关于知识管理的数字档案馆信息服务创新体系建设探析

刘 静

（黄河水利委员会黄河档案馆，河南 郑州 450003）

档案馆的经营与发展有助于创造并实现社会效益，是具有公益性特征的科学文化事业机构，可以将“社会记忆”整理、收集、保存下来，随着互联网技术的快速发展，各大档案馆积极建设数字档案馆，愈加重视数字档案馆体现的信息服务功能和价值，纵观我国数字档案馆建设现状不难发现，尚未顺利过渡到智慧档案馆水平，仍旧存在着信息服务内容单一、个性化不足、全面性较差等问题，亟待采取有效策略创新数字档案馆信息服务体系。在此过程中，知识管理的应用价值不容忽视，将知识管理用于数字档案馆工作，能够在引入一套现代化系统管理平台的基础上，做好工作人员培训、管理层数据、个人知识、隐性知识挖掘、知识互动分享等知识相关的综合管理工作，让数字档案馆内的知识流动起来，不仅被用户利用，也被工作人员充分利用，更好地发挥数字档案馆信息服务的积极意义。由此可见，研究关于知识管理的数字档案馆信息服务创新体系建设具有重要现实意义。

1 知识管理概述

所谓知识管理，简单来说就是顺应知识经济时代发展趋势的管理方法和思想，其内容涵盖了现代管理理念、企业管理思想、知识经济理论、现代信息技术，可以在组织中形成兼具质化和量化的综合性知识系统，令组织内知识与资讯通过记录、创造、存取、分享、更新、整合、创新等向知识系统进行不断回馈，达到智慧循环状态，获取知识资本，保证企业决策正确，便于企业适应市场形势提升整体管理能力[1]。

2 数字档案馆信息服务的各个发展阶段

档案行业的数字档案馆是时代进步发展的必然成果，也是科技水平提升在档案行业的一种具体体现，从最初的单一化逐渐过渡到目前的多元化发展，此过程可从以下三个阶段加以分析了解[2]。

首先，在第一个发展阶段中，准确界定了数字档案馆在档案行业的地位，制定其建设目标，把握目标正确发展方向，以基础性档案信息查询为重点服务关注对象。

其次，在第二个发展阶段中，引入信息化管理手段，初步融合数字档案管理与信息技术功能，更好的分类了档案信息，此阶段检索档案信息便捷性明显增强，给接下来的档案资源全面整合以及共建共享打下了坚实基础，丰富了理论依据，突出了数字档案馆信息服务的应用价值。

最后，在第三个发展阶段中，加强对知识管理模式的研究与应用，以知识为档案管理载体，加速数字档案馆在新时期的转型脚步，强调知识管理的优势与特征。

近年来，数字档案馆发展不断加快，档案馆用户需求愈加复杂化、多样化、个性化，创新信息服务体系成为数字档案馆工作新任务与新方向，只有将数字档案馆与知识管理有机结合，才能够肩负起时代重任，全面发挥数字档案馆服务功能与价值，为社会文明进步发展贡献更多力量。

3 知识管理应用于数字档案馆信息服务创新的可行性

1）数字档案馆信息服务宗旨和知识管理理念具有统一性。数字档案馆开展信息服务工作的宗旨在于，通过持续进步与创新为用户带来更多可靠真实的档案资源，整个过程遵循实事求是、以人为本原则。数字档案馆将知识管理应用于信息服务体系创新建设中，一方面促使该项工作服务宗旨更加巩固牢靠，另一方面强化数字档案馆各类馆藏资源应用优势，将其中蕴藏的知识资源充分挖掘出来，让信息服务层次不再单一，而是向着更丰富的方向不断发展[3]。

2）数字档案馆信息资源服务范畴与知识管理内容对象具有一致性。数字档案馆的馆藏资源非常丰富，看了将其他信息源不具备的信息提供给用户，这些独特信息资源能够把组织所有活动情况与结果客观记录下来，体现出权威性和高可信度的信息源优势，具有高度的知识含量，从录入基础性档案文献逐步过渡为建立在档案内容基础上的档案知识单元服务。经过有机整合后构建有特色、有价值的档案知识产品，让档案资源质量得到了飞跃式提升，同时给创新信息服务带来更多动力。

3）数字档案馆建设资源方法与知识管理手段具有联通性。数字档案馆的馆藏资源虽然非常丰富，但是如果无法有效组织这些资源，则会加剧资源开发利用的困难程度，建设数字档案馆资源过程中，采取有效信息技术组织档案资源内知识，并对其进行开发、分析、传播、创新以及应用。知识管理工作开展时，需借助强大信息技术提供内需动力支持，工作方法涵盖挖掘知识、检索知识、导航知识、存储知识、整合知识、利用知识、创新知识等[4]。从这一角度来看，二者具有连通性，将两项工作融合起来，可以给数字档案馆信息服务的创新开发带来更有力的技术支撑，为用户提供信息关联性服务，令其知识需求得到进一步满足。

