现代化发展，促使档案资料可以满足现代使用以及保存的要求，但从目前来看，档案管理现代化仍然面临着一些挑战，有必要对其优化提升措施作出深入研究。

1 档案管理现代化概念分析

一般情况下，档案管理现代化的含义能够大体上分为三种：一是在实际开展档案管理工作的过程中合理利用现代化技术以及方法。二是相关的档案管理人员自身已经掌握了足够的现代科学知识以及科学技术。三是在档案管理过程中，构建起科学完善的现代化档案管理机制。这三者做到其一都可以称之为档案现代化管理。除此之外，档案管理现代化的内容及其构成又可以分为多个方面，例如：一是计算机技术与档案管理自动化。二是多媒体技术与档案信息表现方面的多元化。三是网络技术与档案信息传递。四是存储技术与档案信息存储。五是数据库技术实现档案信息组织标准化以及有序化等。

2 分析档案管理现代化中面临的挑战

在经济社会以及科学技术快速发展的强力推动下，现代生产以及经营活动中形成的档案资料日益增多，以往较为传统的手工操作方式为主的档案管理方法，已经难以有效满足时代发展的现实需求，不能更好地存储、收藏、处理以及加工和开发利用档案资源，在无法保证档案资料完整性和安全性的同时，也无法切实发挥出档案资源的价值和作用，所以档案管理开始不断地向着数字化以及网络化的方向转变，但是结合档案管理现代化发展现状来看，其仍然面对着以下几个方面的挑战：

一是需要面临对传统档案管理理念的挑战。以往较为传统的档案管理存在着“重藏轻用”的观念，尽管档案管理正在不断实现现代化发展，但是这种观念仍然根深蒂固[1]。在信息时代背景下，必须要对这种观念做出改变，注重档案信息资源的有效开发，促使以往的“死档案”逐渐转变为“活信息”，同时还要增强服务观念，对各类档案信息资源实现深入有效的开发利用，以此来发挥其具备的价值和作用，为企业经济效益的提高提供良好的支撑。

二是需要面临管理手段以及方式的挑战。结合档案管理现代化发展现状来看，虽然已经开展了信息化建设，但是在实际操作过程中，继续沿用以往较为传统的实体档案，这些实体档案需要耗费大量的时间以及管理人员的精力，同时在检索方面也较为困难，从而导致档案信息的管理、保存以及利用等方面都呈现出较为滞后的状态。

三是需要面临工作人员自身素质提升的挑战。在档案管理进入现代化发展之后，相应的档案管理人员也必须要熟练地掌握各项现代化技术，熟知相关操作知识，所以信息时代下的档案管理现代化必须要面对档案管理人员自身综合素质不断提升的挑战。

四是需要面临网络安全方面的挑战。进入到信息时代之后，现代化网络技术发展速度不断加快，这使得网络病毒以及黑客攻击等问题也随之加剧，在这种背景下，如何做好网络安全防范工作，切实维护好档案信息安全，属于档案管理现代化发展必须要面对的一个重大挑战[2]。

3 分析信息时代档案管理现代化发展措施

3.1 注重创新档案管理工作观念

在现代化网络信息技术不断发展的背景下，必须要注重更新改良传统的档案管理理念，既要重视档案管理的收藏和保存，同时也要重视档案管理的高效利用[3]。对此档案管理人员需要充分适应时代发展变化，要打破以往传统思想观念的束缚，积极革新转变自身工作理念，不断增强创新意识，以此来保证档案资源的使用价值能够充分发挥出来，并在此基础上更有灵活性地开展档案管理。

3.2 注重档案管理工作方式方法的创新改良

企业主管部门必须高度重视档案管理工作，充分认清档案管理工作的价值和意义，要从政策以及资金等方面大力推动档案管理现代化发展进程。唯有做到上下齐心，高度重视档案管理，才能确保档案管理切实在信息时代下达到现代化管理的目标。企业档案管理人员以及领导层必须要认识到，以往较为传统的档案管理方法已经难以再适应时代发展的要求，对于一些不够科学合理的地方必须要及时做出改进，例如：档案排列杂乱、缺乏条理以及档案缺失不够完整等等，要能够站在信息时代的高度来发现档案管理存的问题，并且善于学习和借鉴先进的档案管理方式方法，推动自身档案管理模式的不断更新，以此来提高档案管理质量和效率。对此应充分做到以下几点：

一是强化档案信息化基本环节。首先是档案的采集与整理，对于信息时代下的档案管理现代化发展而言，信息的采集整理属于实现档案信息化的前提，应注重加强档案信息的人工收集力度，以此来为借助现代技术开展档案采集整理工作打下良好基础。其次，注重做好归纳分类。对于已经收集好的各类信息资料，必须要开展归纳分类工作，这是实现档案信息化的关键内容，唯有切实做好此项工作，方可保证收集到的资料能够分门别类地有效录入到相应的数据库当中。