4 基于知识管理的数字档案馆信息服务创新体系建设路径

1）明确知识管理型数字档案馆的基本构成。想要在数字档案馆创新信息服务过程中充分应用知识管理发挥积极作用，就要明确掌握知识管理型数字档案馆的基本构成，以此为依据，保证信息服务创新方向正确，避免与知识管理出现脱节情况，其构成主要有以下三部分。

第一，档案知识本身的有效管理，应用知识管理思想和知识管理方法管理数字档案馆现有知识资源，通过隐性知识与显性知识的综合管理，为创新的方案知识服务夯实基础。

第二，知识相关要素的有效管理，数字档案馆对信息服务环境、制度、人员、技术、设施、知识组织等知识相关要素进行有效管理，形成基于“知识主管”体制的数字档案馆信息服务组织机构，将知识管理涉及的设备设施配备齐全，将使用的知识管理技术引进来，坚守以人为本原则，构建“学习型”知识环境管理模式，为创新数字档案馆信息服务创造良好环境条件。

2）明确融入知识管理的具体优势。很多数字档案馆工作人员不清楚融入知识管理的具体优势，因此在推进该项工作时不够积极主动，很大程度上限制了信息服务创新体系的建设，所以，应明确融入知识管理的具体优势，变被动应用知识管理为主动应用[5]。

首先，全面扩大了信息服务管理范围，知识管理强调了隐性知识价值重要性，在此认识下，数字档案馆引入知识管理理论，将会全面扩大信息服务管理范围，尽可能掌控人类智力资源，这对于现代社会人员频繁流动的情况而言，体现了留住“知识”的必要性和重要性，是补救人才流失的有效举措[6]。

其次，高度共享了档案知识，数字档案馆信息服务应用知识管理目标并不是单纯的存储和获取知识，更在于高度共享档案知识资源，注重个人知识的输出共享，促进工作人员交流、学习，进而产生更多新知识，打破过去相对封闭的知识利用局限，在档案信息服务各个环节共享与创造新知识，获取更多利益。

最后，形成和谐的服务环境，数字档案馆信息服务应用知识管理思想以及方法后，能够创设自愿、平等的组织环境，便于实施知识管理措施，在此环境中，人对档案知识具有的垄断心理可以被克服和消除，用户体会到信息服务带来的付出和关怀，工作人员在愉悦放松氛围中高效工作，更主动贡献创新想法、知识、经验。

3）加强知识管理的宣传力度。数字档案馆加强知识管理理念、方法、重要性、应用价值等相关内容的宣传工作，让工作人员形成全面性认知，树立知识管理意识，在信息服务日常工作中积极挖掘隐性知识，创新出更多档案知识产品[7]。

例如，数字档案馆利用微信群为各部门搭建交流沟通的网络平台，图文并茂宣传知识管理相关内容，同时及时收集工作人员的思想火花、创新想法、技术诀窍、实践经验等，让利用到这些知识的人切身体验到知识价值与可贵性，强化档案信息服务工作意义。

4）推动信息服务的个性化发展。个性化服务是数字档案馆信息服务创新的必由之路，在推进个性化服务过程中，可运用知识管理模式弥补过去采取的信息管理模式不足之处，有效处理用户信息，优化升级数字档案馆平台与系统，综合运用人脸识别等多元化技术手段，为用户提供高效且个性化的信息服务，提高数字档案馆的档案资源调用便捷性，形成音频、视频、文字相互整合的档案知识组织，保证用户多样化、差异化、个性化需求得到切实满足，最大程度提高整体服务质量。

5）建设知识管理组织机制。国家信息化的大背景下，数字档案馆信息服务体系的创新建设应顺应国情，建设与其对应的知识管理组织机制，加快信息化工作进程。在此过程中，国家档案局、国家信息化建设领导小组等有关部门，发挥部署与统一领导作用，将具备知识管理型数字档案馆建设条件的地方县级档案馆纳入试点范畴，健全该组织体系，完善其组织机制，达到共建共享的理想效果[8]。

6）积极转型为智慧档案馆。新时期，数字档案馆势必要与时俱进演化，向着智慧档案馆方向不断迈进，成为全新城市形态中的一部分，更好的满足用户多种多样需求。数字档案馆运用知识管理思想和手段，高度融合档案馆实体信息与信息化工作，依托大数据、云计算、物联网等先进技术，更深入的探索、感知档案资源，这不仅对档案馆自身发展而言有极大帮助，也对社会城市进步发展起着深远且广泛影响。

5 结束语

总之，将知识管理融入数字档案馆信息服务创新中十分必要，新时期的数字档案馆要充分运用知识管理思想，采取先进技术手段，整合数字档案馆的个人知识、知识专家、知识互动、知识库，充分挖掘显性知识与隐性知识，将其变成数字化、电子化的知识服务产品，便于在用户以及工作人员之间扩散、传播，为数字档案馆的可持续发展提供源源不断知识力量。