二是加强对多媒体技术的运用。对于多媒体技术而言，主要指的是借助现代化计算机技术来对图片、文字、影像等信息开展处理工作，其能够提供人性化以及交互式服务，有助于档案信息资源的全面开发和利用。其能够实现全文检索，显著提高查询准确率，以往较为传统的数据检索方式都是借助关键词进行检索，在将纸质档案实现数字化转换之后，可以借助文本形式有效存贮并且打造出一个档案全文信息数据库，有助于快速、准确以及全面的查找。除此之外，多媒体技术还能够有效提高档案利用率，随着时代的发展进步，档案信息资源的价值和作用日益凸显，这使得档案使用以及需求量不断增加，借助多媒体技术能够有效实现档案信息资源的共享，使得相应使用者可以不再受时间以及空间的限制便可以有效实现档案资源的查询和利用，显著提高了档案的利用率。

三是，加强对存储技术的应用。进入信息时代，信息存储技术得到了高速发展，包括磁盘存储技术、缩微技术以及光盘技术等，其不但可以实现信息存储高密度化，同时还能够将信息存储与快速检索进行有机结合，从而为档案信息化管理打下一个良好基础。对于磁盘存储技术而言，其具备着频带宽广以及信息可长久保存等优势，其可以为建立档案管理系统以及数据库提供良好的物质基础，相关企业和单位可以结合自身实际档案管理情况，对磁盘的存量大小进行合理选用。对于缩微存储技术而言，主要指的是借助缩微摄像机将相应的档案文件资料开展缩小化拍摄，然后再借助胶片进行保存，这种技术具备着信息存储量大以及存储密度高等优点，而且其成本低、重量轻以及体积小，便于档案资源的长期保存，而且不容易产生任何差错，借助这种方式进行档案信息存储，能够将非统一规格的原始文件有效实现规范化以及标准化，有助于计算机快速检索。对于光盘技术而言，目前大多数企业已经不再使用，但是这种技术记录密度高、容量大，而且应用范围广，同时还能够将声音、图像以及文字等融为一体，属于一种综合性较强的交互式信息载体[4]。

3.3 注重建立健全现代化档案管理制度

在完成档案管理信息系统建设之后，针对档案的日常管理、分类以及查询等操作都能够借助信息系统自动高效完成。但此时也有必要建立健全现代化档案管理制度，以此来保证档案管理系统能够得到科学合理运用以及维护，从而切实发挥出应有的价值和作用。对此，一是要注重规范信息系统应用的业务流程，例如：对于进入系统的档案管理规范，需要从接收、登记、整理以及分类和著录一直到最后的归档等所有操作，都要制定一个清晰、明确的规范化制度，这不但是档案管理现代化建设的基本要求，同时也是信息时代对档案管理工作的基本要求，能够降低操作的随意性，同时也可以进一步提高管理效率和质量。二是应建立健全数据加工以及处理等技术方面的标准以及规范，这样可以为档案数据中心进一步建设以及构建档案共享平台等打下良好基础，并且也能够切实保证档案数据信息的准确性以及可靠性，还可以进一步提高档案利用率。除此之外，有必要强化档案管理人员自身的法律意识，并且不断地结合实际情况，对档案管理现代化制度进行完善，这样可以进一步确保信息化档案数据信息的安全以及完整，有助于档案数据信息发挥出应有的价值和作用。

3.4 注重建立健全档案信息安全体系

由于档案信息对企业的一切经营活动等都有着较为详细地记录，其重要性非常强，所以在档案管理现代化发展过程中，必须要增强其保密性以及安全性，建立健全一个档案信息安全体系[5]。对此，一是要增强档案管理人员的管理理念，对于各类电子档案的归档格式以及生成、发送还有接收格式都必须要保证统一，避免出现档案无法提取或者损坏的问题出现，同时对于一些安全要求较高的数据库以及文件等需要增设加密系统，以此来避免档案信息被违法分子盗取。

二是对于档案管理系统的用户登录身份需要开展多种形式的验证，借助多样化的验证可以进一步提高档案信息的安全性，例如：对于内部管理人员可以借助语音或者指纹等形式进行解锁登录，避免非法用户假冒内部人员身份登录到相应的档案数据库当中对数据信息进行窃取。

三是需要对一些先进的杀毒软件或者防火墙进行引用，以此来对程度开展定期的杀毒和防护工作，保证各种潜在的病毒能够被有效挖掘出以及清理，从而确保档案管理系统能够顺畅稳定的运行。

四是需要设置信息浏览记录报警系统，此系统在用户长时间未能做出反应时可以触发警报系统，同时在用户复制大量信息时同样可以触发警报，如此便能够对档案信息作出进一步的保护，显著提高档案的安全性。

4 结语

综上所述，进入到信息时代之后，档案管理现代化需要面对的挑战可以说是多种多样的，没有企业能够做到面面俱到，只能不断地做到更好，所以必须要切实结合本单位实际情况科学合理地制定相应的管理方案，积极引进和应用各项信息技术，以此来不断地推动档案管理质量和效率进一步提高，从而为企业长远健康的发展打下一个良好的基础。